Poradnik Przedsiębiorcy

Sprzedaż na rzecz pracowników a ewidencja na kasie fiskalnej

W ramach prowadzonej działalności przedsiębiorcy mogą dokonywać sprzedaży zarówno na rzecz innych firm, osób prywatnych nieprowadzących działalności, jak i swoich pracowników. Każda z tych transakcji powinna zostać prawidłowo udokumentowana np. fakturą, rachunkiem lub paragonem fiskalnym. Sprawdźmy, jak należy ewidencjonować sprzedaż na rzecz pracowników i czy konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej!

Sprzedaż na rzecz pracowników a kasa fiskalna

Zazwyczaj pracownicy nie są podmiotami prowadzącymi własną działalność. W sytuacji gdyby prowadzili firmę, sprzedaż na ich rzecz powinna zostać udokumentowana fakturą lub rachunkiem. W przeciwnej sytuacji, czyli gdy pracownik występuje w charakterze osoby prywatnej, można przypuszczać, że zastosowanie znajdzie zasada ogólna, zgodnie z którą sprzedaż taką należy nabić na kasie fiskalnej. Ustawodawca wyszedł naprzeciw przedsiębiorcom w tym zakresie i zwolnił z ewidencji na kasie sprzedaż na rzecz pracowników.

Zwolnienie to wynika bezpośrednio z poz. 34 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zgodnie z którym z ewidencji na kasie fiskalnej zwolniona jest dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz swoich pracowników.

Sprzedaż na rzecz pracowników jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Należy mieć jednak na uwadze, że ustawodawca nie zwalnia z obowiązku nabijania na kasie fiskalnej bezwzględnie wszystkich sprzedawanych towarów. W § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z kasy fiskalnej znajduje się katalog towarów, których sprzedaż nie może korzystać ze zwolnienia z kasy. Mianowicie jest to sprzedaż:

a) gazu płynnego;

b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00);

c) silników do napędu pojazdów i motocykli (CN ex 8407, ex 8408 20);

d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707);

e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00);

f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90);

g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych [(CN ex 8708 z wyłączeniem 8708 21, 8708 29, 8708 95), (CN ex 9401 90 80)] (z wyłączeniem motocykli), to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów (na przykład pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych);

h) silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3);

i) komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU ex 26 i ex 27.11);

j) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1);

k) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”;

l) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych;

m) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU;

n) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na kod CN, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

o) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

Do powyższego katalogu mają zastosowanie przepisy szczególne dotyczące właśnie sprzedaży na rzecz pracowników. Zgodnie z § 4 ust. 2 omawianego rozporządzenia sprzedaż na rzecz pracowników towarów wymienionych w § 4 ust. 1 w literach b–l może korzystać ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej.

W przypadku sprzedaży na rzecz pracowników katalog towarów wyłączonych z możliwości korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej został ograniczony.

Oznacza to, że gdy nabywcą jest pracownik, wówczas co do zasady sprzedaż zwolniona jest z ewidencji na kasie fiskalnej, chyba że dotyczy dostawy towarów takich jak:
  • gaz płynny;

  • wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU;

  • wyroby tytoniowe (CN 2401, 2402, 2403), napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na kod CN, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

  • perfumy i wody toaletowe (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

Przykład 1.

Pani Emilia prowadzi hurtową sprzedaż perfum. Jedna z pracownic pani Emilii chce kupić kilka sztuk perfum i wód toaletowych dla siebie. Czy pani Emilia może skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na sprzedaż na rzecz pracowników?

Nie, ponieważ przedmiotem sprzedaży są towary, które zostały wyłączone z przywileju korzystania ze zwolnienia ewidencji na kasie fiskalnej w przypadku sprzedaży na rzecz pracowników. Oznacza to, że jeżeli pani Emilia nie posiada kasy fiskalnej, sprzedając pracownicy perfumy, będzie musiała kupić kasę fiskalną i wystawić paragon fiskalny.

Przykład 2.

Pan Łukasz sprzedaje na rzecz pracownika swojej firmy telefon komórkowy. Czy powinien nabić taką sprzedaż na kasie fiskalnej, jeżeli na co dzień nie prowadzi sprzedaży na rzecz osób prywatnych i nie posiada kasy fiskalnej?

Sprzedając telefon komórkowy na rzecz osoby prywatnej, pan Łukasz co do zasady powinien nabić sprzedaż na kasie. Jednak z racji tego, że nabywcą jest pracownik pana Łukasza, może skorzystać ze zwolnienia z kasy w tym zakresie, co oznacza, że może wystawić pracownikowi fakturę imienną.

Powyższe postępowanie zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 grudnia 2019 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.607.2019.1.JG, w której czytamy, że: „Zainteresowany ma prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży towarów (sprzętu komputerowego, samochodów lub mebli) i świadczenia usług (korzystanie z samochodów i telefonów służbowych) na rzecz swoich pracowników w oparciu o zapis § 2 ust. 1 w zw. z poz. 34 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów. W związku z tym, w sytuacji gdy do tej pory Spółka ewidencjonowała taką sprzedaż, to może zaprzestać jej ewidencjonowania na rzecz pracowników do dnia 31 grudnia 2021 roku”.

Obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie zwolnień z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej utraci moc po 31 grudnia 2021 roku.

Jak wykazać sprzedaż na rzecz pracownika w pliku JPK_V7?

Sposób wykazania sprzedaży na rzecz pracownika w strukturze pliku JPK_V7 zależy od tego, jak sprzedaż ta zostanie udokumentowana oraz faktu, czy podatnik posiada status czynnego podatnika VAT. Jeżeli zostanie wystawiony paragon fiskalny, wówczas sprzedaż będzie wchodziła w skład raportu okresowego z kasy fiskalnej, który jest podstawą wykazania takiej sprzedaży. Oznacza to, że pojedynczy paragon nie będzie posiadał dodatkowych oznaczeń. Natomiast raport z kasy fiskalnej będzie musiał być opatrzony oznaczeniem RO.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na korzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej, może ująć sprzedaż w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej i na jej podstawie wykazać sprzedaż na rzecz pracowników w pliku JPK_V7. W związku z tym pojedyncza transakcja sprzedaży również nie będzie posiadała dodatkowych oznaczeń. Wpis dotyczący ewidencji sprzedaży bezrachunkowej będzie jednak musiał mieć oznaczenie WEW w części ewidencyjnej pliku JPK_V7.

W sytuacji gdy przedsiębiorca zdecyduje się na wystawienie faktury sprzedaży na rzecz pracownika, należy przeanalizować dokładnie, co jest przedmiotem transakcji, aby ustalić, czy trzeba oznaczyć fakturę kodem GTU w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Przykładowe kody GTU, jakie mogą mieć zastosowanie, to:

  • GTU_01 – dla sprzedaży alkoholu;

  • GTU_02 – dla sprzedaży gazu płynnego czy paliw silnikowych;

  • GTU_04 – dla sprzedaży wyrobów tytoniowych;

  • GTU_06 – dla sprzedaży telefonów komórkowych.

Jak zaksięgować ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?

Jeżeli prowadzona sprzedaż na rzecz pracowników może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej i przedsiębiorca nie chce wystawiać faktur sprzedaży, wówczas może prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Aby zaksięgować przychód z takiej ewidencji w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W pojawiającym się oknie trzeba zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA, a następnie wprowadzić wartości na podstawie sporządzonej ewidencji.

sprzedaż na rzecz pracowników

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, to dodatkowo w podzakładce ZAAWANSOWANE jako Rodzaj sprzedaży JPK_V7 należy wybrać z listy opcję WEW.

sprzedaż na rzecz pracowników

Dzięki temu sprzedaż zostanie ujęta w rejestrze VAT sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz w kolumnie 7. KPiR – Sprzedaż towarów lub usług bądź w Ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowców).