Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca a nota korygująca - różnice

Błąd na fakturze sprzedaży powinien zostać skorygowany. W obrocie prawnym istnieją dwa dokumenty, które często są ze sobą mylone - faktura korygująca i nota korygująca. Czym się od siebie różnią? Faktura korygująca a nota korygująca - wyjaśniamy, kto może je wystawić i w jakich sytuacjach.

Faktura korygująca a nota korygująca - kto wystawia?

Podstawową różnicą pomiędzy fakturą korygującą a notą korygującą jest podmiot uprawniony do ich wystawienia. Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca, a notę korygującą w określonych okolicznościach - nabywca faktury z błędem.

Wyróżnia się dwa typy faktur korygujących:

  • faktura korygująca dane formalne - którą sprzedawca wystawia w przypadku błędów formalnych (błąd w NIP, adresie itp.) i nie jest ona księgowana, a jedynie podpinana do faktury pierwotnej,

  • faktura korygująca pozycje faktury - którą sprzedawca wystawia w przypadku błędów w pozycjach (np. stawki VAT, ceny itp.) i podlega ona księgowaniu w ewidencjach.

Noty korygującej zazwyczaj się nie księguje - dotyczy ona jedynie formalnych błędów na wystawionej fakturze pierwotnej i wystarczające jest podpięcie jej pod nieprawidłową fakturę.

Kiedy sprzedawca może wystawić fakturę korygującą?

Sprzedawca może wystawić fakturę korygującą dane formalne, jeśli błąd dotyczy elementów opisowych faktury (numer faktury, nieprawidłowe daty, adres nabywcy itp).

Fakturę korygującą pozycje faktury wystawia się z kolei w szczególności, gdy:

  • udzielono rabatu, co wywołało zmianę ceny,

  • udzielone zostały opusty i obniżki cen,

  • towary i opakowania zostały zwrócone sprzedawcy,

  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, kwocie, stawce podatku znajdującej się na fakturze,

  • zapłata została zwrócona nabywcy w całości lub części.

Uwaga!

Powód wystawienia faktury korygującej jest niezwykle istotny z punktu widzenia jej księgowania zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy korekty.

Jeżeli korekta jest wynikiem błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki (np. mylnie wyliczona kwota VAT od wartości netto), konieczne jest cofnięcie się do okresu, w którym została ujęta pierwotna faktura.

Jeżeli natomiast faktura pierwotna została wystawiona poprawnie, a dopiero później wystąpiły okoliczności takie, jak zwrot towaru czy udzielenie opustu, księgowania dokonuje się w okresie bieżącym.

Kiedy nabywca może wystawić notę korygującą?

Nabywca faktury może wystawić notę korygującą wyłącznie, jeśli błąd dotyczy elementów opisowych faktury, czyli na przykład:

  • źle wpisany adres nabywającego bądź sprzedawcy,

  • niewłaściwy NIP,

  • błędnie podana data sprzedaży, odbioru, terminu płatności,

  • w przypadku zakupu paliwa - niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu,

  • złe oznaczenie towaru lub usługi.

Nota korygująca nie powinna być wystawiana, jeśli błędy dotyczą np. upustu lub obniżki po wystawieniu faktury, zwrotu towaru lub zapłaty (nawet częściowo) czy błędów rachunkowych np. pomyłka w naliczeniu stawki VAT, podana zła wartość towaru bądź usługi.

Uwaga!

Nie ma określonego z góry terminu na wystawienie noty korygującej. Nabywca ma prawo wystawić ją w dowolnym momencie, warto jednak zaznaczyć, że brak lub błędny NIP na fakturze uniemożliwia odliczenie VAT naliczonego z faktury zakupu.

Kiedy wystawić fakturę korygującą, a kiedy notę?

Drobne błędy na fakturze mogą zostać zmienione zarówno za pomocą faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę, jak i noty korygującej wystawionej przez nabywcę. Jednak w przypadku noty przedsiębiorcy powinni pamiętać, że nie można nią zmienić podmiotu na całkowicie inny. Takie prawo daje wyłącznie faktura korygująca.

Uwaga!

W przypadku błędu w danych nabywcy, gdy całkowicie ma on zostać zmieniony, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Wówczas sprzedawca co do zasady powinien wystawić fakturę korygującą do zera do faktury z nieprawidłowymi danymi, a następnie ponownie fakturę sprzedaży już z prawidłowymi danymi.

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej i akceptacja noty korygującej

Jeśli sprzedawca jest zobowiązany do podwyższenia podatku VAT, korekta podatku należnego powinna nastąpić bez względu na to, czy otrzymamy potwierdzenie odbioru faktury korygującej czy też nie.

Jeśli jednak korekta dotyczy obniżenia podatku VAT - konieczne jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta, które podatnik musi posiadać przed terminem złożenia deklaracji za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą.

Formą otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę może być:

  • list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

  • odesłanie faktury korygującej z podpisem oraz datą odbioru,

  • pisemne potwierdzenie odbioru,

  • elektroniczne potwierdzenie odbioru faktury korygującej,

  • fax potwierdzający odbiór korekty.

Uwaga!

Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy VAT potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest wymagane, jeśli korekta dotyczy:

  • eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

  • dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,

  • sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy oraz

  • gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

W przypadku noty korygującej wymaga się akceptacji noty przez wystawcę faktury pierwotnej. Przepisy nie wspominają o tym, że konieczne jest posiadanie podpisu na papierze - równie dobrze akceptacja może przebiec w formie elektronicznej.