Dowody księgowe - sprawdź jak je dokumentować

Dowody księgowe stanowią podstawę do ujęcia operacji w księgach rachunkowych. Dokumenty księgowe wykorzystywane przez jednostki gospodarcze muszą spełniać wymogi ustawy o rachunkowości i umożliwiać prawidłowe odzwierciedlenie rzeczywistości gospodarczej. W kontekście obrotu magazynowego dowody księgowe, takie jak przyjęcia towarów, wydania z magazynu czy przesunięcia międzymagazynowe, pozwalają nie tylko na kontrolę nad zapasami, ale również na właściwe przypisanie przychodów i kosztów do odpowiednich okresów sprawozdawczych.

Dowody księgowe w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe

Dowody księgowe są podstawą zapisów w księgach rachunkowych w związku z dokonaniem operacji gospodarczych.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Poza tym jednostka może również sporządzać następujące dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów:

zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
korygujące poprzednie zapisy;
zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zobacz też:

Dowody księgowe w obrocie magazynowym

Do dowodów wewnętrznych stosowanych w obrocie materiałowym i towarowym należą w szczególności:

„PZ – Przyjęcie z zewnątrz”,
„WZ – Wydanie na zewnątrz”,
„RW – Rozchód wewnętrzny”,
„ZW – Zwrot wewnętrzny”,
„MM – Przesunięcie międzymagazynowe”.

Dowody obrotu materiałami i towarami mają podobną formę i treść, ale ze względu na organizację i specyfikę obrotu towarowego, jednostki handlowe mogą wystawiać dowody odnoszące się wyłącznie do działalności handlowej. Dokumentami tymi są w szczególności:

protokół odbioru towarów;
wykaz towarów objętych podwyżką i obniżką cen;
dowody zwrotu towarów, protokoły zepsucia, zniszczenia i uszkodzenia towarów.

W obrocie materiałowo-towarowym poza dokumentami wewnętrznymi ważną funkcję pełnią dokumenty zewnętrzne. Dokumentami potwierdzającymi zakupy towarów i materiałów od dostawców krajowych są z reguły faktury wystawione przez dostawców, a w przypadku zakupu od dostawców zagranicznych faktury i inne dokumenty potwierdzające nabycie towarów (np. dokumenty celne, listy przewozowe). Wydanie towarów i materiałów odbiorcom zewnętrznym udokumentowane jest niezależnie od ewentualnego wystawienia dowodu wewnętrznego potwierdzającego wydanie z magazynu – fakturą, paragonem fiskalnym lub innym dokumentem.

Dowody księgowe wykorzystywane w obrocie magazynowym, tak samo jak wszelkie inne dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Dowody rzetelne to dowody zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Dowody kompletne to dowody zawierające co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przyjęcie i wydanie materiałów lub towarów do/z magazynu

Dowód „PZ – Przyjęcie z zewnątrz” służy do stwierdzenia faktu przyjęcia do magazynu materiałów lub towarów z zakupu. Dowód PZ jest sporządzany przez magazyniera w dniu przyjęcia materiałów lub towarów do magazynu.

Dowód „WZ – Wydanie na zewnątrz” ma zastosowanie w przypadku sprzedaży towarów (sporadycznie materiałów) kontrahentom, pracownikom lub ich wydania na inne cele np. w ramach darowizny. Dowód WZ wystawia osoba upoważniona z działu zaopatrzenia, koordynująca gospodarkę towarowo-materiałową.

Do ewidencjonowania operacji zakupu materiałów i towarów służą konta zespołu 3 planu kont:

konto 303 „Rozliczenie zakupu materiałów”,
konto 304 „Rozliczenie zakupu towarów”.

W przypadku dostaw na niewielką skalę jednostka może prowadzić 1 konto „Rozliczenie zakupu”, natomiast w przypadku jednostek nabywających zarówno materiały, jak i towary na szeroką skalę należy prowadzić 2 wyżej wskazane konta. Prowadzenie konta „Rozliczenie zakupu” ma na celu sprawdzenie i ustalenie m.in.:

zgodności wartości zafakturowanych przez dostawcę zapasów i opakowań z wartością faktycznie stwierdzoną w momencie ich odbioru;
obciążeń związanych z importem towarów (z tytułu cła, podatku akcyzowego oraz podatku VAT);
rozliczenia zafakturowanych przez dostawcę kosztów zakupu;
towarów w drodze (jeszcze nieprzekazanych, lecz potwierdzonych fakturami) oraz dostaw reklamowanych i postawionych do dyspozycji dostawcy;
odchyleń od cen ewidencyjnych, jeśli zapasy objęte dostawą ujmuje się w ewidencji księgowej w stałych cenach ewidencyjnych.

Kolejno dokument „RW – Rozchód wewnętrzny” stanowi podstawę do wydania materiałów do produkcji lub na inne wewnętrzne cele jednostki. Dowód „ZW – Zwrot wewnętrzny” odnosi się do materiałów pobranych uprzednio z magazynu do zużycia, a zwracanych z powodu pobrania nadmiernej ilości, a dowodów „MM – Przesunięcie międzymagazynowe” jest wystawiany w przypadku przemieszczenia materiałów lub towarów między magazynami przedsiębiorstwa.

Ewidencja obrotu magazynowego w księgach rachunkowych

Ważnym warunkiem prawidłowej gospodarki zapasami jest ich właściwa ewidencja umożliwiająca bieżącą kontrolę przychodów, rozchodów i stanu końcowego zapasów oraz ewentualne rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku. Operacje gospodarcze dotyczące materiałów i towarów są ewidencjonowane na kontach księgi głównej w ramach zespołu 3 „Materiały, towary i rozliczenie zakupu”. Uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów na kontach księgi głównej są zapisy na kontach ksiąg pomocniczych.

Na transakcję zakupu zapasów składają się zasadniczo 2 odrębnie udokumentowane operacje, a mianowicie:

otrzymanie dostawy i przyjęcie jej do magazynu potwierdzone dowodem „PZ – Przyjęcie z zewnątrz”;
otrzymanie dokumentu formalnie potwierdzającego zakup (faktury).

Otrzymanie dostawy i przyjęcie materiałów lub towarów do magazynu, czego podstawę stanowi dowód „PZ – Przyjęcie z zewnątrz” ewidencjonuje się w następujący sposób:

Wn konto 310 „Materiały” lub 330 „Towary”,
Ma konto 303 „Rozliczenie zakupu materiałów”/konto 304 „Rozliczenie zakupu towarów”.

Natomiast fakturę zakupu dokumentującą otrzymaną dostawę ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

Wn konto 303 „Rozliczenie zakupu materiałów”/konto 304 „Rozliczenie zakupu towarów”,
Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”.

Przykład 1.

Spółka z o.o. zajmująca się sprzedażą sprzętu do treningu dokonała zakupu 100 sztuk mat treningowych od dostawcy zewnętrznego. Towar został dostarczony do magazynu, co zostało udokumentowane dowodem „PZ – Przyjęcie z zewnątrz”. Wartość netto zakupionego towaru wynosi 10 000 zł, a VAT naliczony to 23%, co daje wartość brutto 12 300 zł. Jakich zapisów dokonać w księgach rachunkowych spółki?

Ewidencja zakupu towarów i przyjęcia ich do magazynu w księgach rachunkowych zostanie przeprowadzona następująco: