Najem okazjonalny w kontekście KSeF - czy należy wystawiać e-faktury?

Obowiązkowe stosowanie systemu KSeF w zakresie wystawiania e-faktur rozpocznie się już od 1 lipca 2024 roku. Analizując różne przypadki, nie można zapominać o sytuacji osób fizycznych prowadzących najem okazjonalny prywatnych nieruchomości. Warto się zastanowić czy najem okazjonalny w kontekście KSeF zobowiąże te osoby do wystawiania e-faktur.

Najem okazjonalny na gruncie podatku VAT

W pierwszej kolejności należy postawić tezę, zgodnie z którą najem prywatny stanowi rodzaj odpłatnego świadczenia usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Zgodnie bowiem z treścią art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W konsekwencji, aby stać się podatnikiem podatku VAT, wcale nie trzeba rejestrować działalności gospodarczej w CEIDG. Również osoby fizyczne wynajmujące prywatne nieruchomości mogą stać się podatnikami VAT i odliczać ten podatek od dokonywanych zakupów. 

Podkreślmy, że najem jest więc umową dwustronnie zobowiązującą i wzajemną, odpowiednikiem świadczenia wynajmującego. Odpłatnością w tym przypadku jest czynsz stanowiący wynagrodzenie za możliwość korzystania z nieruchomości. Na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług najem stanowi świadczenie usług zdefiniowane w art. 8 ust. 1 ustawy i podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Najem okazjonalny w kontekście KSeF w momencie zwolnienia z VAT

Sama umowa najmu – pomimo że stanowi odpłatne świadczenie usług – nie musi w praktyce powodować konieczności odprowadzenia podatku należnego VAT. Wszystko za sprawą dostępnych zwolnień od podatku.

Po pierwsze zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT zwalnia się od podatku usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.

Po drugie usługi najmu mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł.

Biorąc pod uwagę obowiązkowe stosowanie KSeF od 1 lipca 2024 roku, trzeba zwrócić uwagę na przepisy przejściowe w tym zakresie, a konkretnie na treść art. 145l ustawy o VAT. W przepisie tym czytamy, że w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Ww. podatnicy w okresie przejściowym mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3).

W świetle powyższego możemy zatem wyróżnić 2 przypadki:

• jeżeli wynajmujący jest czynnym podatnikiem podatku VAT, to już od 1 lipca 2024 roku ma obowiązek wystawiania e-faktur w zakresie najmu prywatnego;
• jeżeli wynajmujący jest podatnikiem zwolnionym od VAT, to od 1 lipca 2024 może wystawiać e-faktury, a od 1 stycznia 2025 roku system KSeF będzie dla niego obligatoryjny.

Warto też dodać, że pominięcie obligatoryjnego systemu KSeF wiązać się będzie z sankcjami finansowymi. Jak wynika z treści art. 106ni ustawy o VAT, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, naczelnik urzędu skarbowego nakłada na niego, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Przykładowo, jeżeli po 1 stycznia 2025 roku podatnik zwolniony z VAT w zakresie najmu prywatnego o wartości 1000 zł nie wystawi e-faktury, lecz zwykłą fakturę papierową, to będzie się to wiązać z nałożeniem kary pieniężnej w kwocie 187 zł.

Moment powstania obowiązku w przypadku najmu dokumentowanego e-fakturą

Ciekawym zagadnieniem jest również określenie momentu powstania obowiązku podatkowego w zakresie świadczonych usług najmu. Ustawa o VAT przewiduje bowiem moment szczególny w tym przypadku. Jak wynika z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, w zakresie świadczenia usług najmu obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. W myśl zaś art. 19a ust. 7 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności. 

W świetle art. 106na ustawy o VAT (w brzmieniu od 1 lipca 2024 roku) fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Łączna analiza przywołanych powyżej norm prawnych – dotyczących zarówno obowiązku podatkowego, jak i dokumentowania sprzedaży – prowadzi do wniosku, że obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi najmu powstaje z chwilą wystawienia faktury. Natomiast w sytuacji, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje nie później niż z chwilą upływu terminu płatności.

Dyrektor KIS w interpretacji z 14 czerwca 2022 roku (nr 0112-KDIL1-2.4012.169.2022.1.PM) wskazał, że obowiązek podatkowy z tytułu świadczonych usług wynajmu powstaje z chwilą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy pamiętać, że w przypadku e-faktur za moment wystawienia takiej faktury uważa się moment przesłania jej do systemu KSeF. Jeżeli zatem faktura zostanie tylko wygenerowana, ale nie zostanie przekazana poprzez system, to w świetle przepisów nie uważa się jej za wystawioną. Takie zasady będą obowiązywać również co do faktur ustrukturyzowanych dokumentujących najem okazjonalny opodatkowany podatkiem VAT.

Podsumowując nasze dzisiejsze rozważania, możemy wskazać, że obowiązek stosowania e-faktur w ramach systemu KSeF dotyczyć będzie również podatników prowadzących najem okazjonalny prywatnych nieruchomości. Uwzględniając okres przejściowy, możemy stwierdzić, że e-faktury będą obowiązkowe od 1 stycznia 2025 roku.