Przepisy Kodeksu pracy (kp) regulujące szeroko pojętą dziedzinę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oparto na zasadzie, że wszelkie koszty związane z realizacją obowiązku zapewnienia tych warunków obciążają pracodawcę. Dotyczy to w szczególności kosztów badań profilaktycznych, w tym kosztów podróży odbywanej do miejscowości, w której pracownik zostaje tym badaniom poddany. Czy za badania profilaktyczne zawsze płaci pracodawca?
Badania profilaktyczne
Do obowiązków pracodawcy w zakresie profilaktycznej ochrony zdrowia należy kierowanie pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie zgodnie z art. 229 kp i przepisami Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy – dalej „rozporządzenie w sprawie badań”.
Wstępnym badaniom lekarskim podlegają:
osoby przyjmowane do pracy;
pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.
Badaniom tym nie podlegają jednak osoby:
przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają i przedłożą aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych (zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą).
Pracownik w trakcie zatrudnienia podlega również okresowym badaniom lekarskim, których częstotliwość – w zależności od czynników niebezpiecznych, szkodliwych lub uciążliwych, na które jest narażony – waha się od 3 miesięcy do 4 lat. Pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także:
po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami;
po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami.
Ponadto, w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.
Skierowanie do programu zdrowotnego lub programu polityki zdrowotnej
Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 lutego 2023 roku w przypadku, gdy pracownik skierowany na wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie spełnia warunki objęcia programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, lekarz przeprowadzający wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie kieruje pracownika, za jego zgodą, do udziału w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej. Jeżeli jednak zakres badań określonych w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej nie odpowiada pełnemu zakresowi badań wymaganych w celu wydania orzeczenia lekarskiego dotyczącego przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w wydanym przez pracodawcę skierowaniu pracownika na badania profilaktyczne, lekarz przeprowadzający wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie wydaje pracownikowi również skierowanie na przeprowadzenie pozostałych wymaganych badań.
Finansowanie i organizacja badań profilaktycznych
Badania profilaktyczne są przeprowadzane na koszt pracodawcy, przy czym – zgodnie z zasadą wprowadzoną 1 lutego 2023 roku – jeżeli pracownik wykona wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie zgodnie z programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, badania te są finansowane na zasadach określonych w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej.
Okresowe i kontrolne badania lekarskie, a także badania w zakresie wskazanym w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a w razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.
Koszty przejazdu na badania profilaktyczne
Ustalając koszt przejazdu na badania profilaktyczne do innej miejscowości, finansowany przez pracodawcę, należy oprzeć się na treści § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie ze wspomnianym przepisem środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Przykład 1.
Pracownik został skierowany na badania kontrolne w miejscowości odległej o 20 km od miejscowości, w której zamieszkuje i w której znajduje się jego miejsce pracy. Pracodawca ustalił, że środkiem transportu ma być pociąg PKP drugiej klasy. Bilet w jedną stronę kosztuje 10 zł. Zatem po powrocie z tej podróży i po przedłożeniu biletów dokumentujących podróż w obie strony pracodawca zwróci pracownikowi koszty w wysokości 20 zł.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W myśl tego przepisu, w brzmieniu obowiązującym od 17 stycznia 2023 roku, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
dla motocykla – 0,69 zł;
dla motoroweru – 0,42 zł.
Przykład 2.
Pracodawca wyraził zgodę na odbycie przez pracownika podróży do miejscowości, w której zostaną przeprowadzone badania okresowe, prywatnym samochodem osobowym będącym własnością pracownika. Pojemność skokowa silnika tego samochodu nie przekracza do 900 cm3, a pracodawca ustalił dla tego typu samochodów stawkę za 1 kilometr w wysokości 0,80 zł. Odległości do przejechania w obie strony wynoszą razem 30 km. W związku z tym pracodawca zwróci pracownikowi koszty w kwocie 24 zł, co wynika z wyliczenia: 30 km × 0,80 zł/km.
Jak wynika z powyższego, wykonując obowiązek sfinansowania kosztów podróży pracownika do miejscowości, w której przeprowadzane są badania profilaktyczne, pracodawca ma możliwość ustalenia pewnych zasad określających sposób wywiązywania się z tego obowiązku. Może, według swojego uznania (lecz adekwatnie do okoliczności) zdecydować o środku transportu właściwym do odbycia podróży, jego rodzaju i klasie. Od jego decyzji zależy też, czy zgodzi się na przejazd pojazdem należącym do pracownika – w takim przypadku ma również pewną swobodę w zakresie ustalenia wysokości stawek za 1 km podróży.
