Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług dla niepłacącego klienta?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

W trakcie prowadzenia biura rachunkowego nie trudno o niepłacących klientów. W związku z tym w umowie z klientem warto zawrzeć informację o konsekwencjach, które będą mieć miejsce w przypadku niepłacenia za świadczone usługi. Jedną z praktyk jest zawieszenie wykonywania usług księgowych. W artykule omówione zostaną następujące kwestie – czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług dla niepłacącego klienta oraz jakie są ku temu podstawy prawne. Dodatkowo przedstawimy możliwe rozwiązania problemu w systemie wFirma.pl dla biur rachunkowych.

Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług – zapis w umowie

W obrocie gospodarczym istnieje coś takiego, jak zasada swobody umów, która zgodnie z art. 3531 Kodeksu cywilnego stanowi, że:

„Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.

W związku z tym możliwe jest zawarcie w umowie informacji o zawieszeniu wykonywania usług księgowych, w sytuacji gdy klient nie dokonuje płatności zgodnie z zawartą z biurem rachunkowym umową.

Przykładowym zapisem, jaki można zawrzeć w umowie w zakresie zawieszenia wykonywania usług, może być:

§

  1. ………… (czas zaległości, np. dwumiesięczna) zaległość w opłacie za wykonywaną usługę jest równoznaczna z zawieszeniem umowy o świadczenie usług ze skutkiem natychmiastowym.

  2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do powiadomienia o zawieszeniu wykonywania usług księgowych wskazanym w pkt 1.

  3. Wykonywanie usług księgowych, które uległy zawieszeniu wskazanym w pkt 1, ulega wznowieniu w przypadku gdy Zleceniodawca ureguluje całe zaległe zobowiązanie względem Zleceniobiorcy.

  4. Wznowienie wykonywania usług księgowych wskazane w pkt 3 następuje od okresu rozliczeniowego ustalonego ze Zleceniobiorcą.

  5. Za okres zawieszenia wykonywania usług księgowych Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za negatywne konsekwencje związane z nieterminowym rozliczeniem Zleceniodawcy.

  6. Postanowienia pkt 1 nie będą respektowane, jeżeli Zleceniodawca w formie pisemnej złoży propozycję spłaty zadłużenia i propozycja ta uzyska pisemną akceptację Zleceniobiorcy.

Oprócz wcześniej wspomnianego przepisu prawnego należy mieć na względzie, że umowa o świadczenie usług księgowych zawierana jest zwykle przez przedsiębiorców, czyli podmioty prowadzące działalność gospodarczą. W związku z tym w zakresie zawierania umów powinni oni dokonać należytej staranności i tym samym dokładnie zapoznać się z treścią zawartej umowy. Jeśli jakakolwiek klauzula wzbudziłaby podejrzenia stron, warto skorzystać z usług prawnych.

W przypadku gdy biuro rachunkowe zdecyduje się – zgodnie z umową, w której zawarło zapis dotyczący zawieszenia wykonywania usług – na takowe zawieszenie, należy pamiętać o odpowiednim powiadomieniu klienta o takim zdarzeniu. Poniżej przedstawiamy przykładową treść wiadomości, która informowałaby o zawieszeniu usług księgowych.

Dzień dobry Panie/Pani …,

Informujemy, że zgodnie z § ...ust … umowy o świadczenie usług księgowych zawieszamy świadczenie usług księgowych do czasu uregulowania przez Pana/Panią zaległości w płatnościach, która wynosi aktualnie … zł. 

Pozdrawiam

Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług, jeśli nie ma takiego zapisu w umowie?

Umowa o świadczenie usług księgowych jest tzw. umową wzajemną w rozumieniu art. 487 § 2 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z treścią tego przepisu:

„Umowa jest wzajemna, gdy obie strony zobowiązują się w taki sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej”.

Przepis ten należy rozumieć w kontekście umowy o świadczenie usług księgowych, że jest spełniony ze względu na to, że biuro rachunkowe zobowiązuje się do świadczenia usług, a klient w zamian zobowiązuje się do wypłaty z tego tytułu wynagrodzenia. Idąc dalej, trzeba mieć również na uwadze przepisy zawarte w art. 490 § 1 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że:

„Jeżeli jedna ze stron obowiązana jest spełnić świadczenie wzajemne wcześniej, a spełnienie świadczenia przez drugą stronę jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy, strona zobowiązana do wcześniejszego świadczenia może powstrzymać się z jego spełnieniem, dopóki druga strona nie zaofiaruje świadczenia wzajemnego lub nie da zabezpieczenia”.

Co ważne, warto zapoznać się z art. 552 Kodeksu cywilnego, który wskazuje, że:

„Jeżeli kupujący dopuścił się zwłoki z zapłatą ceny za dostarczoną część rzeczy sprzedanych albo jeżeli ze względu na jego stan majątkowy jest wątpliwe, czy zapłata ceny za część rzeczy, które mają być dostarczone później, nastąpi w terminie, sprzedawca może powstrzymać się z dostarczeniem dalszych części rzeczy sprzedanych, wyznaczając kupującemu odpowiedni termin do zabezpieczenia zapłaty, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu może od umowy odstąpić”.

Na mocy tych przepisów biuro rachunkowe mogłoby dokonać zawieszenia wykonywania usług księgowych mimo braku takiego zapisu w umowie. Warto mieć na uwadze, że postępowanie to następuje w zgodzie z orzecznictwem.

Ponadto należy pamiętać, że biuro rachunkowe ma prawo podejmować działania, aby zapewnić wystarczające środki na świadczenie wysokiej jakości usług księgowych. Wielu przedsiębiorców boryka się z różnymi trudnościami i impasami płatniczymi. Gdyby zatem każdy z nich korzystał z nieodpłatnej pracy biura rachunkowego, wówczas biuru rachunkowemu nie starczyłoby – mówiąc wprost – pieniędzy na zatrudnienie wykwalifikowanego personelu do obsługi klientów. Dlatego klienci nie powinni oczekiwać, że biuro rachunkowe będzie dokonywać rozliczeń podatkowych za darmo i że nie zawiesi wykonywania usług.

Warto również wspomnieć, że w niektórych przypadkach brak zapłaty za świadczone usługi może zostać uznany za oszustwo.
W przypadku gdy biuro rachunkowe zdecyduje się na zawieszenie wykonywania usług mimo braku wyraźnego zapisu w umowie, powinno powiadomić o tym odpowiednio wcześniej klienta. Poniżej przedstawiamy przykładową treść wiadomości, która informowałaby o zawieszeniu usług księgowych, nie nawiązując do umowy, tylko do obowiązującego prawa omówionego w tym akapicie.
Dzień dobry Panie/Pani …,

Informujemy, że w związku z zawartą umową o świadczenie usług nie wywiązuje się Pan/Pani z terminowego regulowania wynagrodzenia z tytułu świadczonych przez nas usług księgowych. Tak więc, w związku z aktualnymi zaległościami w płatności, które wynoszą … zł, zawieszamy świadczenie usług księgowych do czasu uregulowania przez Pana/Panią zaległości.

Pozdrawiam

Zawieszenie wykonywania usług w wFirma.pl dla biur rachunkowych

Biuro rachunkowe korzystające z systemu wFirma.pl dla biur rachunkowych, które utworzyło dostęp do konta klientowi biura rachunkowego, może dokonać jego zablokowania np. w sytuacji, gdy dokonuje zawieszenia wykonywania usług w związku z brakiem płatności przez klienta. W tym celu w panelu głównym po zalogowaniu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wiersz z firmą, wówczas pojawi się „dymek” z dostępnymi akcjami – korzystamy z akcji ZABLOKUJ FIRMĘ.

Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług

Przy firmie pojawi się ikona przekreślonego koła:

Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług

Do konta będzie miało dostęp wyłącznie biuro rachunkowe, natomiast po stronie klienta w związku z blokadą pojawi się informacja „Twoje konto zostało zablokowane przez biuro rachunkowe”.

Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług

W sytuacji gdy biuro rachunkowe będzie chciało odblokować dostęp, to zdjęcie blokady odbywa się analogicznie jak jej założenie, tj. w panelu głównym po zalogowaniu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wiersz z firmą, wtedy pojawi się „dymek” z dostępnymi akcjami i wówczas korzystamy z akcji ODBLOKUJ FIRMĘ.

Czy biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług

Po zdjęciu blokady klientowi przywracana jest widoczność systemu zgodna z jego uprawnieniami.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów