Tłumaczenie dokumentów w biurze rachunkowym - obowiązek klienta czy biura?

Biuro rachunkowe wykonuje między innymi czynności polegające na usługowym prowadzeniu ksiąg handlowych, ksiąg podatkowych, przekazywaniu do urzędu skarbowego deklaracji podatkowych oraz wiele innych zadań. Jednym z nietypowych, acz pojawiających się często może być tłumaczenie dokumentów przedsiębiorcy wyrażonych w języku obcym. Jakie typowe zadania wykonuje zatem biuro rachunkowe? Czy poza standardowymi zadaniami jego obowiązkiem jest tłumaczenie dokumentów klienta sporządzonych w języku obcym? Tłumaczenie dokumentów w biurze rachunkowym - obowiązek klienta czy biura? Wyjaśniamy!

Czym jest usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Na mocy art. 76a ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm., zwanej dalej ustawą o rachunkowości) usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 i 1495 oraz z 2020 r. poz. 424 i 1086) polegającą na świadczeniu usług w zakresie poniższych czynności:

• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
• sporządzanie sprawozdań finansowych;
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Kto może świadczyć usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Działalność usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą realizowane przez osoby, które:

1. mają pełną zdolność do czynności prawnych;
2. nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa takie jak podawanie w księgach nierzetelnych danych, niesporządzanie sprawozdań finansowych (także skonsolidowanego, z działalności, z działalności grupy kapitałowej i innych), nieskładanie sprawozdań do KRS, Monitora Polskiego czy też niepoddawanie badaniu sprawozdania finansowego pomimo obowiązku, a także nieudzielanie lub udzielanie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczanie go do pełnienia obowiązków.

Księgi podatkowe

Biuro rachunkowe poza pełną księgowością często oferuje także prowadzenie księgowości uproszczonej. Uproszczona ewidencja, o której mowa, to karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany, podatkowa księga przychodów i rozchodów. Do wszystkich wymienionych form opodatkowania może poprowadzić rejestry VAT. Zależy to jednak od statusu VAT przedsiębiorcy.

Do wszystkich form opodatkowania biuro sporządza właściwe roczne zeznanie podatkowe rozliczające przychody z prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Dokumenty pracownicze

Część firm działa jako jednoosobowe działalności gospodarcze bądź spółki bez zatrudniania pracowników. Występują jednak liczne przedsiębiorstwa, które posiadają w swoich szeregach pracowników.

Zadaniami biura rachunkowego w takim wypadku są:

• prowadzenie teczek osobowych;
• sporządzanie list płac;
• rozliczenie deklaracji ZUS;
• prowadzenie i rozliczenie pozostałej dokumentacji pracowniczej.

Pozostałe kwestie

Warto zaznaczyć, iż biuro rachunkowe może także zajmować się sporządzaniem deklaracji podatkowych takich jak deklaracja na podatek od środków transportowych czy na podatek od nieruchomości. Innymi dodatkowymi usługami jest rozliczenie różnego rodzaju dotacji, subwencji. Nierzadko biura prowadzą uproszczone czynności windykacyjne.

Wiele biur rachunkowych świadczy również usługi doradztwa podatkowego i uczestniczy w złożonych operacjach typu przekształcenia, połączenia, podziały, upadłości, restrukturyzacje i inne.

Niemało klientów wykonuje transakcje związane z opodatkowaniem podatkiem od czynności cywilnoprawnych – PCC. Biuro także może wypełnić taką deklarację.

Dokumenty w języku obcym występujące w biurze rachunkowym

Praca w biurze rachunkowym to obcowanie z dużą ilością różnych dokumentów. Posiadając klientów o różnym pochodzeniu kapitałowym (także zagranicznym), często można spotkać się z dokumentami sporządzonymi w języku obcym, czyli innym niż polski.

Najczęściej biuro rachunkowe może mieć do czynienia, ogólnie rzecz biorąc, z dokumentami typu faktura czy rachunek wystawionymi w języku obcym, ale nie tylko.

Często pojawiającymi się w obiegu dokumentami w języku obcym są wszelkiego rodzaju umowy handlowe, umowy zakupu-sprzedaży, polisy ubezpieczeniowe, zamówienia i rezerwacje towarowe, specyfikacje towarowe, dokumenty celne, umowy pożyczki (kredytu), umowy darowizn, wyciągi bankowe i wiele innych.

W biurach rachunkowych nierzadko pojawiają się dokumenty związane z odbytą zagraniczną podróżą służbową – czy to przedsiębiorcy, czy jego pracowników, czyli m.in.:

• faktury, rachunki za hotel;
• faktury, rachunki za paliwo;
• faktury, rachunki, bilety za przejazd autostradą, za postój, parking oraz inne o zbliżonym charakterze;
• faktury, rachunki za usługi gastronomiczne;
• faktury, rachunki za korzystanie z publicznej komunikacji miejskiej, regionalnej czy krajowej;
• faktury, rachunki za usługi tzw. tematyczne towarzyszące realizowanemu zadaniu w podróży służbowej.

Przedsiębiorcy, pracownicy, udając się w podróż służbową, przywożą też ze sobą różne dokumenty (potwierdzenia) dotyczące opłat wstępu, np. na targi, pokazy, wystawy technologiczne, imprezy kulturalne itp.

Inne często pojawiające się dokumenty w języku innym niż polski to dokumenty pracownicze, czyli:

1. kwestionariusze;
2. różnego rodzaju oświadczenia;
3. dodatkowe informacje do zapoznania się przez pracownika;
4. umowy o pracę;
5. badania lekarskie przeprowadzone za granicą czy szkolenia BHP;
6. dokumenty związane z RODO;
7. pozostałe dokumenty.

Nawiązując do powyższych, można zaobserwować, iż w biurze rachunkowym może pojawiać się bardzo wiele dokumentów sporządzonych w języku obcym. Czy należy je tłumaczyć? Kto powinien to robić?

Tłumaczenie dokumentów w biurze rachunkowym a obowiązki ustawowe rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR

Zastanawiając się nad obowiązkiem tłumaczenia dokumentów firmowych, należałoby odpowiedzieć na pytanie, czy i jakie ustawy tego wymagają.

Jest to o tyle ważne, iż przecież dokumenty wystawione w języku innym niż polski potwierdzają poniesienie wydatku. Zatem będą lub mogą być podstawą do zarejestrowania ich w księgach firmy przedsiębiorcy oraz w rejestrach VAT.

Analizując Ustawę z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, na próżno szukać tam zapisów dotyczących obowiązku tłumaczenia dokumentów. Jednakże występuje on w innych miejscach.

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544) prawodawca wskazuje m.in. w:

• § 11 ust. 1, że zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów;
• § 11 ust. 4, iż dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej;
• § 26 ust. 2, że spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy;
• § 6, iż podatnicy wykonujący działalność kantorową prowadzą również według zasad określonych w przepisach prawa dewizowego ewidencję wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, zwaną dalej „ewidencją kupna i sprzedaży wartości dewizowych”.

Tłumaczenie dokumentów w biurze rachunkowym a obowiązki ustawowe ustawy o rachunkowości

W Ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217) prawodawca objaśnia np. w art. 9, iż księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. A zatem jeżeli przedsiębiorca dysponuje fakturami zagranicznymi, wyciągami dotyczącymi rachunków walutowych, innymi dokumentami przychodowymi i kosztowymi, to wszelkie wartości wyrażone w obcej walucie ma obowiązek przeliczyć na polskie złote.

Ponadto w art. 45 ust. 5 ww. ustawy sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.

Co istotne, na mocy art. 21 ust. 5 ww. ustawy na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym.

Ustawa wyraźnie sygnalizuje, aby na żądanie organów kontrolujących podatnika i biegłego rewidenta zapewnione były wiarygodne tłumaczenie wskazanych dokumentów firmy. Jest to kolejny argument w kierunku obligatoryjnego i wiarygodnego tłumaczenia dokumentów firmowych, w tym wypadku dla organów kontrolnych. Jednakże zanim organy te sięgną po dokumenty, to wiarygodne tłumaczenie jest niezbędne dla prawidłowego ich rozliczenia i zarejestrowania w księgach podatnika, jak i w ewidencji VAT.

Jeszcze innym przykładem obowiązku tłumaczenia jest art. 69 ust. 1c ww. ustawy. Wedle tego przepisu kierownik oddziału z siedzibę poza terytorium RP (zakładu ubezpieczeń, zakładu reasekuracji, banku zagranicznego, instytucji kredytowej lub instytucji finansowej) składa we właściwym rejestrze sądowym sporządzone i zbadane zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w państwie siedziby instytucji kredytowej lub finansowej oraz przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego roczne sprawozdanie finansowe tej instytucji wraz ze sprawozdaniem z działalności oraz sprawozdaniem z badania.

Z kolei w art. 69 ust. 4 powyższej ustawy kierownik jednostki dominującej niesporządzającej skonsolidowanego sprawozdania finansowego składa we właściwym rejestrze sądowym przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego:

1. skonsolidowane sprawozdanie finansowe jednostki dominującej wyższego szczebla wraz ze sprawozdaniem z badania,
2. skonsolidowane sprawozdanie z działalności jednostki dominującej wyższego szczebla

– w ciągu 30 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, o którym mowa w pkt 1, nie później niż w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego jednostki dominującej niesporządzającej skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

W ustawie o rachunkowości widać wyraźnie wielokrotne podkreślanie wagi obowiązku przetłumaczenia dokumentów wyrażonych w języku obcym, jak i wszelkich dokumentów wyrażonych w walucie obcej.

Tłumaczenie dokumentów w biurze rachunkowym a obowiązki ustawowe ustawy Ordynacja podatkowa

W Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm., zwanej dalej ustawą OP) także występuje wiele zapisów obligujących podatnika do zagwarantowania tłumaczenia dokumentów na język polski.

W myśl art. 189 §3 ustawy OP organ podatkowy może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę. Czynności te strona jest obowiązana wykonać na własny koszt.

Podobnie art. 287 §1 pkt 2 ustawy OP obliguje do przedstawienia, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Analizując wszystkie powyższe przepisy, można dojść do wniosku, iż nie występuje powinność tłumaczenia dokumentów w momencie rejestracji dokumentów w księgach przedsiębiorcy.

Obowiązek tłumaczenia dotyczy dokumentów sporządzonych w języku obcym na wyraźne żądanie organów kontroli albo biegłego rewidenta. Mamy do czynienia z obligatoryjnym przeliczeniem wartości z dokumentu wyrażonych w walucie obcej na polskie złote, aby można było zarejestrować ten dokument w księgach przedsiębiorcy, bowiem zapisy księgowe muszą być dokonywane w walucie polskiej i w języku polskim.

Tłumaczenie dokumentów – obowiązki ustawowe ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

Wiele zapisów dotyczących obowiązku tłumaczenia dokumentów można znaleźć w Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2022.690 z dnia 2022.03.29 z późn. zm.).

Zawarto w niej przepisy wymagające tej czynności przez np. przedsiębiorcę zagranicznego, ale i polskiego zatrudniającego zagranicznych pracowników.

W art. 88h ww. ustawy podmiot zatrudniający cudzoziemca ma obowiązek m.in.:

1. zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca;
2. udostępnienia podmiotom – wojewodzie, terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, konsulowi, organowi PIP, organowi KSA, Straży Granicznej lub Policji – na ich wniosek dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków pracodawcy sporządzonych w języku polskim lub przetłumaczonych na język polski.

Z kolei art. 90d przytoczonej ustawy mówi, iż w przypadku powierzenia pracy cudzoziemcowi zwolnionemu z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajdują się na terytorium RP, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej.

Przed podpisaniem umowy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany do przedstawienia mu tłumaczenia umowy na język dla niego zrozumiały.

Tłumaczenie dokumentów w biurze rachunkowym - po czyjej stronie?

Tłumaczenie dokumentów firmowych sporządzonych w języku obcym ma ogromne znaczenie, ponieważ jego dokładność przyczyni się do właściwej klasyfikacji danego dokumentu oraz jego późniejszego rozliczenia.

Warto, aby nie tylko dla celów kontrolnych (żądanie przetłumaczenia przez organ kontrolujący), ale także dla celów prawidłowego zaklasyfikowania i rozliczenia różnego rodzaju firmowych transakcji kupna-sprzedaży czy zatrudniania i rozliczania pracowników dokumenty sporządzone w języku obcym zostały przetłumaczone.

Dokumenty sporządzone w języku innym niż polski powinien przetłumaczyć przedsiębiorca. Może oczywiście zrobić to samodzielnie, jeżeli dysponuje znajomością danego języka obcego, ale także zlecić tłumaczenie podmiotowi specjalizującemu się w tłumaczeniach firmowych dokumentów.

Może wystąpić sytuacja, iż przedsiębiorca zleci dodatkowo takie zadanie dla biura rachunkowego. Jednakże pracownicy biura powinni także posiadać umiejętności pozwalające na prawidłowe przetłumaczenie otrzymanych dokumentów.

Każdorazowo przedsiębiorca powinien też przedstawić krótki opis przekazywanych dokumentów, wyjaśniając, czego dokładnie dotyczą.