Poradnik Przedsiębiorcy

Reprezentacja - definicja i najnowszy stan prawny

Kosztem uzyskania przychodu są koszty poniesione na cele firmowe, które przyczyniają się do osiągnięcia przychodu, zachowują lub zabezpieczają jego źródło (art. 22 ustawy o PIT). Wydatki, które kategorycznie nie mogą być kosztem firmowym, wymienia art. 23 ustawy o PIT. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 do katalogu takich wydatków zalicza się również wydatki na reprezentację. Samo pojęcie reprezentacji w praktyce to dla wielu przedsiębiorców źródło ciągłych wątpliwości i pytań. Czym dokładnie jest reprezentacja i jakie wydatki mogą zostać do niej zaliczone? Czym różni się reprezentacja od reklamy?

Czy reprezentacja ma jakąś definicję?

Pojęcie reprezentacji, użyte w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, dla wielu przedsiębiorców jest źródłem ciągłych wątpliwości i pytań głównie ze względu na brak jednoznacznej definicji w przepisach, a co najważniejsze - rozbieżnych dotychczas interpretacji w orzecznictwie sądowym, a także w doktrynie prawa podatkowego. Zatem problem z jednoznacznym określeniem definicji reprezentacji mają nie tylko główni zainteresowani, lecz także organy skarbowe i sądy, co jest skutkiem różnych interpretacji. Zrozumienie pojęcia reprezentacji jest istotne szczególnie w kwestii podatkowej, ponieważ wydatków z nią związanych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

Do pewnego czasu reprezentacja była rozumiana jako zdarzenie o charakterze wyniosłym i wystawnym, co zwykle miało odzwierciedlenie w wielkości wydatków poniesionych na przedstawienie firmy w pozytywnym świetle. Takie też stanowisko przyjmowały organy skarbowe w licznych interpretacjach podatkowych. Aktualnie reprezentacja definiowana jest zupełnie inaczej.

Nowe spojrzenie na pojęcie reprezentacji

 

Przełomem w spojrzeniu na pojęcie reprezentacji był wyrok NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11). Za nieprawidłowe uznano zawężanie pojęcia reprezentacji tylko do reprezentacji okazałej, wystawnej, kosztownej. Z wyroku, a następnie z orzeczeń wydanych później wynika, że dla właściwej wykładni pojęcia reprezentacji najistotniejszy jest cel poniesienia określonego wydatku, a nie jego rodzaj.

Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że reprezentacja to działanie mające na celu wykreowanie oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu.

Przy tak zdefiniowanym terminie reprezentacji kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Uwaga!

Dla oceny, czy działalność stanowi reprezentację, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy, zwłaszcza wobec braku ustawowej definicji tego pojęcia.

Ta linia orzecznicza NSA stała się obecnie dominująca i utrwalona. Konsekwentnie prezentuje ją najnowsze orzecznictwo NSA (np. wyrok z 2 kwietnia 2015 r., II FSK 483/13 lub wyrok z 28 października 2015 r., sygn. akt II FSK 2141/13).

Reprezentacja czy reklama?

Od reprezentacji należy odróżnić wydatki na reklamę, o ile są bowiem one związane z prowadzoną działalnością i spełniają warunki art. 22 ustawy o PIT, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Czym zatem jest reklama?

Podobnie jak reprezentacja nie ma ona określonej definicji. Przyjmuje się więc, że reklama ma na celu:

  • rozpowszechnianie wiedzy o firmie podatnika, oferowanych przez niego towarach, produktach lub usługach,

  • zwiększenie popytu na nie.

Obecnie w praktyce przyjmuje się, że za reklamę można uznać nie tylko oczywiste działania marketingowe, ogłoszenie firmy itp., ale również przekazywanie prezentów o niewielkiej wartości (gadżetów w postaci długopisów, smyczy, kubków, itd.), opatrzonych logo firmy, rozdawanych masowo (każdemu podmiotowi, który wyrazi zainteresowanie) - i zasadniczo nie jest to uznawane za reprezentację.

Uwaga!

Samo oznaczenie logo firmy prezentu dla kontrahenta nie przesądza, że jest to wydatek o charakterze reklamy. Jeżeli bowiem ich wartość będzie duża, będą one przekazywane wyselekcjonowanej grupie klientów, ich przekazanie zostanie uznane przez organy podatkowe za reprezentację, mimo że będą one opatrzone logo firmy. Takie stanowisko przyjął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 8 lipca 2015 r. nr IBPB-1-3/4510-55/15/MO.

Zakup napojów i poczęstunku - czy to reprezentacja?

W przypadku zakupu napojów i poczęstunku istotny jest cel, w jakim zostały kupione, na mocy art. 23 ust. 1 pkt 23 za koszty uzyskania przychodów nie uważa się bowiem kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Powyższy przepis stosuje się jednak do wydatków kwalifikowanych jako reprezentacja, czyli zakupów żywności, napojów czy usług gastronomicznych, których wyłącznym lub dominującym celem jest budowanie dobrego wizerunku podatnika i jego firmy oraz kształtowanie relacji z kontrahentami.

Inaczej takie wydatki należy jednak ocenić, gdy służą one reklamie firmy, promowaniu jej działalności i produktów (np. w przypadku organizowania spotkań promocyjnych, gdzie napoje i poczęstunek będą stanowić poczęstunek dla uczestników tych spotkań).

Uwaga!

Tego rodzaju wydatki nie są jednoznacznie kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu. Aby definitywnie upewnić się co do możliwości zaliczenia ich do kosztów firmowych i jednocześnie uniknąć zakwestionowania przez urząd skarbowy, można wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Wydatki na alkohol nie są kosztem uzyskania przychodu

Za reklamę pod żadnym pozorem nie mogą zostać uznane wydatki na alkohol wręczany klientom, nawet jeśli widnieje na nim logo firmy. Wydatki na alkohol (nawet niedrogi), wręczany kontrahentom jako prezent, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 to wydatki na reprezentację, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 13 marca 2015 r., nr IPTPB1/415-717/14-4/KO.

Według organu podatkowego, wszelkiego rodzaju wydatki ponoszone na nabycie alkoholu służą budowaniu relacji z kontrahentami, podniesieniu prestiżu firmy, w sposób pośredni promują oraz kreują jej pozytywny wizerunek.

Podsumowując, reprezentacja to każdy wydatek, który został poniesiony w celu wykreowania i utrwalenia pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy wobec innych podmiotów (potencjalnych klientów), szczególnie dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Stanowisko takie potwierdzają zarówno bieżące orzecznictwa sądów, jak i interpretacje podatkowe.

Aktualnie wystawność, okazałość czy ponadprzeciętność nie ma żadnego znaczenia, bowiem najistotniejszy jest cel poniesienia wydatku, a nie jego rodzaj. Podkreśla się jednak, że z braku ustawowej definicji pojęcia reprezentacji, aby jednoznacznie stwierdzić, że określony wydatek to reprezentacja, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności.