Poradnik Przedsiębiorcy

Ryczałt za nocleg - czy można ująć go w kosztach?

Poniesione przez przedsiębiorcę wydatki na ryczałt za nocleg stanowią koszty podatkowe, ale dotyczy to tylko ryczałtu wypłaconego pracownikom. Jak powinny zostać udokumentowane takie wydatki i dlaczego ryczałt nie przysługuje osobom prowadzącym działalność? Odpowiadamy poniżej.

Czym jest ryczałt za nocleg?

Za każdy nocleg w delegacji, nie udokumentowany rachunkiem czy fakturą, przysługuje pracownikowi tzw. ryczałt. Jest to ustalona stawka w kwocie 150% obowiązującej diety, czyli 45 zł. Pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg, gdy nocleg ten trwał minimum 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00 rano. Ryczałt należny jest pracownikowi w sytuacji gdy:

  • pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży,
  • pracownik nie posiada rachunków ani faktur stwierdzających wysokość poniesionych na noclegi kosztów.

Jeśli pracownik przedstawi pracodawcy faktury, rachunki bądź inne dokumenty świadczące o poniesieniu określonych kwot w związku z noclegiem, to należy mu się zwrot poniesionych kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem czy fakturą. Nie należy mu się wtedy dodatkowo wypłata ryczałtu. Ryczałt za nocleg przysługuje tylko w momencie, gdy wydelegowany pracownik nie przedstawia dokumentów potwierdzających kwoty wydane na noclegi.

Wypłacone kwoty ryczałtu za każdy nocleg dla pracownika stanowią u pracodawcy koszty uzyskania przychodów.

Ryczałt za nocleg a podróże służbowe przedsiębiorców

Powyższe nie ma jednak zastosowania do odbywających podróże służbowe przedsiębiorców. Właścicielom firmy nie przysługuje prawo do otrzymania czy wypłacenia sobie ryczałtu. Tym samym ryczałt za nocleg w tej sytuacji nie będzie stanowił kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku podróży służbowej przedsiębiorcy podstawą do zaliczenia wydatków poniesionych na nocleg są przedstawione faktury bądź rachunki. Udokumentowane w ten sposób wydatki związane z noclegami w czasie podróży służbowej będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej na fakturach czy rachunkach. W przypadku przedsiębiorcy nie ma innej możliwości rozliczenia wydatków na noclegi.