Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych prowadzących sprzedaż wysyłkową – czekało na udostępnienie możliwości wysyłki elektronicznej paragonu fiskalnego. W związku z epidemią koronawirusa Ministerstwo Finansów postanowiło dopuścić taką opcję, nowelizując rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. W artykule opisujemy, jak wystawiać e-paragony zgodnie z nową regulacją.
E-paragony – kiedy należy wystawić paragon?
Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej, mają obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży nie później niż z chwilą przyjęcia należności (niezależnie od formy płatności) – bez wyraźnego żądania nabywcy. Zasada ta nie dotyczy kas samoobsługowych.
Natomiast gdy podatnik otrzymał należność (zapłatę) w całości lub części przed dokonaniem sprzedaży:
- w gotówce – ma obowiązek wystawienia i przekazania nabywcy paragonu fiskalnego z chwilą jej otrzymania – bez wyraźnego żądania nabywcy;
- za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – ma obowiązek wystawienia i przekazania nabywcy paragonu fiskalnego z chwilą jej otrzymania – bez wyraźnego żądania nabywcy. Przy czym może to nastąpić nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli dokonano sprzedaży przed końcem tego miesiąca, nie później niż z chwilą jej dokonania.
E-paragony – w jaki sposób przekazać paragon elektroniczny?
Możliwość wystawienia paragonu elektronicznego (tzw. e-paragon) dotyczy wyłącznie kasy fiskalnej online i wirtualnej kasy online, które rzeczywiście posiadają możliwość przekazywania paragonów online. Aktualnie na rynku tylko nieliczne kasy dają taką możliwość a same przesłanie paragonu w formie PDF przez program księgowy nie spełnia nabicia paragonu na kasie jeśli ta nie zapisze się w pamięci kasy fiskalnej. A idąc dalej nie ma na rynku wiele drukarek, u których odbywa się zapis na kasie bez zlecenia drukowania paragonu. Co ważne nie jest możliwe aby paragony elektroniczne były wystawiane przy pomocy kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Udostępnienie możliwości wystawienia elektronicznego paragonu rozszerzyło warunki, jakie musi spełniać kasa fiskalna online. Warunkiem tym jest zapewnienie takiego stanu technicznego, aby gwarantowała ona:
czytelny wydruk – paragon fiskalny lub faktura w postaci papierowej,
czytelny widok umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży – paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej.
E-paragony mogą być wystawione na mocy § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z jego treścią podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy online, wystawiają „paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej”. Przy czym e-paragony mogą być stosowane, pod warunkiem że nabywca wyrazi na to zgodę i podatnik uzgodni z nim sposób przekazania paragonu, np. w formie PDF.
Przedsiębiorca, który chce stosować paragony elektroniczne i przesyłać je online do nabywcy, nadal ma obowiązek nabicia sprzedaży na kasie i tym samym zachowania go w pamięci drukarki, tak aby został uwzględniony w raporcie dobowym oraz kolejno miesięcznym. Natomiast nie ma konieczności drukowania paragonu, bowiem według informacji uzyskanej przez Krajową Informacje Skarbową nabywca otrzymał go w formie elektronicznej, druk jest zatem zbędny.
