Poradnik Przedsiębiorcy

Drukowanie dokumentów księgowych - kiedy jest obowiązkowe?

Samodzielne prowadzenie księgowości przez małych i średnich przedsiębiorców to stosunkowo często wybierane rozwiązanie. Decydując się na taką formę, warto zwrócić uwagę na narzędzia, które są w tym celu wykorzystywane - obecnie jest to najczęściej oprogramowanie komputerowe. O ile jednak w zakresie wyboru metody organy skarbowe nie nakładają żadnych ograniczeń, to już w przypadku przechowywania dokumentacji trzeba dostosować się do ustaw i rozporządzeń. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy konieczne jest drukowanie dokumentów księgowych!

Jakie dokumenty księgowe musi posiadać firma?

Podstawowym dokumentem księgowym w większości przedsiębiorstw małego i średniego szczebla jest podatkowa księga przychodów i rozchodów. Nieco rzadziej, ale też dość powszechnie, można spotkać się z ewidencją przychodów prowadzoną w przedsiębiorstwach rozliczających się na zasadach ryczałtu.

Obok głównej ewidencji przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT muszą prowadzić także rejestry zakupu oraz sprzedaży VAT. Co miesiąc bądź co kwartał należy także generować deklaracje VAT, składane następnie do odpowiedniego urzędu skarbowego.

Ponadto w firmach można spotkać ewidencję środków trwałych oraz ewidencję wyposażenia, ewidencję przebiegu pojazdów, a w przypadku prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych - ewidencję sprzedaży bezrachunkowej przy zwolnieniu z kasy albo raporty z kasy, kiedy jest ona używana w firmie.

Ponadto przedsiębiorca w dokumentacji firmowej musi przechowywać również dokumenty kosztowe i sprzedażowe. Najczęściej są to faktury i rachunki, nieco rzadziej można spotkać się z biletami i paragonami. Wśród dokumentów generowanych wewnątrz firmy często można znaleźć także dowody wewnętrzne.

Według ogólnych zasad dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego, z którym są związane.

Drukowanie dokumentów księgowych

Wystawione bądź otrzymane faktury można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeżeli chodzi o faktury elektroniczne, to nie ma obowiązku ich drukowania. Również faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po zeskanowaniu).

Ważne, aby dokumenty księgowe przechowywać w takiej formie, która zabezpiecza je przed zmianą danych oraz umożliwia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów i wydruk wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi, jeśli zażądają go organy podatkowe.

Należy zauważyć, że na podstawie nowych przepisów drukowanie dokumentów księgowych w postaci KPiR nie jest obowiązkowe. Takie udogodnienie występuje, jeżeli jest ona prowadzona elektronicznie, w przypadku gdy program komputerowy zapewnia jej wydrukowanie według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

Ważne!

Od 8 kwietnia 2016 roku przepis nakładający obowiązek drukowania KPiR został uchylony.

Należy również dodać, że deklaracja VAT wraz z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO) generowane z systemów elektronicznych nie muszą być drukowane. Jednak dla celów dowodowych warto je przechowywać, gdyż mogą służyć jako potwierdzenia dopełnienia obowiązków wobec państwa.

Niekiedy jednak archiwizowanie dokumentów księgowych wyłącznie w postaci plików elektronicznych okazuje się niewystarczające dla organów podatkowych.

Ewidencje, które należy przechowywać w formie papierowej, to przede wszystkim te dotyczące sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Zgodnie z wymogami przedstawionymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów z dnia 26 sierpnia 2003 r. podatnik zwolniony z kasy i ewidencjonujący sprzedaż za pomocą ewidencji sprzedaży, jest zobowiązany do przechowywania jej w formie zbroszurowanej, z kolejno ponumerowanymi kartami. Jeśli więc przychody były ewidencjonowane elektronicznie, należy je wydrukować i zszyć. Przedsiębiorca korzystający w prowadzonej działalności z kasy fiskalnej zobowiązany jest do posiadania w formie papierowej raportów dobowych oraz miesięcznych. Drukować należy także ewidencję przebiegu pojazdu przy zatrudnianiu pracowników.

Prowadząc samodzielnie księgowość, należy również pamiętać, że przepisy mówią o takich dowodach księgowych, które wymagają podpisu przedsiębiorcy, a zatem drukowanie dokumentów księgowych w przypadku tych dokumentów jest niezbędne. Należą do nich m.in. dowody wewnętrzne, którymi dokumentuje się niektóre koszty i przychody typu prowizje bankowe, kapitalizacja odsetek na plus itp. Dowody wewnętrzne muszą zostać wydrukowane i w takiej formie muszą być przechowywane w dokumentacji księgowej.