Przedsiębiorca może ująć gadżet firmowy w kosztach, o ile faktycznie powiązany jest z działalnością przedsiębiorstwa. Wartość gadżetu firmowego może przyporządkować albo do funkcji reprezentacyjnej, albo reklamowej.
Gadżet firmowy w kosztach uzyskania przychodu
O ile konkretny gadżet firmowy (z logo marki) ma małą wartość, to odgrywa on rolę reklamową i zazwyczaj można wpisać go w koszty uzyskania przychodu. Z kolei gdy mamy do czynienia z drogim obiektem, z którym wiąże się pewien prestiż, wówczas nie można zaliczyć go do kosztów podatkowych, gdyż można tu mówić o funkcji reprezentacyjnej.
Trzeba dodać, że samo umieszczenie logo marki na gadżetach firmowych, które będą rozdawane klientom (obecnym i przyszłym), nie oznacza od razu, że mamy do czynienia z funkcją reklamową i możliwością wpisania wydatku w koszty uzyskania przychodu.
Koszty uzyskania przychodu - wyłączenia
Ustawa o PIT (art. 23 ust. 1 pkt 23) stwierdza, że w koszty uzyskania przychodu nie można wpisać wydatków na reprezentację - a zwłaszcza tych poniesionych na usługi gastronomiczne, żywność i napoje (alkoholowe również). Niestety, w akcie prawnym zabrakło wyjaśnienia, co należy rozumieć pod określeniem “reprezentacja”, dlatego trzeba sięgnąć po słownik, który wskazuje: “okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. Inaczej mówiąc, są to działania służące do kreowania dobrego image’u marki i wywołania dobrego wrażenia - na przykład dzięki wręczaniu najlepszym klientom upominków o znacznej wartości.
Gadżet firmowy a reklama
Słownik języka polskiego reklamę definiuje w ten sposób: “działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług”. W tym przypadku jest jasne, że zastosowanie ma art. 22 ust.1 ustawy o PIT, określający koszty uzyskania przychodu jako wydatki poniesione w celu uzyskania lub zachowania przychodów bądź zabezpieczenia ich źródła.
Długopis, kubek, zapalniczka z logo marki to mało kosztowne gadżetyfirmowe, które służą reklamie działalności. Z kolei drogie pióro renomowanego producenta należy traktować już jako reprezentację - nieważne, czy ma na sobie logo marki, czy też nie. Takie ekskluzywne podarunki przekazuje się zwykle wąskiej grupie odbiorców - np. najlepszym klientom. Dlatego taki gadżet firmowy w kosztach nie może być ujęty.
W prawie nie ma określonych progów wartości przekazywanych gadżetów firmowych, dlatego to na podatniku spoczywa obowiązek ustalenia charakteru danego wydatku i kwalifikacji do właściwych kosztów. Pod uwagę trzeba wziąć m.in:
- ich wartość,
- wielkość obdarowanej grupy,
- okoliczności wręczania upominków,
- cel obdarowywania.
Biorąc pod uwagę popularność tej praktyki, gadżety firmowew kosztach można ująć jeżeli:
- ich wartość jest mała,
- mają trwale umieszczono logo firmy,
- nie są wydatkiem reprezentacyjnym,
- są skierowane do dużego grona klientów (obecnych i przyszłych) w celu reklamowania marki.
