Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na otwarcie firmy nie zawsze będą kosztem

Zakładanie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma wydatkami. Nie wystarczy spełnić wszelkich wymogów formalnych, trzeba także wyposażyć biuro, wynająć pomieszczenia, kupić maszyny. Jednak nie wszystkie wydatki na otwarcie firmy można rozliczyć w kosztach podatkowych.

Warunki, które musi spełniać wydatek, aby móc zostać uznany za koszt uzyskania przychodu

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszt uzyskania przychodu można uznać wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia zysku lub zabezpieczenia jego źródła. Kosztami uzyskania przychodów mogą być także wydatki na pracowniczy program emerytalny. Aby móc rozliczyć taki zakup, musi on być odpowiednio udokumentowany (faktura, potwierdzenie przelewu).

Większość wydatków poniesionych w związku z zakładaniem własnej firmy spełnia wymienione wyżej warunki. Wśród takich z pewnością można wymienić koszty organizacyjne i promocyjne, jak np. opłaty notarialne, wydatki na rekrutację pracowników, dokonanie rejestracji w zakresie podatku VAT, wyrobienie pieczątek, wizytówek, materiałów reklamowych. Ustawa o pdof nie wyłącza z kosztów podatkowych tego typu wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Powyższe wydatki powinny zostać ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13. “pozostałe wydatki” w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. W kolumnie 2. (data zdarzenia gospodarczego) podatnik powinien wpisać datę poniesienia danego wydatku.

Wydatki na otwarcie firmy poniesione przed rozpoczęciem działalności na zakup towarów i materiałów nie ujmuje się bezpośrednio w kosztach podatkowych. Powinny one zostać ujęte w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Spis powinien zostać ujęty w księdze przychodów i rozchodów jako pierwsza pozycja w kolumnie 10. “zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych”.

Ważne!

Należy pamiętać, że spisu nie należy sumować z innymi wpisami z kol. 10, ponieważ zostanie on uwzględniony w kosztach dopiero przy obliczaniu dochodu na koniec roku podatkowego.

Wydatkiem na otwarcie firmy może być również zakup środków trwałych dokonany przed rozpoczęciem działalności. Wydatek taki rozlicza się poprzez odpisy amortyzacyjne. Co do zasady, odpisy amortyzacyjne ujmowane są co miesiąc w kolumnie 13., do czasu całkowitej amortyzacji.

Do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć można także wydatki związane z wyposażeniem biura, jak np. krzesła, biurka, szafy, lampy, telefony itp., których wartość nabycia nie przekracza zazwyczaj 3.500 zł. Wydatki te należy zaksięgować w podatkowej księdze w kolumnie 13.

Wydatki na otwarcie firmy, które nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu

Listę wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podaje art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należą do nich m.in. wydatki na reprezentację lub na potrzeby osobiste podatnika.

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi i w interpretacji indywidualnej z dnia 17.07.2013 r. (sygn. IPTPB1/415-313/13-3/KO) podkreślił, iż podatnik, który przed rozpoczęciem działalności gospodarczej poniósł wydatki związane z uzyskaniem uprawnień do zawodu radcy prawnego (m.in. opłatę za udział w egzaminie konkursowym na aplikację radcowską, opłaty roczne za kolejne lata aplikacji radcowskiej, opłatę za egzamin radcowski czy opłatę za wpis na listę radców prawnych) nie będzie mógł ich zaliczyć do kosztów firmy po jej założeniu. Wynika to z faktu, iż celem ponoszenia tego rodzaju wydatków jest zdobycie wiedzy i umiejętności oraz należyte przygotowanie do zawodu radcy prawnego, a nie osiągnięcie przychodów z konkretnego źródła, jakim jest działalność gospodarcza. Co więcej, zawód radcy prawnego można wykonywać nie tylko w ramach działalności gospodarczej, ale także np. w ramach stosunku pracy, na podstawie umowy cywilnoprawnej. Koszty aplikacji radcowskiej poniesione przez podatnika należy bowiem zaliczyć do wydatków o charakterze osobistym, związanych z podnoszeniem ogólnego poziomu wiedzy prawniczej.

Do kosztów firmowych nie można również zaliczyć mandatów, grzywien, kar pieniężnych orzeczonych w procesie karnym, karnym skarbowym, administracyjnym.

Zaliczając wydatki do koszów uzyskania przychodu, podatnik powinien zwrócić szczególną uwagę na właściwe ich udokumentowanie oraz ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Ważne jest również ustalenie, czy poniesiony wydatek rzeczywiście spełnia warunki określone w ustawie o PIT, a w szczególności, czy jest on związany z uzyskaniem przychodu bądź zabezpieczeniem źródła przychodu.