Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy, nawet tego, który zatrudnia tylko jednego pracownika. Zgodnie z art. 149 §1 Kodeksu pracy (kp) ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustalaniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą, czyli np. wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe czy pracę w godzinach nocnych.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?
Kwestie prowadzenia ewidencji czasu pracy reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej
W § 6 tego rozporządzenia czytamy, że pracodawca „prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: 1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego [...]"
Wspomniane rozporządzenie nie zawiera wzoru ewidencji – w tej kwestii istnieje zatem dowolność przyjętej formy. Najważniejsze jest, aby prowadzona ewidencja czasu pracy zawierała wymienione wyżej elementy dotyczące czasu pracy oraz aby była prowadzona osobno dla każdego pracownika. Nie jest dopuszczalne prowadzenie ewidencji zawierającej czas pracy kilku pracowników na jednym dokumencie, jak ma to niekiedy miejsce w przypadku list obecności.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czy to to samo?
Pracodawcy często popełniają błąd i zamiast prowadzić ewidencję czasu pracy, stosują tylko listę obecności, na której zapisują dane dotyczące nadgodzin, urlopów czy innych zdarzeń mających wpływ na czas pracy, a co za tym idzie również na prawidłowe wyliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia. Lista obecności jest tylko dokumentem potwierdzającym przyjście i wyjście pracownika w danym dniu z pracy i co ważne nie ma obowiązku jej prowadzenia. Równie dobrze można wprowadzić elektroniczne karty wstępu, czytniki linii papilarnych czy inne sposoby potwierdzania obecności w pracy. Tak jak na liście obecności muszą znaleźć się podpisy pracowników potwierdzające przyjście i wyjście z zakładu pracy, tak ewidencja czasu pracy jest dokumentem, który nie zawiera podpisu pracownika i służy do obliczenia należnego wynagrodzenia za przepracowany czas. Należy pamiętać, że powinna ona na życzenie pracownika być mu udostępniona (tak jak ma to miejsce w przypadku np. akt osobowych).
Ewidencja czasu pracy może mieć formę miesięczną, ale i roczną. Ewidencję czasu pracy powinno się prowadzić na bieżąco, ale co najmniej raz w miesiącu przed wypłatą wynagrodzenia należy ją zaktualizować, aby na jej podstawie dokonać prawidłowej wypłaty składników wynagrodzenia.
Jakie symbole należy stosować w ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego rozliczania czasu pracy?
Nie ma gotowych wzorów symboli, które pracodawca musiałby stosować w ewidencji. Najczęściej spotykane to:
- Ch – choroba (wynagrodzenie chorobowe, które płaci pracodawca lub zasiłek chorobowy, który płaci ZUS)
- Op – opieka na dziecko do lat 14 lub innego członka rodziny
- Uw – urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni w roku w zależności od stażu pracy)
- Uż – urlop na żądanie (4 dni w ciągu roku w ramach limitu 20 lub 26 dni)
- Um – urlop macierzyński
- Urodz- urlop rodzicielski
- Uojc – urlop ojcowski
- Uwych – urlop wychowawczy
- Uok – urlop okolicznościowy (na okoliczność ślubu lub pogrzebu członków rodziny)
- Ub – urlop bezpłatny
- Zw. art 188 kp – zwolnienie na dziecko z art.188 (2 dni w ciągu roku dla rodziców wychowujących dzieci do lat 14)
- NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna (wyjścia, np. do sądu, które są usprawiedliwione, ale nie należy się za nie wynagrodzenie, tylko pracownik z sądu powinien otrzymać rekompensatę za utracone wynagrodzenie itp.)
- NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna (np. zwolnienie na poszukiwanie pracy, które pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia na jego wniosek czy zwolnienie w celu honorowego oddawania krwi).
Oprócz oznaczenia dni nieobecności ewidencja czasu pracy powinna zawierać szczegółowe oznaczenia liczby godzin czasu pracy pracownika takich jak liczba godzin:
- ogółem
- nadliczbowych z dodatkiem 50% oraz 100%
- przepracowanych w niedziele i święta
- przepracowana w porze nocnej
- przepracowana w dodatkowe dni wolne od pracy
- w czasie dyżurów
- pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych niezbędnych do nauki zawodu.
Ewidencja czasu pracy może także zawierać rubrykę, gdzie odnotowuje się ewentualne spóźnienia pracownika do pracy.
W ewidencji powinny również znaleźć się informacje o dniach wolnych, które zostały udzielone pracownikowi za pracę w niedzielę, np. oznaczone symbolem W-N – pracodawca powinien takiego dnia udzielić w ciągu 6 dni przed lub po przepracowanej niedzieli, a także o dniach wolnych udzielonych pracownikowi z tytułu przekroczenia przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, oznaczone symbolem np. W-5. Chodzi o to, aby w trakcie kontroli inspektor PIP miał możliwość uzyskania informacji, z jakiego powodu dany dzień wolny został udzielony. Samo oznaczenie, że jest to dzień wolny, nie jest w tym przypadku wystarczające.
Jakie dokumenty należy dołączyć do ewidencji czasu pracy?
Do ewidencji czasu pracy należy dołączyć wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach, które w przypadku nadgodzin dobowych powinny zostać przez pracownika napisane przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły, a także inne wnioski, dokumenty i zgody. Należy w tym miejscu zasygnalizować, że dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (m.in. wnioski urlopowe) nie należą do ewidencji czasu pracy, w związku z tym powinny być przechowywane osobno.
Dla jakich pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy?
Zgodnie z art.149 § 2 kp pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzających w jego imieniu zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Jednak w przypadku tych grup pracowników pracodawca nadal ma obowiązek ewidencjonowania urlopów, dyżurów czy zwolnień od pracy z powodu choroby, opieki nad dzieckiem czy innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Co grozi pracodawcy za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy?
Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281, pkt.6 kp) i zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Natomiast fałszowanie ewidencji czasu pracy jest już przestępstwem przeciwko wiarygodności dokumentów i zagrożone jest karą grzywny lub nawet więzienia.
Ewidencja czasu pracy - kto powinien ją prowadzić w zakładzie
Zasadniczo osobą odpowiedzialną jest zawsze pracodawca. Może on jednak zlecić prowadzenie ewidencji podległym pracownikom – kierownikom działów czy pracownikom kadr. Zdaniem Sądu Najwyższego (sygn. akt. I PK 157/07, OSNP 2009/3-4/33) ewidencjonowaniem czasu pracy w imieniu pracodawcy powinna zajmować się osoba, która z racji zajmowanego stanowiska ma bezpośrednią wiedzę o liczbie godzin pracowników zatrudnionych w danej jednostce czy dziale.
