W toku prowadzenia działalności gospodarczej nagrywanie rozmów z klientami może okazać się niezwykle istotne, chociażby w dokumentowaniu zawartych w ich trakcie umów i ich warunków. Czy nagrywanie przez przedsiębiorcę rozmów z klientem jest dozwolone? Jakie kryteria musi spełnić przedsiębiorca, by nagrywanie było legalne? Dowiesz się z niniejszego artykułu.
Odpowiedzialność karna – czy możliwa?
Zgodnie z art. 267 Kodeksu karnego kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując albo omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne lub inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Tej samej karze podlega, kto w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniony, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem. Ściganie powyższych przestępstw następuje na wniosek pokrzywdzonego.
Warto zwrócić uwagę, że ze wskazanej kwalifikacji karane będzie jedynie działanie polegające na dostępie do informacji, do której otrzymania nagrywający nie był uprawniony. Z założenia zatem przepis ten nie znajdzie zastosowania do przypadków nagrywania przez przedsiębiorcę własnej rozmowy o charakterze biznesowym z klientem, która z natury rzeczy zawiera informacje przeznaczone dla rozmówcy.
Wykorzystanie nagrań w procesie
Nielegalnie pozyskane nagranie może stać się potencjalnym dowodem w sprawie karnej, a przynajmniej w przepisach prawa nie ma zasady, która automatycznie uniemożliwiałaby powołanie w postępowaniu takich dowodów.
Podobnie dzieje się w postępowaniu cywilnym, jak wskazuje orzecznictwo: „Przepis art. 308 kpc nie rozróżnia nagrań legalnych i nielegalnych. Treść tego przepisu jest jasna. Nie wyklucza dowodu z nagrań rozmów, bez zgody i wiedzy osób uczestniczących w rozmowie. Znaczenie takiego dowodu podlega ocenie w indywidualnej sprawie. Ocena dowodów ma ostatecznie znaczenie w aspekcie treści norm prawa materialnego, które sąd suwerennie stosuje. Podstawą stosowania prawa materialnego powinien być rzeczywisty stan faktyczny i temu może służyć dowód z nagrania, z uwzględnieniem sytuacji, w jakiej dochodzi do nagrania, w tym pewnej przewagi nagrywającego, jeśli nie nawet manipulacji. Ocena dowodu odbywa się na tle całej sprawy, materiału, twierdzeń i stanowisk stron, innymi słowy nagranie może być dowodem. Nie można orzeczniczo wykreować zakazu stosowania takiego dowodu, gdyż byłoby to sprzeczne z ustawą i prawem do sprawiedliwego rozpoznania sprawy” [postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 13 stycznia 2022 roku, II PSK 203/21].
Nagrywanie rozmów z klientami a RODO
Dane osobowe zgodnie z RODO oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to taka, którą można bezpośrednio lub pośrednio rozpoznać, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Czynnikiem tym może być również głos klienta utrwalony na nagraniu z rozmowy telefonicznej, w szczególności gdy prócz głosu identyfikują go również inne informacje i czynniki.
Mając powyższe na uwadze, przedsiębiorca rozważający legalność nagrywania rozmów z klientami powinien przeanalizować, czy posiada ważną podstawę prawną do przetwarzania danych w postaci takiego nagrania.
Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w takich przypadkach i w takim zakresie, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
- osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
- przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Zgodnie z motywami RODO podstawą prawną przetwarzania mogą być prawnie uzasadnione interesy administratora, o ile w świetle rozsądnych oczekiwań osób, których dane dotyczą, opartych na ich powiązaniach z administratorem, nadrzędne nie są interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, do której dane się odnoszą. Zgodnie z RODO, aby stwierdzić istnienie prawnie uzasadnionego interesu, należy w każdym przypadku przeprowadzić dokładną ocenę, w tym ocenę tego, czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki, by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu.
Jeżeli podstawą przetwarzania nagrań rozmów ma być zgoda rozmówcy, trzeba mieć na uwadze fakt, że w myśl RODO powinna być ona wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności prezentujące odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia. Może to polegać również na zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych. Dopuszczalne jest zatem wyrażenie zgody poprzez kontynuowanie rozmowy po poinformowaniu, że takie zachowanie oznaczać będzie zgodę na nagrywanie.
Przedsiębiorca nagrywający rozmowę z klientem jako administrator danych osobowych zobowiązany jest przekazać klientowi następujące informacje:
- swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
- gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
- cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną przetwarzania;
- jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu administratora – prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią;
- informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
- gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach, a także informację o sposobach uzyskania kopii tych zabezpieczeń bądź o miejscu ich udostępnienia.
Ponadto podczas pozyskiwania danych osobowych administrator podaje osobie, której dane dotyczą, następujące inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:
- o okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe – o kryteriach jego ustalania;
- o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
- jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody klienta – informację o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
- o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
- czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym bądź warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
- o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.
