W trakcie prowadzenia biura rachunkowego nie trudno o niepłacących klientów. W związku z tym w umowie z klientem warto zawrzeć informację o konsekwencjach, które będą mieć miejsce w przypadku niepłacenia za świadczone usługi. Jedną z praktyk jest zawieszenie wykonywania usług księgowych. W artykule omówione zostaną następujące kwestie – czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług dla niepłacącego klienta oraz jakie są ku temu podstawy prawne. Dodatkowo przedstawimy możliwe rozwiązania problemu w systemie wFirma.pl dla biur rachunkowych.
Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług – zapis w umowie
W obrocie gospodarczym istnieje coś takiego, jak zasada swobody umów, która zgodnie z art. 3531 Kodeksu cywilnego stanowi, że:
„Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.
W związku z tym możliwe jest zawarcie w umowie informacji o zawieszeniu wykonywania usług księgowych, w sytuacji gdy klient nie dokonuje płatności zgodnie z zawartą z biurem rachunkowym umową.
Przykładowym zapisem, jaki można zawrzeć w umowie w zakresie zawieszenia wykonywania usług, może być:
§
………… (czas zaległości, np. dwumiesięczna) zaległość w opłacie za wykonywaną usługę jest równoznaczna z zawieszeniem umowy o świadczenie usług ze skutkiem natychmiastowym.
Zleceniobiorca zobowiązuje się do powiadomienia o zawieszeniu wykonywania usług księgowych wskazanym w pkt 1.
Wykonywanie usług księgowych, które uległy zawieszeniu wskazanym w pkt 1, ulega wznowieniu w przypadku gdy Zleceniodawca ureguluje całe zaległe zobowiązanie względem Zleceniobiorcy.
Wznowienie wykonywania usług księgowych wskazane w pkt 3 następuje od okresu rozliczeniowego ustalonego ze Zleceniobiorcą.
Za okres zawieszenia wykonywania usług księgowych Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za negatywne konsekwencje związane z nieterminowym rozliczeniem Zleceniodawcy.
Postanowienia pkt 1 nie będą respektowane, jeżeli Zleceniodawca w formie pisemnej złoży propozycję spłaty zadłużenia i propozycja ta uzyska pisemną akceptację Zleceniobiorcy.
Oprócz wcześniej wspomnianego przepisu prawnego należy mieć na względzie, że umowa o świadczenie usług księgowych zawierana jest zwykle przez przedsiębiorców, czyli podmioty prowadzące działalność gospodarczą. W związku z tym w zakresie zawierania umów powinni oni dokonać należytej staranności i tym samym dokładnie zapoznać się z treścią zawartej umowy. Jeśli jakakolwiek klauzula wzbudziłaby podejrzenia stron, warto skorzystać z usług prawnych.
W przypadku gdy biuro rachunkowe zdecyduje się – zgodnie z umową, w której zawarło zapis dotyczący zawieszenia wykonywania usług – na takowe zawieszenie, należy pamiętać o odpowiednim powiadomieniu klienta o takim zdarzeniu. Poniżej przedstawiamy przykładową treść wiadomości, która informowałaby o zawieszeniu usług księgowych.
Informujemy, że zgodnie z § ...ust … umowy o świadczenie usług księgowych zawieszamy świadczenie usług księgowych do czasu uregulowania przez Pana/Panią zaległości w płatnościach, która wynosi aktualnie … zł.
Pozdrawiam
Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług, jeśli nie ma takiego zapisu w umowie?
Umowa o świadczenie usług księgowych jest tzw. umową wzajemną w rozumieniu art. 487 § 2 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z treścią tego przepisu:
„Umowa jest wzajemna, gdy obie strony zobowiązują się w taki sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej”.
Przepis ten należy rozumieć w kontekście umowy o świadczenie usług księgowych, że jest spełniony ze względu na to, że biuro rachunkowe zobowiązuje się do świadczenia usług, a klient w zamian zobowiązuje się do wypłaty z tego tytułu wynagrodzenia. Idąc dalej, trzeba mieć również na uwadze przepisy zawarte w art. 490 § 1 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że:
„Jeżeli jedna ze stron obowiązana jest spełnić świadczenie wzajemne wcześniej, a spełnienie świadczenia przez drugą stronę jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy, strona zobowiązana do wcześniejszego świadczenia może powstrzymać się z jego spełnieniem, dopóki druga strona nie zaofiaruje świadczenia wzajemnego lub nie da zabezpieczenia”.
Co ważne, warto zapoznać się z art. 552 Kodeksu cywilnego, który wskazuje, że:
„Jeżeli kupujący dopuścił się zwłoki z zapłatą ceny za dostarczoną część rzeczy sprzedanych albo jeżeli ze względu na jego stan majątkowy jest wątpliwe, czy zapłata ceny za część rzeczy, które mają być dostarczone później, nastąpi w terminie, sprzedawca może powstrzymać się z dostarczeniem dalszych części rzeczy sprzedanych, wyznaczając kupującemu odpowiedni termin do zabezpieczenia zapłaty, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu może od umowy odstąpić”.
Na mocy tych przepisów biuro rachunkowe mogłoby dokonać zawieszenia wykonywania usług księgowych mimo braku takiego zapisu w umowie. Warto mieć na uwadze, że postępowanie to następuje w zgodzie z orzecznictwem.
Ponadto należy pamiętać, że biuro rachunkowe ma prawo podejmować działania, aby zapewnić wystarczające środki na świadczenie wysokiej jakości usług księgowych. Wielu przedsiębiorców boryka się z różnymi trudnościami i impasami płatniczymi. Gdyby zatem każdy z nich korzystał z nieodpłatnej pracy biura rachunkowego, wówczas biuru rachunkowemu nie starczyłoby – mówiąc wprost – pieniędzy na zatrudnienie wykwalifikowanego personelu do obsługi klientów. Dlatego klienci nie powinni oczekiwać, że biuro rachunkowe będzie dokonywać rozliczeń podatkowych za darmo i że nie zawiesi wykonywania usług.
Informujemy, że w związku z zawartą umową o świadczenie usług nie wywiązuje się Pan/Pani z terminowego regulowania wynagrodzenia z tytułu świadczonych przez nas usług księgowych. Tak więc, w związku z aktualnymi zaległościami w płatności, które wynoszą … zł, zawieszamy świadczenie usług księgowych do czasu uregulowania przez Pana/Panią zaległości.
Pozdrawiam
Zawieszenie wykonywania usług w wFirma.pl dla biur rachunkowych
Biuro rachunkowe korzystające z systemu wFirma.pl dla biur rachunkowych, które utworzyło dostęp do konta klientowi biura rachunkowego, może dokonać jego zablokowania np. w sytuacji, gdy dokonuje zawieszenia wykonywania usług w związku z brakiem płatności przez klienta. W tym celu w panelu głównym po zalogowaniu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wiersz z firmą, wówczas pojawi się „dymek” z dostępnymi akcjami – korzystamy z akcji ZABLOKUJ FIRMĘ.
Przy firmie pojawi się ikona przekreślonego koła:
Do konta będzie miało dostęp wyłącznie biuro rachunkowe, natomiast po stronie klienta w związku z blokadą pojawi się informacja „Twoje konto zostało zablokowane przez biuro rachunkowe”.
W sytuacji gdy biuro rachunkowe będzie chciało odblokować dostęp, to zdjęcie blokady odbywa się analogicznie jak jej założenie, tj. w panelu głównym po zalogowaniu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wiersz z firmą, wtedy pojawi się „dymek” z dostępnymi akcjami i wówczas korzystamy z akcji ODBLOKUJ FIRMĘ.
Po zdjęciu blokady klientowi przywracana jest widoczność systemu zgodna z jego uprawnieniami.
