Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej - wzór z omówieniem

Przedsiębiorcy, którzy w obowiązujących terminach rozpoczynają ewidencjonowanie sprzedaży na kasie rejestrującej online, mogą skorzystać z tzw. ulgi za zakup kasy. Czynni podatnicy VAT dokonują odliczenia przysługującej kwoty bezpośrednio w składanej przez siebie deklaracji VAT. Natomiast podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mogą starać się o zwrot części kwoty wydanej na zakup kasy fiskalnej online, składając odpowiedni wniosek. Sprawdźmy, co powinien zawierać wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej.

Kogo obowiązuje kasa rejestrująca?

Do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT zobowiązani są podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, tj. osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych.

1. dostawy:

1. gazu płynnego,

2. części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),

3. silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),

4. nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),

5. przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00),

6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),

7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do:

   - ciągników,

   - pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,

   - samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi,

   - pojazdów silnikowych do transportu towarów,

   - pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych

   - z wyłączeniem motocykli,

8. komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,

9. wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,

10. wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,

11. silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,

12. sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,

13. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą",

14. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,

15. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,

16. wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

17. napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

18. perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

19. wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

20. wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,

21. węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,

22. towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;

2. świadczenia usług:

1. przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia,

2. taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,

3. naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,

4. w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

5. w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

6. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,

7. prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia,

8. doradztwa podatkowego,

9. związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:

   - świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz 

   - usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

10. fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,

11. kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,

12. związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,

13. mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),

14. parkingu samochodów i innych pojazdów,

15. przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).

Należy jednak mieć na względzie, że punktu 1 nie stosuje się do:

• dostawy towarów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b-n, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 39 załącznika do rozporządzenia,
• sprzedaży, o której mowa w poz. 54 załącznika do rozporządzenia,
• dostawy towarów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. u, dokonywanej przez przedsiębiorstwo górnicze, w tym kopalnię, jeżeli dostawa ta w całości została udokumentowana fakturą,
• dostawy towarów przy użyciu urządzeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. w:
- jeżeli dostawa ta jest dokonywana przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie i nie posiadają stałego zasilania elektrycznego, a towar jest wydawany mechanicznie bez użycia prądu,

- w zakresie energii elektrycznej, o której mowa w poz. 2 załącznika do rozporządzenia,
• dostawy towarów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. u, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 56 załącznika do rozporządzenia.

A punktu 2 nie stosuje się do świadczenia usług:

• zgodnie z warunkami określonymi w poz. 39 załącznika do rozporządzenia przez podatnika, o którym mowa w art. 8 ust. 2a ustawy,

• o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. f-h, jeżeli świadczenie tych usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 42 załącznika do rozporządzenia ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków,

• o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. f, zgodnie z warunkami określonymi w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,

• o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. i, na pokładach samolotów lub w sposób określony w poz. 47 załącznika do rozporządzenia,

   

• o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. n, zgodnie z warunkami określonymi w poz. 38 załącznika do rozporządzenia,

• przy użyciu urządzeń, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. o:

  - w zakresie publicznego transportu zbiorowego, o którym mowa w poz. 58 załącznika do rozporządzenia,

  - w zakresie usług, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. n, świadczonych zgodnie z warunkami określonymi w poz. 38 załącznika do rozporządzenia,

  - w zakresie usług finansowych, o których mowa w poz. 28 załącznika do rozporządzenia.

Ulga na zakup kasy – kto może skorzystać?

Z ulgi na zakup kasy fiskalnej online skorzystać mogą dwie grupy przedsiębiorców:

• firmy objęte obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej które rozpoczynają prowadzenie tej ewidencji na kasie online w ustawowym terminie;
• firmy które nie mają obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie i dotąd w ogóle nie używały kasy fiskalnej, ale chcą rozpocząć ewidencję na kasie online.

Aby skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej online, należy spełnić następujące warunki:

1. zakupiona kasa musi być kasą online (mieć m.in. możliwość połączenia jej z Centralnym Repozytorium Kas),
2. zakup kasy rejestrującej nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za jej pośrednictwem,
3. w dokumentacji firmowej znajduje się faktura potwierdzająca zakup kasy fiskalnej online,
4. przedsiębiorca posiada dowód uiszczenia zapłaty za zakupioną kasę fiskalną online.

Ulga za zakup kasy u podatnika zwolnionego z VAT

Przedsiębiorca niebędący czynnym podatnikiem VAT w celu skorzystania z ulgi powinien złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej online, w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy jej zastosowaniu.

Przykład. 1.

Przedsiębiorca zwolniony z VAT, 1 czerwca 2025 r. rozpoczął działalność gospodarczą. Kasę fiskalną online zakupił dobrowolnie 15 czerwca 2025 r. Spełnił on warunki do skorzystania z ulgi na zakup kasy rejestrującej. W związku z tym powinien on w terminie do 31 lipca 2025 r. złożyć wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej online, nie wcześniej jednak niż 1 lipca 2025 r.

Przykład 2.

Pan Maciej będący podatnikiem VAT zwolnionym prowadzi działalność gospodarczą i 12 czerwca 2025r. zakupił kasę fiskalną online. 1 sierpnia 2025 roku złożył on wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy. Niestety spotkał się on z odmową, ponieważ wniosek nie został złożony w ustawowym terminie – w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej online.

Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej

W przypadku przedsiębiorcy niebędącego czynnym podatnikiem VAT zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej następuje na podstawie złożonego do właściwego urzędu skarbowego wniosku, który powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• dane adresowe (ulica, kod pocztowy, miasto),
• numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.

Dodatkowo należy wskazać numer rachunku, na który ma zostać dokonany zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej online.

1. kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
2. dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej;
3. kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej, potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży.

Zwrot do urzędu skarbowego ulgi na zakup kasy rejestrującej

Ustawodawca zastrzegł prawo do zwrotu przekazanej ulgi na zakup kasy w przypadku, gdy w okresie 3 lat:

• od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży działalność gospodarcza zostanie zakończona,
• od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży kasa trwale jest nieużywana (nastąpiło zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy);
• od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży nie zostało zapewnione trwałe bądź czasowe połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;

Dodatkowo zwrot otrzymanej ulgi będzie konieczny w przypadku, gdy kasa rejestrująca nie została poddana w obowiązujących terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis.

Zwrot ulgi do urzędu skarbowego dokonywany jest w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.