Aktualnie obowiązujące przepisy przewidują możliwość wydania konsumentowi paragonu albo w formie papierowej, albo w formie elektronicznej. W związku z tym warto zastanowić się, czy w którejś z tych kategorii mieści się skan paragonu przesłany nabywcy drogą mailową.
Skan paragonu - zasady wystawiania i przesyłania
Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej, lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Dalej przejdźmy do treści rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, gdzie w § 6 ust. 1 pkt wskazano, że podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12.
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
- w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania;
- za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Stosownie do § 19 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12 i § 19a.
Zgodnie z § 19a rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas online, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej.
Przesłanie skanu paragonu nie spełnia warunków ustawowych
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.
Zatem z powyższego wynika, że w momencie dokonania sprzedaży rejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej powstaje obowiązek wydania wydrukowanego dokumentu (paragonu) klientowi.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 28 stycznia 2019 roku (nr 0112-KDIL2-2.4012.617.2018.1.AKR), zewidencjonowanie sprzedaży na kasie rejestrującej i przesłanie paragonu – skanu – drogą elektroniczną jest nieprawidłowe. „Skanu” paragonu przesłanego drogą elektroniczną nie można utożsamiać z „wydaniem” paragonu, o którym wyraźnie mowa w powyższych przepisach.
Przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie z wykładnią językową „wydać” oznacza dać, przydzielić komuś coś. Zatem z treści tego przepisu wynika, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej obowiązany jest wydać, czyli wydrukować i dostarczyć paragon nabywcy. Inaczej mówiąc, paragon musi być udostępniony klientowi w oryginalnej formie (jeżeli mówimy o paragonie w wersji papierowej).
Dalej Dyrektor KIS wskazał, że również otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania. Zatem należy stwierdzić, że czas wydania paragonu powinien nastąpić niezwłocznie po dokonaniu transakcji, co jednak uwarunkowane jest okolicznościami konkretnej sprzedaży. Paragon musi być udostępniony klientowi, co oznacza, że w sytuacji, kiedy klient dokonał zapłaty w sklepie, powinien otrzymać wydrukowany paragon albo fakturę, bo to świadczy o tym, że wypełniony został warunek, o którym mowa w cyt. wyżej art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 6 ust. 1 pkt 1 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, tj. wydano nabywcy paragon fiskalny.
Natomiast niezgodna z przepisami jest sytuacja, kiedy to klient płaci za zamówiony towar w sklepie, a dopiero później otrzymuje za pomocą poczty elektronicznej skan paragonu lub fakturę wystawioną w terminie 7 dni od dnia realizacji płatności. Samo wydrukowanie paragonu nie spełnia wymogu „wydania” paragonu. W konsekwencji sprzedaż zorganizowana w taki sposób, jaki zaproponował wnioskodawca, nie wypełnia przesłanek ustawowych.
Przykład 1.
Pan Tomasz prowadzi sprzedaż towarów na rzecz osób fizycznych. Korzysta w tym zakresie z kasy fiskalnej online, w ramach której drukuje papierowe paragony. Jeżeli klient kupuje towar z przesyłką, mężczyzna skanuje paragon i na adres mailowy wskazany przez kupującego przesyła mu skan. Czy działanie pana Tomasza jest prawidłowe? Przesłanie skanu paragonu nie spełnia wymogów dla paragonu w wersji elektronicznej. Takie przekazanie nie może też być uznane za wydanie paragonu w wersji papierowej. W konsekwencji działanie pana Tomasza jest niezgodne z przepisami ustawy o VAT oraz przepisami wykonawczymi.
Organy podatkowe wskazują, że dopuszczalne jest przesyłanie drogą mailową paragonów elektronicznych. Przykładowo w interpretacji Dyrektora KIS z 21 listopada 2022 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.480.2022.1.KP) czytamy: „Zatem przy tak przedstawionych okolicznościach sprawy uznać należy, że wystawienie przez Państwa paragonu elektronicznego będzie zgodne z wymogami określonymi w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy. Będziecie Państwo w posiadaniu kas on-line spełniających wymagania techniczne pozwalające na przesyłanie paragonów w postaci elektronicznej do konsumenta i których funkcjonalność będzie potwierdzona przez Główny Urząd Miar. Ponadto Państwa klienci będący osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, którzy poprzez akceptację regulaminu wyrażą zgodę na przesyłanie paragonu w postaci elektronicznej w sposób z nimi uzgodniony, tj. na wskazany e-mail lub na konto klienta w aplikacji. […] Przy czym w takim przypadku nie będziecie mieli Państwo również obowiązku wydruku paragonu w wersji papierowej”.
Biorąc powyższe pod uwagę, należy zatem wskazać, że nie jest właściwym działaniem przesyłanie konsumentowi skanu paragonu. Organy podatkowe kwestionują takie działanie jako niezgodne z przepisami podatkowymi.
Polecamy:
