Pracodawca, ustalając wynagrodzenie pracowników, jest zobowiązany do prawidłowego naliczenia i odprowadzenia do urzędu zarówno składki ZUS, i jak zaliczki na podatek dochodowy. Prawidłowe ustalenie tej zaliczki ściśle określone jest w przepisach. Na wysokość pobranego podatku wpływają zastosowane koszty uzyskania przychodu oraz kwota zmniejszająca podatek. Od poprzedniego roku zmieniły się znacznie przepisy dotyczące kwoty zmniejszającej podatek. W poniższym artykule rozjaśniamy tę kwestię!
Co to jest kwota zmniejszająca podatek?
Kwota zmniejszająca podatek jest to kwota, o którą podatnik (pracodawca) zmniejsza naliczoną w miesiącu zaliczkę na podatek.
Z kolei wysokość kwoty zmniejszającej podatek zależna jest od kwoty wolnej od podatku.
Kwota zmniejszająca podatek od 1 lipca 2022 roku wynosi 300 zł miesięcznie i ustalana jest w następujący sposób:
- 30 000 zł (kwota wolna od podatku) × 12% (stawka podatku) = 3600 zł;
- 3600 zł / 12 miesięcy = 300 zł miesięcznie.
Zasady korzystania z kwoty zmniejszającej podatek do końca 2022 roku
Do końca 2022 roku pracownik, który chciał skorzystać z kwoty zmniejszającej podatek, musiał przekazać pracodawcy oświadczenie PIT-2. Mogły je złożyć osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, które:
- nie otrzymywały emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika albo otrzymują emeryturę lub rentę za pośrednictwem płatnika i złożyły wniosek, o którym mowa w art. 34 ust. 2a;
- nie otrzymywały świadczeń z FP lub z FGŚP;
- nie osiągały dochodów z:
działalności gospodarczej,
najmu lub dzierżawy.
Ponadto podatnik mógł złożyć oświadczenie PIT-2 tylko jednemu płatnikowi. W praktyce rozwiązanie to było niedostosowane do osób, które były zatrudnione u kilku pracodawców z mniejszym wynagrodzeniem i tym samym nie wykorzystywały całej przysługującej im kwoty zmniejszającej podatek.
Co zmieniło się od 1 stycznia 2023 roku w zakresie kwoty zmniejszającej podatek?
Od nowego roku zaczęły obowiązywać rewolucyjne zmiany dotyczące ustalania zaliczki na podatek dochodowy pracowników oraz stosowania kwoty zmniejszającej podatek.
Wzór PIT-2
Od 2023 roku wzór oświadczenia PIT-2 nosi nazwę „Oświadczenia/Wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych”. Wzór jest bardzo rozbudowany i znajdują się w nim wszystkie oświadczenia i wnioski, które wpływają na ustalenie zaliczki na podatek dochodowy. Co ważne, wzór oświadczenia jest tylko propozycją i pracownik może składać go w innej formie przyjętej u danego pracodawcy. Oświadczenia można także składać i wycofywać w dowolnym momencie w roku i w dowolnym momencie zatrudnienia.
Kto może składać PIT-2?
Kolejną zasadniczą zmianą jest to, że został znacznie poszerzony katalog osób, które będą mogły złożyć PIT-2, czyli zastosować kwotę zmniejszającą podatek. Od 1 stycznia 2023 roku możliwe jest odliczanie kwoty zmniejszającej podatek od przychodów osiąganych z:
- wynagrodzenia za pracę na etacie (umowa o pracę, stosunek służbowy, praca nakładcza, spółdzielczy stosunek pracy);
- umów zleceń;
- umów o dzieło;
- kontraktów menedżerskich;
- praktyk absolwenckich;
- umów o zarządzanie.
Podział kwoty zmniejszającej podatek
Dopełnieniem powyższych zmian i kluczową modyfikacją jest podział kwoty zmniejszającej podatek. Otóż od 2023 roku podatnik może złożyć wniosek o zastosowanie kwoty zmniejszającej podatek u maksymalnie 3 płatników. Oznacza to, że podatnik może wskazać w oświadczeniu składanym płatnikowi, czy ma on zmniejszać zaliczkę o kwotę stanowiącą:
- 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł), czy
- 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł), czy
- 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł).
Co ważne, to na podatniku, nie zaś na pracodawcy, ciąży obowiązek, aby pilnować limitu kwoty zmniejszającej podatek, która w sumie nie może przekroczyć 300 zł miesięcznie.
Kwota zmniejszająca podatek w praktyce
Wprowadzone zmiany powodują, że podatnik może znacznie elastyczniej decydować o zastosowaniu kwoty wolnej przez płatnika. Zmiana ta jest korzystna dla wieloetatowców, którzy do tej pory mogli wskazać tylko jednego pracodawcę do stosowania zmniejszenia. Jak już zostało wspomniane, kwota zmniejszająca podatek nie może przekroczyć sumy 300 zł miesięcznie, bez względu na to, ilu płatnikom składa się oświadczenia PIT-2.
Przyjrzymy się, jak praktyce wygląda zastosowanie kwoty zmniejszającej podatek od 2023 roku.
Jedna umowa z jednym pracodawcą
Jeśli pracownik posiada tylko jedną umowę z jednym pracodawcą, to może złożyć PIT-2 z wnioskiem o zastosowanie całej kwoty zmniejszającej podatek, czyli 1/12 – 300 zł. Co ważne, jeśli pracownik w poprzednich latach złożył już PIT-2 i jego sytuacja nie uległa zmianie, to nie ma obowiązku od 2023 roku składać takiego wniosku ponownie.
Przykład 1.
Pani Anna jest zatrudniona od 2019 roku i już na początku zatrudnienia złożyła pracodawcy PIT-2. Jej sytuacja nie uległa zmianie, czy mimo to powinna złożyć nowy PIT-2?
Pani Anna nie musi składać pracodawcy nowego oświadczenia PIT-2, a pracodawca nadal stosuje całą kwotę zmniejszającą podatek w kwocie 300 zł.
Przykład 2.
Czy pracownik, który u danego pracodawcy ma wypłacany zasiłek, powinien złożyć również kolejny PIT-2?
Nie, płatnik wypłacający zasiłek pobiera jedną zaliczkę od łącznej kwoty wynagrodzenia i zasiłku. Pracownik składa więc jeden PIT-2, jeśli chce upoważnić tego płatnika do pomniejszania zaliczki na podatek.
Kilka umów z jednym pracodawcą
Częstym przypadkiem jest to, że jeden pracownik posiada kilka różnych umów z tym samym podmiotem, np. łączy zatrudnienie na podstawie umowy o pracę z umową zlecenie. W takiej sytuacji podatnik powinien złożyć oświadczenie PIT-2 dla każdej z umów, ponieważ są one osobnymi źródłami jego dochodu.
Przykład 3.
Pracownik w jednej firmie posiada następujące umowy: umowę o pracę, kontrakt menedżerski oraz umowę zlecenie. Czy powinien złożyć jedno oświadczenie PIT-2, czy osobno dla każdej umowy?
Osoba ta powinna złożyć w tym przypadku 3 informacje PIT-2, wynika to bowiem z tego, że z tych 3 źródeł pobierana jest odrębna zaliczka na podatek. Łączna kwota pomniejszenia nie może być większa niż 300 zł. Tym samym na każdym oświadczeniu powinna być zaznaczona opcja 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł).
Jak zostało wspomniane, to na podatniku ciąży obowiązek prawidłowego składania oświadczeń. Natomiast jeśli w praktyce płatnikiem jest ten sam podmiot i złożone przez pracownika oświadczenia przekroczą 300 zł ulgi w miesiącu, pracodawca powinien wyjaśnić tą sytuację z pracownikiem, ponieważ nie powinien zastosować w miesiącu kwoty zmniejszającej powyżej 300 zł.
Kilka umów z różnymi płatnikami
W przypadku, kiedy podatnik ma kilka umów z różnymi podmiotami, sam decyduje komu i w jakiej części składa oświadczenia PIT-2 przy zachowaniu zasady, że nie może przekroczyć 3 płatników i kwoty 300 zł miesięcznie. Natomiast zgodnie z założeniami to podatnik decyduje, gdzie i w jakiej części chce skorzystać z kwoty wolnej.
Przykład 4.
Pracownik od 2015 roku pracuje w danej firmie na umowie o pracę, złożył wówczas PIT-2 w swojej firmie. W 2024 roku zaczął pracę u tego samego pracodawcy na umowę zlecenie. Czy ten PIT-2 nadal obowiązuje, czy pracownik do umowy zlecenie powinien złożyć osobny dokument?
Stare oświadczenia PIT-2 nadal zachowują moc i obowiązują do ustania stosunku zatrudnienia, czyli do umowy o pracę PIT-2 nie musi być ponownie składany. Natomiast jeśli podatnik będzie chciał korzystać z kwoty zmniejszającej z obu tytułów, to powinien złożyć nowy PIT-2 obu płatnikom z wybraną opcją 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł).
Przykład 5.
Pani Anna posiada jednocześnie 5 umów zlecenie. Komu może złożyć oświadczenie PIT-2?
Może złożyć maksymalnie 3 oświadczenia (każde na maksymalnie 1/36 kwoty zmniejszającej podatek – 100 zł). Sama decyduje, którym płatnikom je złoży, kiedy oraz w jakim momencie je wycofa.
Przykład 6.
Pan Adam jest zatrudniony na podstawie dwóch umów o pracę z dwoma różnymi pracodawcami. Chciałby całą kwotę zmniejszającą wykorzystać w ramach jednej umowy. Czy to możliwe?
Tak. Pan Adam, mimo że posiada dwie umowy o pracę, może złożyć PIT-2 tylko jednemu pracodawcy i z tego jednego tytułu wykorzystać całą kwotę zmniejszającą podatek, tj. 300 zł.
Umowa o pracę i działalność gospodarcza
Do końca 2022 roku podatnik, który prowadził działalność gospodarczą, nie mógł złożyć pracodawcy PIT-2. Aktualnie podatnik może złożyć płatnikowi PIT-2, nawet jeśli prowadzi działalność gospodarczą. W rezultacie podatnik zgodnie z prawem może skorzystać w trakcie roku z dwóch kwot wolnych od podatku (30 000 zł w ramach stosunku pracy i 30 000 zł w ramach działalności gospodarczej), natomiast ewentualną niedopłatę podatku wykaże dopiero w zeznaniu rocznym.
Umowa o pracę i renta lub emerytura
Osoby, które mają przyznane prawo do emerytury lub renty i pobierają świadczenie z tego tytułu, mają stosowną kwotę zmniejszającą podatek „z urzędu” przez organ rentowy. Do końca 2022 roku podatnik musiał złożyć do ZUS-u wniosek EPD-18 Wniosek/Wycofanie wniosku o pobieranie zaliczki na podatek dochodowy bez pomniejszenia o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Dopiero wtedy podatnik mógł złożyć PIT-2 u pracodawcy. Od 2023 roku może dzielić kwotę zmniejszającą podatek między otrzymywane świadczenie wypłacane przez organ rentowy a pracodawcę. W tym celu należy złożyć PIT-2 zarówno pracodawcy, jak i organowi rentowemu z wypełniony blokiem D.
Pracodawcę obowiązują terminy
Jak można przeczytać w art. 31a ust. 5 ustawy o pdof, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie lub wniosek mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględni to oświadczenie lub ten wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał. Istnieje wyjątek od tej kwestii i jest nim organ rentowy, który posiada dłuższy termin, a mianowicie oświadczenie musi uwzględnić najpóźniej od drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.
Zmiany podatkowe, które zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2023 roku, mają na celu dać podatnikom większą elastyczność w rozliczaniu podatku. Dzięki temu podatnicy mogą już w trakcie roku spożytkować większość kwoty zmniejszającej podatek i dzięki temu płacić mniejszy podatek, a tym samym otrzymywać wyższe wynagrodzenie netto (na rękę) już w trakcie roku, a nie dzięki zwrotowi nadpłaconego podatku po rozliczeniu rocznym. Niemniej jednak, jak każda zmiana w prawie, wymaga szczególnej uwagi, aby prawidłowo stosować nowe przepisy w praktyce.
