Podróż służbowa - czy pracownik ma prawo do odpoczynku?

Wykonywanie pracy nie zawsze odbywa się w siedzibie pracodawcy. Pracownicy zatrudnieni przez pracodawcę mogą być przez niego delegowani do odbycia podróży służbowej, w której czasie wykonywać będą powierzone im obowiązki wynikające ze stosunku pracy. 

Pracownik, który odbył podróż służbową, ma prawo do odpoczynku.

Czym jest podróż służbowa?

Podróż służbowa definiowana jest jako wykonywanie przez pracownika zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Nie ma w tym wypadku znaczenia, czy polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy ma miejsce incydentalnie czy regularnie.

O podróży służbowej nie może być mowy w przypadku pracowników mobilnych np. przedstawicieli handlowych, których miejscem pracy jest pewien obszar, w którym ma nastąpić świadczenie pracy. 

Polecenie podróży służbowej wydane przez pracodawcę

Pracownik nie może nie zgodzić się na polecenie pracodawcy dotyczące odbycia podróży służbowej. Przeciwnie na podstawie art. 100 Kodeksu pracy pracownik jest zobowiązany podporządkować się temu poleceniu, tak jak wszystkim innym poleceniom pracodawcy, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. 

Należy pamiętać, że sprzeczne z umową o pracę byłoby zachowanie pracodawcy polegające na jednostronnej zmianie miejsca wykonywania pracy określonego w umowie o pracę pod pozorem realizacji podróży służbowej.

Przepisy prawa pracy muszą ze sobą współgrać, więc wydanie polecenia przez pracodawcę odbycia podróży służbowej przez pracownika musi uwzględniać ustawowe regulacje dotyczące odpoczynku należnego pracownikowi.

Minimalne okresy odpoczynku pracownika

Przepisy kp określają minimalne okresy odpoczynku od pracy.

Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, z wyjątkiem pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, pracy przy dozorze urządzeń lub pozostawaniu w pogotowiu do pracy, pracy przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób oraz pracowników straży pożarnych i służb ratowniczych, kiedy pracownikowi przysługuje, w okresie rozliczeniowym, równoważny okres odpoczynku.

Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy, pracownicy wykonujący pracę z uwagi na konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz pracownicy w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy muszą liczyć się z tym, że tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, ale nie może on być jednak krótszy niż 24 godziny.

Tygodniowy odpoczynek powinien przypadać w niedzielę, przy czym zgodnie z regulacjami kp niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 rano w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. W przypadkach pracy w niedzielę odpoczynek może przypadać w innym dniu niż niedziela.

Czy czas dojazdu do miejsca podróży służbowej i powrotu z podróży służbowej stanowi pozostawanie do dyspozycji pracodawcy?

W wyroku Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 roku (sygn. akt II PK 265/04) wyrażono pogląd, zgodnie z którym „czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 §1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.

Pogląd ten był poddany licznym głosom krytycznym, jednak w sytuacji sporu z pracownikiem może stanowić punkt wyjścia dla wydania rozstrzygnięcia przez sąd.

Usprawiedliwienie nieobecności związanej z podróżą służbową

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wskazuje m.in. na sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy. 

W zakresie odnoszącym się do podróży służbowych powoływany akt prawny wskazuje, że dowodem usprawiedliwiającym nieobecność pracownika w pracy jest oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

W sytuacji, gdy pracownik podróż służbową zakończyłby o 3.00 nad ranem, a godziną rozpoczęcia jego pracy byłaby godzina 7.00, ma on prawo skorzystać z czasu wolnego w wymiarze uzupełniającym przysługujący mu 8-godzinny odpoczynek nocny. 

Przykład 1.

Pani Anna została wysłana przez pracodawcę w podróż służbową. Podróż służbowa zakończyła się o 6.00 rano, a od 8.00 w normalnym stanie rzeczy kobieta rozpoczynałaby pracę. Wobec konieczności zapewnienia pracownicy minimalnego odpoczynku będzie ona mogła stawić się w pracy najwcześniej o godzinie 14.00 i przepracować liczbę godzin dobowego wymiaru czasu pracy w tym dniu.

Przykład 2. 

Pan Jan w ramach obowiązków zawodowych musiał odbyć podróż służbową. Podróż służbowa zakończyła się o 8 rano. Pracodawca zapewnił panu Janowi możliwość powrotu z miejsca podróży służbowej do miejsca zamieszkania pociągiem z wagonem sypialnym. Z uwagi na to, że w czasie powrotu z podróży służbowej pan Jan miał zapewnione warunki umożliwiające mu odpoczynek nocny, nie znajdują do niego zastosowania regulacje nakazujące umożliwienie pracownikowi możliwości skorzystania z co najmniej 8-godzinnego odpoczynku nocnego.

Ile pracownik może przebywać w podróży służbowej?

Nie ma przepisu regulującego długości podróży służbowej. Jednak zważywszy na przepisy kp oraz orzecznictwo sądów powszechnych i Sądu Najwyższego, podróż służbowa nie może trwać dłużej niż 3 miesiące.

Inne świadczenia związane z podróżą służbową

Podróże służbowe to nie tylko obowiązki po stronie pracodawcy co do zapewnienia pracownikowi okresów do odpoczynku, ale także konieczność wypłaty dodatkowych należności, o ile powstały one w związku z tą podróżą.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określa wysokość diet, walutę, w jakiej ustalana jest dieta przy podróży służbowej zagranicznej, limit wydatków na nocleg oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. 

Regulacje te mają zastosowanie zarówno do podmiotów sfery budżetowej, jak i pracodawców prywatnych, o ile nie ustalili oni w przepisach wewnętrznych innych zasad dotyczących odbywania podróży służbowych.

Zwrot kosztów przejazdu

Pracownikowi przysługuje od pracodawcy zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami określającymi cenę biletu. 

Za zgodą pracodawcy pracownik może skorzystać z prywatnego samochodu, wówczas zwrot kosztów poniesionych z tego tytułu określa się na zasadach zawartych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Diety

Pracownik odbywający podróż służbową ma prawo do diety. Dieta krajowa minimalnie wynosi 45 zł za dobę podróży. 

Wysokość diety za podróże zagraniczne uzależniona jest od tego, do jakiego państwa pracownik podróżuje. 

Dodatek za nadgodziny

Ponadto konieczne jest także ustalenie, kiedy pracownik odbywający podróż służbową wykonywał obowiązki służbowe, a w dalszej perspektywie, czy nie zachodzi potrzeba wypłacenia mu dodatkowych świadczeń związanych z pracą przewidzianych w przepisach prawa pracy – dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. W takim przypadku pracodawca powinien pamiętać, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy.

Przykład 3.

Pani Anna została wysłana przez pracodawcę w podróż służbową. Kobieta pracuje standardowo w godzinach od 9.00 do 17.00. Dojazd do celu podróży zajął jej 4 godziny. Od 13.00 do 19.00 pani Anna wykonywała obowiązki służbowe w czasie spotkań z kontrahentami. Kobieta w takiej sytuacji otrzyma wynagrodzenie za czas podróży i czas świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych od 17.00 do 19.00 oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Za czas podróży powrotnej dodatkowe wynagrodzenie pani Annie nie przysługuje.

Przykład 4.

Pan Jan w ramach obowiązków zawodowych musiał odbyć podróż służbową. Mężczyzna pracuje w godzinach od 7.00 do 15.00. Dojazd do celu podróży zajął mu 3 godziny. Przez kolejne 2 godziny pan Jan wykonywał obowiązki pracownicze polegające na prezentacji produktów swojego pracodawcy potencjalnym przyszłym kontrahentom. Następnie mężczyzna wyruszył w drogę powrotną, która zajęła 3,5 godziny. Pan Jan otrzyma standardowe wynagrodzenie, mimo że czas podróży służbowej przekroczył godziny jego pracy.

Podsumowanie

Brak jasnych i precyzyjnych regulacji dotyczących kwestii odpoczynku po podróży budzi wątpliwość pracodawców co do tego, w jaki sposób zachować się względem pracownika.