Rozrachunki z ZUS a ewidencja księgowa zasiłków chorobowych

Księgowanie zasiłków i świadczeń chorobowych w księgach rachunkowych to zagadnienie, które łączy aspekty prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz rachunkowości. Świadczenia te, wypłacane w związku z niezdolnością do pracy, wymagają precyzyjnego ujęcia w ewidencji finansowej, aby zapewnić zgodność z przepisami i właściwe rozliczenie zobowiązań firmy wobec pracowników i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kluczowym elementem tych operacji są rozrachunki z ZUS. Sprawdź!

Zasiłki i świadczenia ubezpieczeniowe z ZUS

Objęcie ubezpieczeniem chorobowym uprawnia w razie choroby lub macierzyństwa do uzyskania świadczeń pieniężnych związanych z chorobą lub macierzyństwem. Pracodawcy, działając z upoważnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wypłacają pracownikom różnego rodzaju świadczenia ubezpieczeniowe. Do zasiłków wypłacanych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa należą:

• zasiłek chorobowy,
• świadczenie rehabilitacyjne,
• zasiłek wyrównawczy,
• zasiłek macierzyński,
• zasiłek opiekuńczy. 

Pracodawcy wypłacają swoim pracownikom zasiłki chorobowe w sytuacjach określonych przepisami ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z art. 61 ust. 1 pkt 1 tej ustawy prawo do zasiłków określonych w ustawie i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

1. płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, z zastrzeżeniem pkt 2 lit. d;
2. Zakład Ubezpieczeń Społecznych:
1. ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych;
2. ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym;
3. ubezpieczonym będącym duchownymi;
4. osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia;
5. ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Przy czym liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Zasiłki z ubezpieczenia społecznego nie są składową wynagrodzeń i nie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów w księgach rachunkowych pracodawcy, ponieważ są finansowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wartość wymienionych zasiłków i świadczeń przysługujących w związku z chorobą lub macierzyństwem wypłacanych przez pracodawcę w imieniu ZUS-u w księgach rachunkowych pracodawcy odnoszona jest na zmniejszenie zobowiązania wobec Zakładu.

Ewidencja w księgach rachunkowych tego typu zasiłków na podstawie listy płac wygląda następująco:

• Wn konto 227 „Rozrachunki z ZUS”,
• Ma konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (w analityce konto imienne pracownika).

Zasiłek chorobowy

Zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego. Przysługuje także po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, pod warunkiem że niezdolność do pracy trwała bez przerwy co najmniej 30 dni i powstała:

• nie później niż w ciągu 14 dni od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego albo
• nie później niż w ciągu 3 miesięcy od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego – w razie choroby zakaźnej, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Do okresu ubezpieczenia zalicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa w ubezpieczeniu nie przekracza 30 dni albo jest spowodowana urlopem wychowawczym, bezpłatnym lub odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Ubezpieczony co do zasady nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie tzw. okresu wyczekiwania, przy czym okres ten zależy od charakteru ubezpieczenia (obowiązkowe i dobrowolne).

Zasiek chorobowy a rozrachunki z ZUS

Zasiłek chorobowy, w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego zawsze jest finansowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Może być jednak wypłacany przez ZUS lub w niektórych przypadkach przez pracodawcę. Prawo do wypłacania zasiłków z ubezpieczenia chorobowego mają wyłącznie pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia powyżej 20 osób. Pozostali zobligowani są do skompletowania odpowiednich dokumentów i przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych celem wypłacenia zasiłku chorobowego dla pracownika bezpośrednio z ZUS-u.

Wypłacany przez pracodawcę w imieniu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zasiłek chorobowy nie podlega zaliczeniu w ciężar kosztów ani nie stanowi składowej wynagrodzeń. W związku z tym nie obciąża się jego wartością kosztów działalności operacyjnej pracodawcy, czyli nie należy ujmować ich na kontach zespołu 4 ani kontach zespołu 5. W przypadku, gdy to pracodawca wypłaca zasiłek chorobowy dla pracownika w imieniu ZUS-u, wartość wypłaconego w danym miesiącu zasiłku chorobowego pomniejsza należne składki na ubezpieczenia społeczne, do których zapłaty zobligowany jest pracodawca. Podlegają one rozliczeniu w ZUS DRA (deklaracji rozliczeniowej składanej do ZUS-u) w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawą do zewidencjonowania w księgach rachunkowych wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego w imieniu ZUS-u może być lista płac. Wartość tego świadczenia ujmuje się po stronie Ma konta 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (jako zwiększenie zobowiązania wobec pracownika) i po stronie Wn konta 227 „Rozrachunki z ZUS” (jako zmniejszenie zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych).

Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego naliczony i wypłacony przez płatnika w imieniu ZUS (przelew na konto osobiste pracownika) w księgach rachunkowych ewidencjonujemy następująco:

1. Naliczenie zasiłku chorobowego dla pracownika wypłacanego przez pracodawcę w imieniu ZUS-u:
• Wn konto 227 „Rozrachunki z ZUS”,
• Ma konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (w analityce konto imienne pracownika).
2. Wypłata zasiłku chorobowego na konto osobiste pracownika przez pracodawcę w imieniu ZUS-u:
• Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
• Ma konto 131 „Rachunek bieżący”.

Przykład 1.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmująca się świadczeniem usług doradztwa biznesowego zatrudnia 25 pracowników na podstawie umów o pracę. W marcu 2025 roku jeden z pracowników, pan Tomasz, przebywał na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby trwającej przez cały miesiąc. Spółka jako pracodawca naliczyła i wypłaciła „w imieniu ZUS-u” zasiłek chorobowy w wysokości 5000 zł. W jaki sposób powinna przebiegać ewidencja wypłaty zasiłku chorobowego dla pana Tomasza?

W celu prawidłowego ujęcia wypłaty zasiłku chorobowego na konto pracownika w księgach rachunkowych pracodawcy spółka dokonuje następujących zapisów:

1. Naliczenie na podstawie listy płac zasiłku chorobowego dla pracownika wypłacanego przez pracodawcę w imieniu ZUS-u:
• Wn konto 227 „Rozrachunki z ZUS” – kwota 5000 zł;
• Ma konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – kwota 5000 zł.
2. Wypłata zasiłku chorobowego na konto osobiste pracownika:
• Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – kwota 5000 zł;
• Ma konto 131 „Rachunek bankowy” – kwota 5000 zł.