Poradnik Przedsiębiorcy

Wyłączenie kasy online w okresie jej bezczynności - czy jest to możliwe?

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą zajmującą się naprawą i konserwacją sprzętu narciarskiego i snowboardowego. Moja sprzedaż jest sezonowa, odbywa się głównie zimą i późną jesienią. Poza sezonem sprzedaż jest bardzo sporadyczna, więc rzadko jestem w firmie. Oprócz tego jestem zatrudniony na etacie. W związku z tym pojawia się pytanie, czy wyłączenie kasy online jest możliwe, czy moja kasa online powinna być cały czas podpięta do sieci?

Arkadiusz, Poznań

 

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT należy zaewidencjonować na kasie fiskalnej i wystawić paragon fiskalny. Jeżeli pan Arkadiusz zajmuje się naprawą i konserwacją sprzętu narciarskiego i snowboardowego na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych, ma obowiązek nabicia tej sprzedaży na kasę fiskalną i udokumentowania transakcji paragonem fiskalnym, a także wydania go nabywcy.

Obecnie stosowanie kasy fiskalnej online jest dobrowolne, ale już nie dla wszystkich. Niektóre branże w związku z nowelizacją ustawy o VAT mają obowiązek rejestrowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej online. Sektor, którym zajmuje się pan Arkadiusz, czyli naprawa i konserwacja sprzętu narciarskiego i snowboardowego, aktualnie nie jest zobligowany do stosowania kasy online. Obowiązek ten jest wprowadzany stopniowo dla poszczególnych branż. Pozostałe z nich mają możliwość rejestrowania sprzedaży zarówno przy użyciu kas fiskalnych z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, jak i kas fiskalnych online.

Czym różni się kasa fiskalna online od tradycyjnych?

Kasy online różnią się od tradycyjnych tym, że zdalnie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Pozwala to urzędowi skarbowemu lepiej monitorować sprzedaż.

Kasa fiskalna online to nowa kategoria urządzeń fiskalnych, która łączy się z Centralnym Repozytorium Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. CRK z jednej strony przechowuje szereg danych związanych z paragonami fiskalnymi, raportami dobowymi, dokumentami niefiskalnymi, przeglądami okresowymi, a z drugiej strony jest odpowiedzialne za nadawanie numeru ewidencyjnego kasie podczas fiskalizacji. Kasy online łączą się z CRK co dwie godziny bez ingerencji użytkownika, w związku z czym przedsiębiorca powinien zapewnić dostęp do internetu. Są jednak sytuacje, kiedy wyłączenie kasy online jest możliwe.

Wymiana kas tradycyjnych na wirtualne?

Każdy przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej będzie zobligowany stopniowo wycofywać kasy fiskalne tradycyjne na rzecz kas fiskalnych online. Obowiązek wymiany tradycyjnych kas fiskalnych na nowe jest wprowadzany etapami, obecnie ze względu na pandemię koronawirusa pierwotne terminy uległy zmianie i określono nowe:

  • stacje benzynowe i warsztaty samochodowe – od 1 stycznia 2020 roku; 
  • branża gastronomiczna i hotelarska oraz przedsiębiorcy handlujący węglem – od 1 stycznia 2021 roku;
  • salony fryzjerskie i kosmetyczne, firmy świadczące usługi budowlane, lekarze, dentyści, prawnicy oraz obiekty służące poprawie kondycji fizycznej – od 1 lipca 2021 roku.

Podmioty zajmujące się naprawą pojazdów samochodowych mają obowiązek posiadania kasy online od 1 stycznia 2020 roku.

Branża gastronomiczna i hotelarska oraz przedsiębiorcy handlujący węglem od 1 stycznia 2021 roku.

Czy mogę wyłączyć kasę, kiedy nie pracuję?

Wyłączenie kasy online jest możliwe w czasie, kiedy podatnika nie ma w firmie i nie dokonuje on transakcji sprzedaży. Kasa nie musi być cały czas podpięta do sieci. Jednakże podatnik powinien włączać ją w trakcie pracy w firmie i podczas sprzedaży – nawet w momencie, gdy akurat nie dokonuje sprzedaży, ale jest w firmie i w gotowości do sprzedaży, kasę online musi mieć włączoną i połączoną z internetem. Postępowanie takie potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej wydanej 24 listopada 2020 roku, 0114-KDIP1-3.4012.601.2020.1.KP, w której czytamy, że „(...) wnioskodawczyni nie musi mieć włączonej i podłączonej kasy do internetu, kiedy nie ma jej w firmie i nie dokonuje transakcji sprzedaży urządzeń. Jednakże należy wskazać, że wnioskodawczyni powinna kasę fiskalną włączać w czasie pracy w firmie i podczas sprzedaży, ponieważ (…) nawet w momencie, gdy nie dokonuje sprzedaży, ale jest w firmie i w gotowości do sprzedaży, powinna mieć kasę online włączoną i połączoną z internetem”.

Przykład 1.

Pani Agnieszka prowadzi małą gastronomię nad morzem i rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej online. Sprzedaż odbywa się głównie latem, a także wiosną i jesienią, ale właścicielka przebywa w firmie również zimą, przygotowując się do kolejnego sezonu. Czy pani Agnieszka może wyłączyć kasę online zimą, ponieważ nie rejestruje wówczas sprzedaży?

Nie, pani Agnieszka jest w firmie zimą i nawet gdy nie dokonuje sprzedaży, jest w gotowości do niej, gdyby pojawił się nabywca, w związku z czym powinna mieć kasę online włączoną i połączoną z internetem.

Przykład 2.

Pani Karolina prowadzi sprzedaż książek dla dzieci i rejestruje sprzedaż na kasie online. W trakcie sprzedaży utraciła dostęp do internetu, a tym samym połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. Czy pani Karolina może w tym wypadku sprzedać książkę?

Tak, pani Karolina może sprzedaż książkę, ale w zaistniałej sytuacji musi prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić połączenie z Centralnym Repozytorium Kas zaraz po ustaniu przyczyn utracenia połączenia.

Szczegółowe omówienie kwestii związanych z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej online znajduje się w artykule: Kasy fiskalne online – ostateczny termin wdrożenia.
 Podsumowując, wyłączenie kasy online jest możliwe, w sytuacji gdy podatnika nie ma w firmie i nie dokonuje on sprzedaży. W przypadku takim jak pana Arkadiusza, gdy prowadzi on sprzedaż tylko zimą i późną jesienią, można wyłączyć kasę online w sezonie wiosenno-letnim. Powinno się jednak przy tym pamiętać, że jeżeli z jakichś powodów będzie przebywało się w firmie w tym okresie, konieczne jest włączenie kasy fiskalnej online i zapewnienie jej połączenia z internetem. Ma to związek z tym, że jest się wówczas w gotowości do sprzedaży, bez względu na to, czy w danym dniu faktycznie się jej dokona.