Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowanie faktur korygujących - nowe zasady

Obecnie przedsiębiorcy mają spory problem z tym, jak poprawnie powinno wyglądać księgowanie faktur korygujących zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów. Organy podatkowe na gruncie PIT nakazują cofać się do okresu pierwotnego, co jest bardzo uciążliwe. Od 2016 roku weszły w życie zmiany, które są ułatwieniem, ale już wiadomo, że księgowanie faktur korygujących nie zostało całkowicie uproszczone. Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej!

Księgowanie faktur korygujących - obecne problemy

Wystawienie samych faktur sprzedaży nie rodzi większych trudności w księgowaniu, bowiem to ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno określa, kiedy powstaje przychód i tym samym kiedy należy go opodatkować. Trudności natomiast nastręczają od dawna faktury korygujące i to bez względu na to, z jakiego powodu zostały wystawione. Organy podatkowe stoją bowiem na stanowisku, że przy ich księgowaniu należy odnieść się do okresu pierwotnego, którego dotyczą.

Cofanie się w księgowaniu do okresu pierwotnego możne niejednokrotnie oznaczać konieczność złożenia korekty zeznania rocznego, czego zarówno księgowi, jak i przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący rozliczenia chcą za wszelką cenę uniknąć.

Zmiana zasad księgowania korekt od 2016 - przychody

Ministerstwo Finansów, wychodząc na przeciw przedsiębiorcom, wprowadziło zmiany w zakresie księgowania korekt. W ustawie z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów wskazano nowe rozwiązania.

W art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dodano nowe ust. 1m–1p odnośnie księgowania przychodowych faktur korygujących. Określono, że jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca.

Dodano jednakże jeszcze jeden warunek, że w przypadku zmniejszenia przychodu w okresie, w którym nie występują żadne przychody (lub ich kwota jest niewystarczająca), należy zwiększyć koszty o kwotę, w jakiej nie mogły zostać pomniejszone przychody.

Zatem w przypadku, gdy korekta spowodowana jest błędem rachunkowym lub oczywistą pomyłką na fakturze pierwotnej, przychód należy skorygować w dacie pierwotnej faktury sprzedaży. W innych sytuacjach natomiast, kiedy:

  • korekta zwiększa przychód - ujmuje się ją w dacie wystawienia po stronie przychodu,
  • korekta zmniejsza przychód w okresie, w którym została wystawiona:
    • wartość przychodu jest równa lub większa od kwoty korekty - następuje księgowanie w dacie wystawienia korekty zmniejszające przychód,
    • nie ma przychodu lub jest on niewystarczający - księgowanie dokonuje się w dacie wystawienia korekty pomniejszające przychód, a jeśli kwota ta jest niewystarczająca, to pozostała wartość zwiększa koszty.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że jeżeli korekta następuje po likwidacji działalności gospodarczej albo po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną, to zmniejszenia lub zwiększenia przychodów dokonuje się w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją działalności gospodarczej lub przed zmianą formy opodatkowania.

Księgowanie faktur korygujących przez ryczałtowców

Zmiany odnośnie księgowania faktur korygujących wprowadzono również w odniesieniu do ryczałtowców. Tutaj natomiast określono, że jeżeli w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik ma obowiązek dokonać zmniejszenia przychodów, nie osiągnął on przychodów lub osiągnięte przychody są niższe od kwoty zmniejszenia, to dokonuje on zmniejszenia w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Zatem nie tylko nie trzeba się cofać z korektą, ale dodatkowo jeśli korekta związana jest ze zmniejszeniem przychodu, a w danym okresie one nie występują lub są zbyt niskie, to zmniejszenia dokonuje się dopiero w kolejnym okresie, w którym przychód wystąpi. Księgowanie faktur korygujących może w takim wypadku nastręczyć dodatkowych problemów, gdyż trzeba będzie pamiętać o nieujętych wcześniej dokumentach.

Dodatkowo określono, że przy zmianie formy opodatkowania zmniejszenia lub zwiększenia przychodów dokonuje się w ostatnim okresie rozliczeniowym przed zmianą formy opodatkowania.

Księgowanie faktur korygujących od 2016 - koszty

W art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dodano ust. 7c–7g odnośnie sposobu ujmowania kosztowych faktur korygujących.

Wskazano, że jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca.

Tutaj również postawiono warunek, że w przypadku pomniejszenia kosztów, kiedy w danym okresie rozliczeniowym podatnik nie poniósł kosztów uzyskania przychodów lub kwota ta jest niższa niż kwota zmniejszenia, podatnik jest obowiązany zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty.

Zatem w przypadku, gdy korekta spowodowana jest błędem rachunkowym lub oczywistą pomyłką na fakturze pierwotnej, koszt należy skorygować w dacie  pierwotnej faktury zakupu. W innych sytuacjach natomiast, kiedy:

  • korekta zwiększa koszt - ujmuje się ją w dacie wystawienia po stronie kosztów,
  • korekta zmniejsza koszt a w okresie, w którym została wystawiona:
    • wartość kosztów jest równa lub większa od kwoty korekty - księgowanie następuje w dacie wystawienia korekty zmniejszające koszt,
    • nie ma kosztów lub są one niewystarczające - księgowanie dokonuje się w dacie wystawienia korekty pomniejszające koszt, a jeśli kwota ta jest niewystarczająca, to pozostała wartość zwiększa przychody.

Dodatkowo jeżeli korekta następuje po likwidacji działalności gospodarczej albo zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną, zmniejszenia lub zwiększenia kosztów uzyskania przychodów dokonuje się w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją pozarolniczej działalności lub zmianą formy opodatkowania.

Wprowadzane zmiany w księgowaniu faktur korygujących miały być i są dużym ułatwieniem dla księgowych i przedsiębiorców. Jeśli tylko korekta nie dotyczy oczywistej pomyłki lub błędu rachunkowego, to można ją ująć zgodnie z datą wystawienia dokumentu. Trudności wystąpią natomiast w przypadku korekt zmniejszających, kiedy w okresie, w którym zostały wystawione, nie występują koszty bądź przychody (w zależności czy korekta dotyczy kosztu czy przychodu). Wtedy bowiem należy zastosować mechanizm odwrotny, a więc jeśli nie wystarczy przychodów, to trzeba powiększyć koszty, a jeśli kwota kosztu jest zbyt niska, to należy powiększyć przychody. Księgowanie faktur korygujących zatem wygląda zupełnie inaczej od stycznia 2016 roku.