Prawidłowe ujęcie operacji gospodarczych w ewidencji byłoby niemożliwe bez ich właściwego pomiaru i udokumentowania. Każda operacja gospodarcza będąca przedmiotem ewidencji musi być wcześniej udokumentowana. Nie ma zatem możliwości zewidencjonowania danej operacji gospodarczej bez odpowiedniego dokumentu księgowego. W artykule przedstawiamy, kiedy ma miejsce księgowanie na podstawie PK, czyli polecenia księgowania?
Co stanowi dowody księgowe?
Dokumenty stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych określane są jako dowody księgowe. Stanowią one pisemne potwierdzenie dokonania określonej operacji gospodarczej lub stwierdzenia stanu poszczególnych zasobów i źródeł ich pochodzenia na określony moment. Od prawidłowości i wiarygodności dowodów księgowych zależy jakość informacji dostarczanych przez system rachunkowości. Dowody księgowe stanowią nie tylko podstawę zapisów księgowych, ale pełnią także ważne funkcje w razie sporu z innymi podmiotami gospodarczymi, instytucjami lub osobami oraz są ważnym narzędziem w zakresie ochrony majątku, a więc w celu rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych. Dowody księgowe po okresie sprawozdawczym są również przedmiotem analizy, kontroli i badania sprawozdawczości finansowej.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które w ustawie o rachunkowości podzielone zostały na 3 kategorie:
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
- zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
- korygujące poprzednie zapisy;
- zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
- rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Wszystkie dowody księgowe muszą odpowiadać wymogom określonym w ustawie o rachunkowości. Wymogi formalne i merytoryczne dowodów księgowych zostały określone w art. 21 i 22 tej ustawy. Wśród obowiązkowych elementów dowodów księgowych wyróżniamy:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (możliwe jest zaniechanie zamieszczania tych danych na dowodzie, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych).
Księgowanie na podstawie PK
Na mocy art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Polecenie księgowania (PK) jest dowodem wewnętrznym, sporządzanym dla udokumentowania operacji i zdarzeń gospodarczych wewnątrz jednostki. Polecenie księgowania jest dokumentem służącym w szczególności do dokumentowania w księgach rachunkowych tych zapisów, które nie mogą być udokumentowane za pomocą specjalnie przeznaczonych do tego celu dowodów źródłowych, np. zaksięgowanie naliczonej amortyzacji, umorzenia albo różnic kursowych. Polecenie księgowania wykorzystywane jest także do ewidencjonowania sum zbiorczych wynikających z różnych zestawień lub rejestrów źródłowych dokumentów księgowych, np. wynagrodzeń za dany miesiąc na podstawie zbiorczego zestawienia list płac.
Dowód PK jest szczególnym rodzajem dowodu wewnętrznego, nazywany także dowodem wtórnym, ponieważ podstawą do jego sporządzenia są inne dowody źródłowe dokumentujące operacje gospodarcze występujące w danej jednostce. Sam dokument polecenia księgowania nie odzwierciedla przeprowadzonej operacji gospodarczej. Celem jego sporządzenia jest wyłącznie dokonanie zapisu księgowego. PK może być np. wykorzystywany przez jednostkę do przeksięgowania wyniku finansowego do rozliczenia pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W tym przypadku polecenie księgowania jest sporządzane na podstawie uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. PK może być stosowane także w celu otwarcia lub zamknięcia ksiąg rachunkowych czy w przypadku rozliczeń międzyokresowych kosztów lub przychodów w części przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy.
Polecenie księgowania jest także dowodem wewnętrznym korygującym poprzednie zapisy w księgach rachunkowych. PK stanowi więc podstawę dokonania zapisu. Dokument ten określa sposób, w jaki będzie dokonane poprawienie błędnego zapisu.
PK należy sporządzić w 1 egzemplarzu. Polecenie księgowania powinno zawierać co najmniej:
- rodzaj dowodu (polecenie księgowania – PK);
- numer identyfikacyjny;
- stronę dokonującą operacji gospodarczej;
- datę sporządzenia;
- datę, pod którą należy dokonać księgowania;
- dowód, na podstawie którego dokonuje się księgowania;
- treść dotyczącą zdarzenia;
- symbol konta, stronę (Wn lub Ma) i kwotę do księgowana;
- sumę kwot obrotów po stronie Wn i Ma;
- liczbę załączników;
- podpis osoby sporządzającej, sprawdzającej, zatwierdzającej i księgującej.
Polecenie księgowania nie musi być wystawiane ręcznie, dopuszczalne jest jego sporządzenie przy użyciu programu komputerowego. Zgodnie z art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
- uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
- możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
- stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
- dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
