Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnymi ryzykami, w tym możliwością wystąpienia zdarzeń losowych, które mogą spowodować uszkodzenie składników majątku jednostki. Naprawa składnika majątku w następstwie zdarzenia losowego wymaga właściwego ujęcia w księgach rachunkowych zarówno poniesionych kosztów, jak i otrzymanego odszkodowania.
Zdarzenia losowe w ustawie o rachunkowości
Zdarzenia losowe stanowią element ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej. Ustawa o rachunkowości ani ustawy podatkowe nie zawierają definicji pojęcia „zdarzenie losowe”. Przyjmuje się, że należy przez nie rozumieć wydarzenie, na które człowiek nie ma wpływu, które pojawia się nagle, nieoczekiwanie i pociąga za sobą przemijające, usuwalne skutki lub następstwa nieodwracalne. Takie objaśnienie zdarzenia losowego podają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych. Do typowych zdarzeń losowych należą zatem powodzie, wichury, ulewy, gradobicia czy trzęsienia ziemi, jak jednak pokazała pandemia CIVID-19, to nie tylko incydentalne przypadki, mogą to być również wydarzenia o skutkach powszechnie występujących.
Ewidencja zdarzeń losowych w księgach rachunkowych
Zdarzenia losowe zaliczane są do kategorii pozostałych kosztów lub przychodów operacyjnych, są to bowiem zdarzenia niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością operacyjną jednostki. Wynika to wprost z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. i, zgodnie z którym przez pozostałe koszty i przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane ze zdarzeniami losowymi. Oznacza to, że skutki zdarzeń losowych ujmowane są na kontach 761 „Pozostałe koszty operacyjne” i 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Warto do kont 760 i 761 stworzyć stosowną analitykę, wyszczególniając w ten sposób w planie kont koszty i przychody związane ze zdarzeniami losowymi.
Należy przy tym podkreślić, że nie jest możliwe kompensowanie kosztów i przychodów związanych ze zdarzeniami losowymi, co oznacza, że kwotę tego typu kosztów i przychodów ewidencjonuje się oddzielnie. Brak możliwości kompensowania kosztów i przychodów związanych ze zdarzeniami losowymi wynika z art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości, przepis ten wskazuje bowiem na odrębne ustalanie wysokości pozostałych przychodów operacyjnych i pozostałych kosztów operacyjnych. Mając na uwadze przepis art. 7 ust. 3 UoR, ujmując w księgach rachunkowych koszty i przychody dotyczące zdarzeń losowych, trzeba uwzględnić zasadę ostrożności, co oznacza, że w wyniku finansowym należy ująć wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne. Przy czym zdarzenia te należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 7 ust. 2 UoR). Prawidłowe ujęcie zdarzenia losowego w księgach rachunkowych pozwala na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej jednostki oraz zachowanie zgodności z zasadami rachunkowości.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada farmę fotowoltaiczną, której część instalacji została zniszczona na skutek uderzenia pioruna. Konieczna była wymiana kilku paneli oraz naprawa falownika. Spółka otrzymała odszkodowanie od ubezpieczyciela związane ze zdarzeniem losowym. Czy w takim przypadku można ująć koszty naprawy i otrzymane odszkodowanie z ubezpieczalni per saldo?
Nie, poniesione koszty i uzyskane przychody związane ze zdarzeniem losowym należy wykazać odrębnie w księgach rachunkowych. Koszty związane z wymianą paneli i naprawą falownika ewidencjonuje się na koncie 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, a przychody z tytułu odszkodowania z zakładu ubezpieczeń ujmuje się na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Koszt naprawy obciąża zatem pozostałe koszty operacyjne, natomiast odszkodowanie zwiększa pozostałe przychody operacyjne, co pozwala na prawidłową prezentację wyniku finansowego.
Naprawa składnika majątku i odszkodowanie związane ze zdarzeniem losowym – ewidencja w księgach rachunkowych
Koszty i przychody związane ze zdarzeniem losowym zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych i pozostałych przychodów operacyjnych jednostki. Oznacza to, że poniesione przez jednostkę straty w wyniku zdarzeń losowych oraz koszty dotyczące usuwania skutków tych zdarzeń ewidencjonuje się na koncie 761 „Pozostałe koszty operacyjne”.
Wydatki związane z naprawą składnika majątku uszkodzonego na skutek zdarzenia losowego można ująć w księgach rachunkowych zapisem:
- Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”;
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” lub konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Podmiot wykonujący usługę naprawy składnika majątku).
Z kolei przychody związane ze zdarzeniami losowymi, takie jak otrzymane odszkodowanie z ubezpieczalni w związku z uszkodzeniem składnika majątku wskutek zdarzenia losowego, ewidencjonowane są na koncie 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” zapisem:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z ubezpieczycielem);
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Przykład 2.
Spółka z o.o. posiada wiatę magazynową, która została uszkodzona na skutek silnego wiatru. W związku z tym konieczna była jej naprawa, a spółka otrzymała odszkodowanie z polisy ubezpieczeniowej. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych jednostki naprawę składnika majątku o odszkodowanie związane ze zdarzeniem losowym?
Koszt naprawy wiaty magazynowej:
- Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Podmiot wykonujący usługę naprawy wiaty magazynowej).
Otrzymane odszkodowanie:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z ubezpieczycielem);
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
