Poradnik Przedsiębiorcy

Korekta faktury - kiedy zachodzi konieczność jej wystawienia?

Korygowanie faktur to zarówno obowiązek, jak i przywilej przedsiębiorców. Jest on tak samo ważny dla nabywców oraz odbiorców biorących udział w transakcjach gospodarczych. W jakich przypadkach powinna być używana korekta faktury

Korekta faktury a nota korygująca

Korekta faktury to dokument za pomocą, którego można zmieniać dane na fakturze pierwotnej. Jednak nie zawsze konieczne jest wystawianie korekty faktury. Czasami wystarczy nota korygująca

Ważne!

Korektę faktury może wystawić jedynie sprzedawca, tzn. wystawca faktury pierwotnej. Natomiast notę korygującą wystawia tylko i wyłącznie nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą błędy. 

W sytuacji, kiedy na fakturze należy dokonać zmiany danych, takich jak:

  • ilość,
  • kwota,
  • stawka VAT,

niezbędna w tym celu jest korekta faktury. Natomiast do zmiany pozostałych danych może posłużyć nota korygująca. Jeśli jednak sprzedawca dostrzeże błąd w innej pozycji, może także wystawić korektę faktury, nie czekając aż nabywca sporządzi notę korygującą. Fakturę korygującą można bowiem zastosować do poprawienia wszystkich pozycji faktury. 

Jeśli faktura pierwotna uległa zniszczeniu, nie należy wystawiać korekty faktury. Konieczne jest sporządzenie duplikatu.

W przypadku wystawienia faktury korygującej zmniejszającej kwotę podatku zazwyczaj sprzedawca musi otrzymać potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę.

Elementy faktury korygującej

Niezbędne elementy, jakie powinna zawierać korekta faktury, zostały określone w art. 106j, ust. 2 ustawy o VAT. Zalicza się do nich:

  • numer i datę wystawienia korekty;
  • wyrazy: “FAKTURA KORYGUJĄCA” lub “KOREKTA”;
  • istotne dane z faktury pierwotnej, m.in. numer faktury, datę wystawienia, nazwę towaru lub usługi, których korekta dotyczy;
  • przyczynę korekty;
  • jeśli korekta powoduje zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, wówczas powinna zawierać kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego;
  • prawidłową treść korygowanych pozycji.

Korekta faktury a rozliczenie VAT

Korekta faktury będzie powodować z jednej strony powstanie obowiązku podatkowego, a z drugiej da prawo do odliczenia VAT. Wszystko zależy od tego, czy korekta podwyższa, czy też obniża wartość podstawy opodatkowania.

Korekta faktury VAT in minus u dostawcy

W sytuacji, gdy mamy do czynienia z korektą faktury “in minus”, obniżenia kwoty podatku dokonuje się na bieżąco, a więc nie ma potrzeby korygowania podatku VAT wstecz.

Korekty można dokonać w okresie jej wystawienia, jeśli podatnik uzyska potwierdzenie otrzymania korekty faktury przez nabywcę przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej.

Przykład 1.

Dostawca towaru lub usługi koryguje fakturę in minus z kwietnia, przy czym korektę tej faktury wystawia w maju. 10 czerwca otrzymał potwierdzenie, iż korekta faktury dotarła do nabywcy 29 maja.

W tej sytuacji korektę należy ująć w deklaracji za maj, składanej do 25 czerwca.

Jeśli podatnik uzyska potwierdzenie otrzymania korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres, przysługuje mu prawo do zaliczenia danej korekty do okresu rozliczeniowego, w którym uzyskał potwierdzenie.

Przykład 2.

Dostawca towaru lub usługi koryguje fakturę “in minus” z kwietnia, wystawiając jej korektę w maju. 26 czerwca otrzymał potwierdzenie, że korekta faktury dotarła do nabywcy 29 maja.

Korektę tę należy ująć w deklaracji za czerwiec.

Korekta faktury VAT in plus u dostawcy

Jeśli chodzi o korektę faktury “in plus”, moment jej rozliczenia jest zależny od powodu korekty. W sytuacji, gdy przyczyna zmian powstała podczas wystawiania faktury pierwotnej, wówczas korektę należy przeprowadzić za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Natomiast, kiedy jest wynikiem późniejszych działań, to jej rozliczenia trzeba dokonać w okresie, w którym miały miejsce przyczyny będące powodem korekty.

Korekta faktury VAT in minus u nabywcy

Korekty faktur, które obniżają wartość VAT naliczonego, ujmuje się w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeśli jednak nabywca w tym okresie nie dokonał redukcji podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającej z korekty, wówczas powinien dokonać zmniejszenia kwoty podatku naliczonego za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

W sytuacji, kiedy pomimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej nabywca jej nie otrzymał, to ma on obowiązek do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym dowiedział się o powstaniu korekty.

Korekta faktury VAT in plus u nabywcy

Korekty faktur “in plus” ujmuje się w okresie wystąpienia korekty lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.