Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty reprezentacji a podatek dochodowy i VAT

W polskim prawie nie znajdziemy jednoznacznej definicji reprezentacji, w związku z czym przedsiębiorcom ciężko jest ustalić, czy dany wydatek może stanowić ich koszt uzyskania przychodu, czy też nie. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Sprawdź, jakie wydatki uznaje się za koszty reprezentacji!

Koszty reprezentacji w interpretacjach podatkowych

Do pewnego czasu koszty reprezentacji musiały charakteryzować się co najmniej trzema podstawowymi cechami, takimi jak:

  • okazałość,
  • ponad przeciętna miara,
  • wywołanie pozytywnego wrażenia.

Obecnie kwestia ta wygląda trochę inaczej. Wydatek, w orzeczeniach Sądów Administracyjnych oraz interpretacjach organów podatkowych, który przedstawia podatnika w dobrym, korzystnym świetle oraz kreuje dobre wizerunek, a także miłą atmosferę, jest uznawany za koszt reprezentacji, więc nie stanowi on kosztów uzyskania przychodu (NKUP).

Potwierdzeniem “nowej” definicji reprezentacji jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 stycznia 2012 r. o sygn. akt II FSK 1445/10 w której czytamy: "Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 updof, to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia. (...)niezasadne wiązanie pojęcia reprezentacji (rozumianego jako "przedstawicielstwo") z reklamą, zdaje się wynikać z zaszłości historycznych, a zwłaszcza z długoletniego funkcjonowania regulacji, w których skutki podatkowe ponoszenia wydatków na reprezentację i reklamę regulowane były tym samym przepisem."

Dotychczas stosowana definicja reprezentacji miała swoje źródło w słowniku języka polskiego, co zarówno przez organy podatkowe jak i Naczelny Sąd Administracyjny zostało uznane za nieadekwatne z dwóch powodów: 

  • słownikowej definicji, która ma na celu uogólnienie, wyjaśnienie zjawisk powszechnych
  • w życiu gospodarczym reprezentacja ma nieco odmienne znaczenie rozumiane jako przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz, a nie jako "wystawność, wytworność, okazałość.

Koszty reprezentacji a prezenty dla klientów

Pewnego rodzaju problem stanowią prezenty (gadżety) dla klientów:

  • gdy zawierają one logo firmy wówczas są to zwykłe koszty reklamy, uznawane za koszty uzyskania przychodu (KUP),
  • gdy nie zawierają one loga firmy należy potraktować je jako koszty reprezentacji (NKUP).

Gdy podatnik podaruje kontrahentom alkohol z logiem firmy, wówczas również nie jest to koszt uzyskania przychodu. Jedynym odstępstwem od tej reguły jest wręczanie alkoholu własnej produkcji, który zawiera logo przedsiębiorstwa. Tego typu gadżety mogą stosować np. winiarnie.

Natomiast do kosztów reprezentacji na pewno nie zaliczymy wydatków na zakup odzieży, posiłków regeneracyjnych, napojów itp. dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnych stale lub okresowo. Pracodawca ma obowiązek taki obowiązek, co wynika zasad BHP wskazanych w art. 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Wydatki te traktowane są jak zwykły koszt ujmowany w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki.

Również w przypadku zakupu kawy, herbaty, wody, soków dla pozostałych pracowników (którzy nie są zatrudnieni w warunkach szczególnych) przedsiębiorca może uznać je za koszty uzyskania przychodu, gdyż mają one na celu zapewnienie dobrych warunków pracy.

Reasumując, reprezentacja nie musi wiązać się z wystawnością i okazałością w związku z czym nie zaliczymy do niej wydatków na:

  • usługi gastronomiczne,
  • zakup żywności,
  • zakup napojów,
  • zakup alkoholu.

Czy koszty reprezentacji uprawniają do odliczenia VAT?

Od kosztów reprezentacji nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu można odliczyć podatek VAT. Potwierdzeniem tego jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 marca 2012 r. o sygn. IPTPB3/423-319/11-2/GG, w której to czytamy: "(...) Koszty reprezentacji nie są kosztem uzyskania przychodów (...), ale naliczony podatek od towarów i usług jest kosztem podatkowym w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (...)".

Stanowisko to potwierdził również Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 4 stycznia 2018 roku o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.327.2017.1.AP w której czytamy, że: "(...)naliczony podatek od towarów i usług, od nabywanych przez Wnioskodawcę usług gastronomicznych, stanowiących wydatki na cele reprezentacyjne (wyłączone z kosztów podatkowych), może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile dotyczy/dotyczyć będzie wydatków, które zostały/ną poniesione przez Wnioskodawcę w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów."

Pomimo tego, że koszty reprezentacji nie stanowią wydatków ujmowanych w KPiR możliwe jest odliczenie przez podatnika podatku VAT z faktur dokumentujących te wydatki.

Jak zaksięgować fakturę za koszty reprezentacji?

Aby zaksięgować fakturę w celu odliczenia podatku VAT w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIALALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ i uzupełnić wymagane dane. Dodatkowo w podzakładce IMPORT Z ZAGRANICY I INNE ZAAWANSOWANE należy jako Skutek księgowy wybrać opcję Księguj do VAT. Dzięki temu faktura zostanie ujęta wyłącznie w rejestrze VAT zakupów.

Koszty reprezentacji - księgowanie