Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej - wzór z omówieniem

Przedsiębiorcy, którzy w obowiązujących terminach rozpoczynają ewidencjonowanie sprzedaży na kasie rejestrującej online, mogą skorzystać z tzw. ulgi za zakup kasy. Czynni podatnicy VAT dokonują odliczenia przysługującej kwoty bezpośrednio w składanej przez siebie deklaracji VAT. Natomiast podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mogą starać się o zwrot części kwoty wydanej na zakup kasy fiskalnej online, składając odpowiedni wniosek. Sprawdźmy, co powinien zawierać wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej.

Kogo obowiązuje kasa rejestrująca?

Do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT zobowiązani są podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, tj. osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych.

• dostaw:

• gazu płynnego,
• części do silników,
• silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów,
• nadwozi do pojazdów silnikowych,
• przyczep i naczep; kontenerów,
• części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego,
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych,
• silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach,
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten,
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
• wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

• świadczenia usług:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,
• przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia,
• prawniczych, z wyłączeniem usług świadczonych online,
• doradztwa podatkowego,
• związanych z wyżywieniem, wyłącznie:

          -świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
          -usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe, związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.

Ulga na zakup kasy – kto może skorzystać?

Z ulgi na zakup kasy fiskalnej online skorzystać mogą trzy grupy przedsiębiorców:

• pierwsza grupa – przedsiębiorcy, którzy dopiero założyli działalność gospodarczą i zobowiązani są do prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej (przy czym zakupili oni kasę online);
• druga grupa – przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą i dobrowolnie rozpoczęli ewidencję na kasie fiskalnej online (nie mieli takiego obowiązku i nie posiadali wcześniej żadnego rodzaju kasy rejestrującej);
• trzecia grupa – przedsiębiorcy określonych branż, którzy zgodnie z art. 145b ust 1 ustawy o VAT zmuszeni są do wymiany posiadanej kasy rejestrującej na urządzenie online w terminie:

• 1 stycznia 2020 roku – świadczący naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów; sprzedający benzynę, olej napędowy czy gaz przeznaczony do napędu pojazdów.
• 1 lipca 2020 roku – placówki gastronomiczne (w tym również te działające sezonowo); świadczący usługi hotelarskie; sprzedający węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
• 1 stycznia 2021 roku – świadczący usługi: fryzjerskie, kosmetyczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów, prawnicze oraz usługi związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Ponadto, aby skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej online, należy spełnić następujące warunki:

1. zakupiona kasa musi być kasą online (mieć m.in. możliwość połączenia jej z Centralnym Repozytorium Kas),
2. zakup kasy rejestrującej nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za jej pośrednictwem,
3. w dokumentacji firmowej znajduje się faktura potwierdzająca zakup kasy fiskalnej online,
4. przedsiębiorca posiada dowód uiszczenia zapłaty za zakupioną kasę fiskalną online.

Ulga za zakup kasy u podatnika zwolnionego z VAT

Przedsiębiorca niebędący czynnym podatnikiem VAT w celu skorzystania z ulgi powinien złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej online, w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy jej zastosowaniu.

Przykład. 1.

Przedsiębiorca zwolniony z VAT, 1 czerwca 2019 r. rozpoczął działalność gospodarczą. Kasę fiskalną online zakupił dobrowolnie 15 czerwca 2019 r. Spełnił on warunki do skorzystania z ulgi na zakup kasy rejestrującej. W związku z tym powinien on w terminie do 31 lipca 2019 r. złożyć wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej online, nie wcześniej jednak niż 1 lipca 2019 r.

Przykład 2.

Przedsiębiorca, który prowadzi zakład fryzjerski, posiadał kasę fiskalną z papierową kopią. 16 lipca 2020 r. zakupił on kasę online w związku ze zbliżającym się terminem nałożonym przez ustawodawcę. Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej należałoby złożyć w terminie do 28 lutego 2021 roku, nie wcześniej jednak niż 1 lutego 2021 roku.

Przykład 3.

Pan Maciej będący podatnikiem VAT zwolnionym prowadzi działalność gospodarczą i 12 czerwca 2019 r. zakupił kasę fiskalną online. 1 sierpnia 2019 roku złożył on wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy. Niestety spotkał się on z odmową, ponieważ wniosek nie został złożony w ustawowym terminie – w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej online.

Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej

W przypadku przedsiębiorcy niebędącego czynnym podatnikiem VAT zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej następuje na podstawie złożonego do właściwego urzędu skarbowego wniosku, który powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• dane adresowe (ulica, kod pocztowy, miasto),
• numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.

Dodatkowo należy wskazać numer rachunku, na który ma zostać dokonany zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej online.

1. kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
2. kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej, potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;
3. w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

Zwrot do urzędu skarbowego ulgi na zakup kasy rejestrującej

Ustawodawca zastrzegł prawo do zwrotu przekazanej ulgi na zakup kasy w przypadku, gdy w okresie 3 lat:

• od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży działalność gospodarcza zostanie zakończona,
• od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży kasa trwale jest nieużywana (nastąpiło zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy);
• od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży nie zostało zapewnione trwałe bądź czasowe połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
• dodatkowo zwrot otrzymanej ulgi będzie konieczny w przypadku, gdy:
• kasa rejestrująca nie została poddana w obowiązujących terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis.

Zwrot ulgi do urzędu skarbowego dokonywany jest w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.