Biura rachunkowe mogą podlegać kontroli wielu instytucji. Jakie zasady dotyczą kontroli takich biur? Z jakimi rodzajami kontroli mogą się one spotkać? Przeczytaj, jak wygląda kontrola biur rachunkowych!
Zasady prowadzenia kontroli wobec biur rachunkowych
Zgodnie z ustawą o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców.
Działalność biur rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:
- mają pełną zdolność do czynności prawnych;
- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.
Z wyjątkiem kontroli o szczególnym reżimie prawnym, jak np. kontrola celno-skarbowa, kontrola biura rachunkowego powinna przebiegać według zasad określonych w ustawie Prawo przedsiębiorców.
Organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie tej kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.
Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organu kontroli po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, chyba że odrębne przepisy przewidują możliwość podjęcia kontroli po okazaniu legitymacji. W takim przypadku upoważnienie doręcza się przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej w terminie określonym w tych przepisach, lecz nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli.
W przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności innego pracownika przedsiębiorcy bądź osoby u niego zatrudnionej w ramach innego stosunku prawnego, którzy mogą być uznani za osobę, o której mowa w art. 97 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny, lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.
Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.
Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.
Ustalenia kontroli zamieszcza się w protokole kontroli.
Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż 1 kontroli działalności przedsiębiorcy, z wyłączeniem przypadków określonych w ustawie Prawo przedsiębiorców.
Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w 1 roku kalendarzowym co do zasady nie może przekraczać w odniesieniu do:
- mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,
- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
Organ kontroli co do zasady nie przeprowadza kontroli w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ.
Kontrola biur rachunkowych w zakresie AML
Jako że biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu podlega kontroli przestrzegania przepisów tej ustawy.
Zadania związane bezpośrednio ze sprawowaniem nadzoru lub kontroli mogą być powierzone wyłącznie osobie, która ma niezbędną wiedzę i kwalifikacje wymagane na stanowisku związanym ze sprawowaniem nadzoru lub kontroli oraz daje rękojmię należytego wykonywania powierzonych obowiązków.
Generalny Inspektor może zwrócić się do powyższych podmiotów o przeprowadzenie kontroli doraźnej w instytucjach obowiązanych.
Kontrolę przeprowadza co najmniej 2 imiennie upoważnionych przez Generalnego Inspektora pracowników komórki organizacyjnej. Czynności kontrolnych dokonuje kontroler po okazaniu legitymacji służbowej oraz pisemnego upoważnienia.
Kontrolowana instytucja obowiązana ma obowiązek zapewnić kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności przedstawić w wyznaczonym terminie żądane dokumenty i materiały, zapewnić terminowe udzielanie informacji, udostępnić w niezbędnym zakresie środki łączności, a także inne urządzenia techniczne, umożliwić sporządzanie kopii, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz przedłożyć urzędowe tłumaczenia na język polski sporządzonych w języku obcym dokumentów mających znaczenie dla kontroli.
W przypadku utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia kontroli kontroler może korzystać z pomocy funkcjonariuszy policji. Funkcjonariusze policji wykonują na polecenie kontrolera czynności umożliwiające sprawne i niezakłócone przeprowadzenie kontroli.
Protokół kontroli podpisują kontroler oraz osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanej instytucji obowiązanej.
Kontrolowana instytucja obowiązana ma prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do protokołu kontroli. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Generalnego Inspektora w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Kontrola biur rachunkowych w zakresie RODO
Biuro rachunkowe jest także w zależności od sytuacji procesorem lub administratorem danych osobowych, w związku z czym może podlegać kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Kontrolę przeprowadza upoważniony przez Prezesa Urzędu:
- pracownik Urzędu;
- członek lub pracownik organu nadzorczego państwa członkowskiego Unii Europejskiej w przypadku, o którym mowa w art. 62 rozporządzenia 2016/679.
Kontrolę przeprowadza się po okazaniu imiennego upoważnienia wraz z legitymacją służbową lub po okazaniu imiennego upoważnienia wraz z dokumentem potwierdzającym tożsamość.
Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej. Kontrolowany jest obowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli.
Kontrolujący ma prawo:
- wstępu w godzinach od 6.00 do 22.00 na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń;
- wglądu do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli;
- przeprowadzania oględzin miejsc, przedmiotów, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych;
- żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwać w charakterze świadka osoby w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
- zlecać sporządzanie ekspertyz i opinii.
Prezes Urzędu lub kontrolujący może zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta Policji o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania czynności kontrolnych.
Kontrolujący może przesłuchać pracownika kontrolowanego w charakterze świadka. Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w postępowaniu kontrolnym, a w szczególności dokumentów, przedmiotów, oględzin oraz ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń.
Przebieg czynności kontrolnych kontrolujący przedstawia w protokole kontroli. Kontrolowany w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu kontroli do podpisu podpisuje go albo składa pisemne zastrzeżenia do jego treści.
Kontrolę prowadzi się nie dłużej niż 30 dni od dnia okazania kontrolowanemu lub innej osobie wskazanej w przepisach imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowej bądź innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Do terminu nie wlicza się terminów przewidzianych na zgłoszenie zastrzeżeń do protokołu kontroli lub podpisanie i doręczenie protokołu kontroli przez kontrolowanego.
