Poradnik Przedsiębiorcy

Błędnie zastosowana przez pracodawcę kwota zmniejszająca podatek

Pracodawca pełniący funkcję płatnika ma obowiązek pobierania od pracownika zaliczek na poczet podatku dochodowego. Pracownik ma prawo do skorzystania z kwoty zmniejszającej podatek już na etapie miesięcznych zaliczek. Natomiast w niniejszym artykule zastanowimy się, jakie skutki podatkowe wywołuje błędnie zastosowana przez pracodawcę kwota zmniejszająca podatek.

Zasady pobierania zaliczki przez pracodawcę

W przypadku osób wykonujących zadania na podstawie umowy o pracę zaliczki na poczet podatku są pobierane przez zakład pracy z ich wynagrodzenia. W takiej sytuacji pracodawca pełni funkcję płatnika, czyli podmiotu zobowiązanego do obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na konto właściwego urzędu skarbowego w imieniu podatnika.

Zaliczki są pobierane zgodnie ze skalą podatkową określoną w art. 27 ustawy PIT. Ten sam przepis wprowadza kwotę wolną od podatku, która w wariancie podstawowym wynosi 525,12 zł. Owa kwota zmniejszająca podatek może być uwzględniona w miesięcznych zaliczkach pobieranych przez pracodawcę.

Stanowi o tym art. 32 ust. 3 ustawy PIT, gdzie możemy przeczytać, że zaliczkę pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie PIT-2, w którym stwierdzi, że:

  1. nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;

  2. nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;

  3. nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3;

  4. nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

  5. ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Złożenie przez pracownika oświadczenia PIT-2 obliguje pracodawcę do uwzględniania w pobieranych miesięcznych zaliczkach na podatek dochodowy kwoty wolnej od podatku. Jest ona dzielona na liczbę miesięcy w roku.

Sytuacje, gdy pracodawca nie stosuje kwoty zmniejszającej zaliczkę

W ustawie PIT uregulowano również takie przypadki, w których pracodawca nie stosuje kwoty zmniejszającej podatek.

Chodzi o zapisy art. 32 ust. 1e ustawy PIT, gdzie wskazano, że jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, iż za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali (tj. 85 528 zł), płatnik pobiera zaliczki bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek od miesiąca, w którym otrzymał oświadczenie, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez takiego pomniejszenia.

Dodatkowo możemy podkreślić, że na mocy art. 41a ustawy PIT pracodawcy będący płatnikami, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali (tj. 32% zamiast 17%).

Pojawia się pytanie, w jakich sytuacjach ww. wnioski podatnika mogą być uzasadnione.

Otóż, jeżeli pracownik nie złoży ww. oświadczeń, a pracodawca będzie początkowo pobierał zaliczki według niższej stawki podatkowej i z uwzględnieniem kwoty wolnej, to następnie w zeznaniu rocznym podatnik będzie miał sporą kwotę do dopłaty podatku. Może zatem się okazać, że lepszym rozwiązaniem jest zgoda na pobór większych zaliczek miesięcznych w trakcie roku.

Z powyższych regulacji wynika, że mamy do czynienia z dwoma oświadczeniami:

  • o zaniechaniu stosowania kwoty zmniejszającej podatek;

  • o pobieraniu zaliczek miesięcznych według stawki 32%;

Można zatem zastanowić się, jakie są relacje pomiędzy ww. oświadczeniami, a wspomnianym już PIT-2.

Przywołane przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek pobierania i obliczania zaliczki na podatek przy zastosowaniu wyższej stawki podatkowej, nie odnoszą się natomiast do obowiązku płatnika dotyczącego stosowania przy obliczaniu zaliczek na podatek kwoty zmniejszającej podatek. Jak wyjaśniono wyżej, warunkiem stosowania kwoty zmniejszającej podatek jest złożenie przez pracownika oświadczenia (PIT-2).

Zatem w sytuacji, gdy dochód pracownika u danego pracodawcy nie przekroczy kwoty 85 528 zł, płatnik powinien stosować kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek, pomimo złożenia przez pracownika wniosku o podwyższenie stopy podatku, o którym mowa w art. 41a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy założeniu, że pracownik ten złożył przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym oświadczenie PIT-2.

Do momentu, w którym dochód pracownika nie przekracza 85 528 zł, możliwe jest stosowanie kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek, jeżeli pracownik złoży we właściwym terminie oświadczenie PIT-2. Stosowanie kwoty zmniejszającej podatek jest obowiązkiem pracodawcy, nawet w sytuacji gdy pracownik złoży wniosek o zastosowanie wyższej stawki podatkowej na etapie pobierania zaliczki.

Błędnie zastosowana przez pracodawcę kwota zmniejszająca podatek

Wyobraźmy sobie teraz sytuację, że pracodawca błędnie stosuje kwotę zmniejszającą podatek już po przekroczeniu przez pracownika dochodu na poziomie 85 528 zł, albo też stosuje kwotę zmniejszającą podatek pomimo złożenia przez pracownika oświadczenia z art. 32 ust. 1e ustawy PIT.

W takiej sytuacji za niepobrany w odpowiedniej wysokości podatek odpowiedzialność ponosi pracodawca. Zgodnie z treścią art. 30 Ordynacji podatkowej płatnik nie ponosi odpowiedzialności tylko w przypadku winy podatnika, przy czym w analizowanym stanie faktycznym z taką sytuacją nie mamy do czynienia.

W rezultacie to pracodawca jako podmiot ponoszący odpowiedzialność podatkową zobligowany jest do dopłaty niewłaściwie obliczonej zaliczki.

Jeżeli pracodawca nie pobrał zaliczek na podatek dochodowy w prawidłowych wysokościach, jak również nie odprowadził do ich organu podatkowego należnych zaliczek, to wówczas sytuacja taka stanowić będzie dla płatnika zaległość podatkową, od której należne są odsetki za zwłokę.

Bez znaczenia dla przedmiotowej sytuacji pozostaje fakt, czy pracodawca odzyska, czy też nie, wpłaconą kwotę poprzez potrącenie z wynagrodzenia pracownika, czy też odstąpi od tego potrącenia. Odzyskanie środków od pracownika nie wpływa na odpowiedzialność pracodawcy, gdyż z uwagi na brak zawinienia ze strony podatnika jedynym podmiotem odpowiedzialnym względem urzędu skarbowego będzie płatnik.

Odzyskanie kwoty będą regulować przepisy prawa cywilnego, a nie prawa podatkowego. Natomiast pozostając w sferze podatków, należy wskazać, że fiskus wyda decyzję o odpowiedzialności względem pracodawcy i to od niego będzie egzekwował zaległość podatkową. Taka egzekucja w przypadku braku winy pracownika nie będzie prowadzona wobec podatnika.

Dodatkowo należy wspomnieć o odpowiedzialności karnej skarbowej, jaką może ponieść pracodawca. Otóż w myśl art. 78 §  1 kks płatnik, który nie pobiera podatku albo pobiera go w kwocie niższej od należnej podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Pobór zaliczek przez płatnika we właściwej wysokości jest jego ustawowym obowiązkiem. W sytuacji błędnego zastosowania przez pracodawcę kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek, gdy nie ma mowy o zawinieniu ze strony pracownika, odpowiedzialność podatkową oraz karną skarbową ponosi płatnik.

Przechodząc do podsumowania naszego artykułu, należy wskazać, że w sytuacji błędu ze strony pracodawcy to on ponosi odpowiedzialność za niewłaściwie pobrane zaliczki z uwagi na niewłaściwie zastosowaną kwotę zmniejszającą podatek.