Pracodawca, wyliczając miesięczne wynagrodzenie pracownika, ma obowiązek naliczyć za niego zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS. Przy zaliczce trzeba odjąć zryczałtowane koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą podatek. Wypłata dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu powoduje komplikacje, jeśli chodzi o ustalenie zaliczki na podatek dochodowy. Problematyczne może być w tym przypadku również naliczenie składek ubezpieczeniowych.
Wypłata dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu a koszty uzyskania przychodu
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych w celu ustalenia podstawy opodatkowania od osiągniętych przez pracownika w ciągu miesiąca przychodów z tytułu umowy o pracę pracodawca odlicza m.in. koszty uzyskania przychodów, które wynoszą:
- 250,00 zł miesięcznie – jeżeli pracownik zamieszkuje w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy;
- 300,00 zł miesięcznie – jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Są to stałe kwoty, których wysokość jest niezależna od liczby wypłat, które w danym miesiącu otrzymał pracownik z tytułu jednego stosunku pracy, wymiaru czasu pracy czy przepracowanych w tym miesiącu dni.
Wypłata dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu a kwota zmniejszająca podatek
Kwota zmniejszająca podatek również została określona w ustawie w stałej miesięcznej wysokości. Jeżeli pracownik złożył oświadczenie PIT-2, wówczas wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12, 1/24, 1/36 kwoty zmniejszającej podatek, czyli maksymalnie o 300,00 zł miesięcznie. Wypłata dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu nie pozwala na podwójne odjęcie kwoty zmniejszającej podatek – kwota ta może być w danym miesiącu ujęta w pojedynczej wysokości.
Warto zwrócić tu uwagę również na to, że jeśli ulga nie zostanie w całości skonsumowana podczas jednej wypłaty, to w przypadku otrzymania kolejnego wynagrodzenia w tym samym miesiącu można wykorzystać pozostałą jej część.
Składki ZUS a zaliczka na podatek
W przypadku dwóch wypłat w miesiącu należy również zwrócić uwagę na to, aby składki społeczne oraz zdrowotną naliczyć narastająco. W raporcie RCA za pracownika wykazuje się bowiem sumę podstaw wymiaru składek i to właśnie od tej kwoty powinny zostać policzone poszczególne składki.
Problematyczna może tu być sytuacja, kiedy składka zdrowotna obniżana jest do wysokości zaliczki na podatek. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami na cele obniżenia składki zdrowotnej należy obliczyć zaliczkę na podatek według zasad obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021 roku. Mówi o tym art. 83 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Uwzględnienie w obliczeniach tego przypadku może być wyjątkowo skomplikowane.
Wyliczenie kwoty do wypłaty dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu
Z uwagi na możliwość ujęcia pojedynczych kosztów uzyskania przychodów oraz pojedynczej kwoty zmniejszającej podatek wypłata dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu powoduje, że kwota zaliczki na podatek dochodowy wyliczona od jednego wynagrodzenia będzie się różnić. Ta sama kwestia pojawi się przy naliczeniu składek ZUS ustalanych narastająco od jednej podstawy.
Przykład 1.
Pracownik miesięcznie otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 5 383,09 zł brutto. Za październik 2024 roku wynagrodzenie jest wypłacane w terminie 10 listopada 2024 roku. Pracownik złożył pracodawcy deklarację PIT-2, dlatego zaliczka na podatek dochodowy jest pomniejszana o kwotę 300 zł. Stosowane są standardowe koszty uzyskania przychodów wynoszące 250 zł. Jak wyliczyć wynagrodzenie do wypłaty?
Wyliczenie wynagrodzenia przedstawia się następująco:
- Podstawa składek na ubezpieczenie społeczne: 5 383,09 zł
- Składki finansowane przez pracownika: 738,03 zł
- emerytalne: 525,39 zł
- rentowe: 80,75 zł
- chorobowe: 131,89 zł
- Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne: 4 645,06 zł
- Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 418,06 zł
- Podstawa opodatkowania:
- 5 383,09 zł – 738,03 zł (składki społeczne pracownika) = 4 645,06 zł
- 4 645,06 zł – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) = 4 395,06 zł
- Zaokrąglenie podstawy opodatkowania do pełnych złotych: 4 395,00 zł
- Zaliczka na podatek dochodowy:
- 4 395,00 zł x 12% = 527,40 zł
- 527,40 zł – 300,00 zł (kwota zmniejszająca podatek) = 227,40 zł
- zaokrąglenie zaliczki na podatek dochodowy do pełnych złotych: 227,00 zł
- Wynagrodzenie do wypłaty: (5 383,09 zł – 738,03 zł – 418,06 zł –
227,00 zł) = 4 000,00 zł
Przykład 2.
Pracodawca z uwagi na zaplanowany wyjazd wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za listopad 2024 roku ostatniego dnia miesiąca, czyli 30 listopada. W związku z tym w listopadzie 2024 roku nastąpiła wypłata dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu.
Wyliczenie drugiej wypłaty przedstawia się następująco:
- Podstawa składek na ubezpieczenie społeczne: 10 766,18 zł
- Składki finansowane przez pracownika z drugiej wypłaty: 738,01 zł (1 476,04 zł – 738,03 zł)
- emerytalne: 525,39 zł (1 050,78 zł – 525,39 zł)
- rentowe: 80,74 zł (161,49 zł – 80,75 zł)
- chorobowe: 131,88 zł (263,77 zł – 131,89 zł)
- Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne: 9 290,14 zł
- Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%) z drugiej wypłaty: 418,05 zł (836,11 zł – 418,06 zł)
- Podstawa opodatkowania:
- 10 766,18 zł – 1 476,04 (składki społeczne pracownika) =
9 290,14 zł - 9 290,14 zł – 250,00 zł (koszty uzyskania przychodów) =
9 040,14 zł - Zaokrąglenie podstawy opodatkowania do pełnych złotych: 9 040,00 zł
- Zaliczka na podatek dochodowy
- 9 040,00 zł x 12% = 1 084,80 zł
- 1 084,80 zł – 300,00 zł (kwota zmniejszająca podatek) = 784,80 zł
- zaokrąglenie zaliczki na podatek dochodowy do pełnych złotych: 785 zł
- zaliczka na podatek z drugiej wypłaty: 785,00 zł – 227,00 zł = 558,00 zł
- Wynagrodzenie do wypłaty za listopad 2024 roku: (5 383,09 zł –
738,01 zł – 418,05 zł – 558,00 zł) = 3 669,03 zł
Przykład 3.
Pani Marta zatrudniona jest na ⅛ etatu i jej wynagrodzenie zasadnicze wynosi 500,00 zł. W styczniu otrzymała standardową wypłatę 10. dnia miesiąca, a następnie również premię roczną w wysokości 2 500,00 zł wypłaconą 31 stycznia. Pracownica złożyła PIT-2 i pracodawca stosuje kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 300 zł. Nie korzysta z ulg podatkowych. Jak zostanie naliczone wynagrodzenie pani Marty na każdej z list płac?
Pierwsza lista płac:
- Podstawa składek na ubezpieczenie społeczne: 500,00 zł
- Składki finansowane przez pracownika: 68,55 zł
- emerytalne: 48,80 zł
- rentowe: 7,50 zł
- chorobowe: 12,25 zł
- Ustalenie składki zdrowotnej na liście płac wypłaconej 10 stycznia:
- wartość składki na ubezpieczenie zdrowotne: (500,00 zł – 68,55 zł) x 9% = 38,83 zł
- zaliczka na podatek według zasad na 31 grudnia 2021 roku: (500,00 zł – 68,55 zł – 250,00 zł) x 17% – 43,76 zł = 0 zł
- Podstawa opodatkowania:
- 500,00 zł – 68,55 zł (składki społeczne pracownika) =
431,45 zł - 431,45 zł – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) = 181,45 zł
- Zaokrąglenie podstawy opodatkowania do pełnych złotych: 181,00 zł
- Zaliczka na podatek dochodowy:
- 181,00 zł x 12% = 21,72 zł
- 21,72 zł – 300 zł (kwota zmniejszająca podatek) = 0,00 zł
- zaliczka na podatek dochodowy: 0,00 zł
- Wynagrodzenie do wypłaty: (500,00 zł – 68,55 zł – 0,00 zł – 0,00 zł) = 431,45 zł
Druga lista płac:
- Podstawa składek na ubezpieczenie społeczne: 3 000,00 zł
- Składki finansowane przez pracownika: 342,75 zł (411,30 zł – 68,55 zł)
- emerytalne: 244,00 zł (292,80 zł – 48,80 zł)
- rentowe: 37,50 zł (45,00 zł – 7,50 zł)
- chorobowe: 61,25 zł (73,50 zł – 12,25 zł)
- Ustalenie składki zdrowotnej na liście płac wypłaconej 31 stycznia:
- wartość składki na ubezpieczenie zdrowotne: (3 000,00 zł – 411,30 zł) x 9% = 232,98 zł
- zaliczka na podatek według zasad na 31 grudnia 2021 roku: (3 000,00 zł – 411,30 zł – 250,00 zł) x 17% – 43,76 zł = 353,82 zł,
- 353,82 zł > 232,98 zł składka zdrowotna za „cały miesiąc” nie zostaje pomniejszona
- składka zdrowotna na drugiej liście płac będzie wynosić 239,98 zł (składka liczona narastająco) – 0 zł (składka wyliczona na pierwszej liście płac) = 232,98 zł
- Podstawa opodatkowania:
- 3 000,00 zł – 411,30 zł (składki społeczne pracownika) = 2 588,70 zł
- 2 588,70 zł – 250,00 zł (koszty uzyskania przychodów) = 2 338,70 zł
- zaokrąglenie podstawy opodatkowania do pełnych złotych: 2 339,00 zł
- Zaliczka na podatek dochodowy:
- 2 339,00 zł x 12% = 280,68 zł
- 280,68 zł – 300 zł (kwota zmniejszająca podatek) = 0,00 zł
- zaliczka na podatek dochodowy: 0,00 zł
- Wynagrodzenie do wypłaty z drugiej listy płac: (2 500,00 zł – 342,75 zł – 232,98 zł – 0,00 zł) = 1 924,27 zł
Wypłata dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu – podsumowanie
W razie dokonania dwóch wypłat w miesiącu pracodawca musi mieć na uwadze, że zarówno ulgę podatkową, jak i koszty uzyskania przychodu może zastosować wyłącznie w pojedynczej wysokości. Oznacza to, że druga wypłata dla pracownika będzie znacznie niższa ze względu na pobór większej kwoty zaliczki na podatek.
