Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowanie faktur korygujących - kiedy i jak?

Księgowanie faktur korygujących stanowi niemały problem dla wielu podatników. Dotychczas nie było ono wprost regulowane przepisami prawa, co sprawiło, że stanowiska Ministerstwa Finansów oraz organów skarbowych i doradców podatkowych nie były jednolite. Już od 1 stycznia br. w życie weszły zmiany, które wprost regulują zasady księgowania faktur korygujących - w dużej mierze korzystniejsze dla wszystkich przedsiębiorców niż dotychczasowe interpretacje. Szczegóły opisuje poniższy artykuł.

Księgowanie faktur korygujących do końca 2015 roku

Do końca 2015 roku kwestia faktur korygujących nie była jednoznaczna. Zdaniem Ministerstwa Finansów faktura korygująca zarówno przychody, jak i koszty nie była związana z nowym wydarzeniem gospodarczym, a z sytuacją udokumentowaną fakturą pierwotną. Korektę należało zatem zaksięgować w okresie, z którego pochodziła faktura pierwotna. Stanowisko to nie budziło wątpliwości w przypadku, gdy korekta dotyczyła zmiany ceny, błędów w stawce VAT lub innych błędów w pierwotnej fakturze.

Przyjęcie stanowiska MF skutkowało obowiązkiem cofnięcia się do okresu faktury pierwotnej, za który najczęściej został już zapłacony podatek dochodowy i VAT. Często powodowało to konieczność składania korekt deklaracji, czego, jak wiadomo, przedsiębiorcy woleliby uniknąć.

Problem pojawiał się jednak przy zwrocie towarów. W tym przypadku Ministerstwo Finansów również przyjmowało stanowisko, że podatnicy powinni cofnąć się do okresu, z którego pochodzi faktura pierwotna. Z kolei zdaniem organów skarbowych (co potwierdzają liczne interpretacje) oraz doradców podatkowych zwrot towaru odnosił się wprawdzie do pierwotnego zdarzenia, ale jest osobnym zdarzeniem. Dlatego też fakturę korygującą ich zdaniem można było ujmować zgodnie z rzeczywistą datą zwrotu.

Księgowanie faktur korygujących od 2016 roku

Księgowanie faktur korygujących przychody

Nowe zapisy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie korygowania przychodów określają, że do okresu, z którego pochodzi pierwotna faktura sprzedaży, należy się cofnąć wyłącznie, jeśli korekta dotyczy błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki.

Jeżeli korekta nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą pomyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów w okresie, w którym została wystawiona faktura korygująca. W tym przypadku nie ma już więc obowiązku cofania się do poprzednich okresów i generowania korekt deklaracji.

Uwaga!

W przypadku korygowania przychodu na minus, gdy w danym okresie nie występują żadne przychody lub ich kwota jest niższa od kwoty korekty, należy odpowiednio zwiększyć koszty.

Jeżeli ryczałtowiec koryguje przychód na minus, ale w danym okresie nie osiągnął żadnych przychodów lub osiągnął w niższej wysokości niż wartość korekty, zmniejszenia dokonuje w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Przy zmianie formy opodatkowania lub likwidacji działalności zmniejszenia lub zwiększenia przychodów dokonuje się w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją lub zmianą formy opodatkowania.

Księgowanie faktur korygujących koszty

Zasady księgowania faktur korygujących koszty są podobne do korekty przychodów. W ustawie napisano wprost, że jeśli korekta spowodowana jest błędem rachunkowym lub oczywistą pomyłką na fakturze pierwotnej, to wówczas koszt należy skorygować w dacie pierwotnej faktury zakupu. Może to spowodować konieczność cofnięcia się do poprzedniego okresu i tym samym skorygowania deklaracji VAT i wyliczenia na nowo zaliczki na podatek dochodowy.

W przypadku gdy korekta nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub oczywistą pomyłką (a więc m.in. przy zwrocie towarów, udzieleniu rabatu) to fakturę korygującą księguje się w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana.

Uwaga!

W przypadku korygowania kosztów na minus, gdy w danym okresie nie występują żadne koszty lub ich kwota jest niższa od kwoty korekty, to należy odpowiednio zwiększyć przychody.

Przy zmianie formy opodatkowania lub likwidacji działalności zmniejszenia lub zwiększenia kosztów dokonuje się w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją lub zmianą formy opodatkowania.

Podsumowując, zarówno fakturę korygującą przychody, jak i koszty przedsiębiorcy mogą zaksięgować z datą jej wystawienia bez potrzeby cofania się do poprzednich okresów, jeżeli korekta nie dotyczy błędów rachunkowych i oczywistych pomyłek (m.in. przy zwrocie towarów).

Jeżeli faktura korygująca dotyczy błędów rachunkowych i oczywistych pomyłek, to podatnicy powinni zaksięgować ją w okresie, w którym zaksięgowana jest faktura pierwotna. Powinni się wówczas liczyć z obowiązkiem ponownego wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy i skorygowania deklaracji VAT.