Przedsiębiorca decydujący się na rozpoczęcie działalności gospodarczej musi pamiętać o wypełnieniu szeregu różnych obowiązków. Lista zadań do wykonania jest dłuższa, gdy zatrudnia on pracowników. Jakie obowiązki informacyjne wobec inspekcji pracy musi dopełnić pracodawca? Omawiamy w artykule.
Obowiązek zatrudniania pracowników
Tak naprawdę żaden przepis nie wymaga od przedsiębiorców, aby zatrudniali w swojej firmie jakąkolwiek osobę. Dopuszczalna jest więc sytuacja, w której mamy do czynienia z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej, a nawet jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w której nie znajdziemy ani jednego pracownika. W powyższym przypadku przedsiębiorca nie ma żadnych obowiązków informacyjnych względem inspekcji pracy. Jeśli jednak zatrudni chociaż jedną osobę, sytuacja ulegnie zmianie.
Zatrudnienie pracowników może mieć miejsce na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej – zarówno wkrótce po otwarciu firmy, jak i wiele lat po tym, gdy została ona oficjalnie zarejestrowana w CEIDG albo KRS. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na zatrudnienie innych osób, może zmienić swoją decyzję i w każdej chwili wolno mu powrócić do wykonywania jednoosobowej działalności, w której nie pojawią się żadni pracownicy. Pamiętajmy więc, że ostateczną decyzję podejmuje właściciel firmy i nikt nie może przymusić go do zatrudnienia choćby jednego pracownika.
Informacje przekazywane do inspekcji pracy
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zatrudnienie, musi pamiętać o dopełnieniu obowiązku informacyjnego względem Państwowej Inspekcji Pracy. Warto jednak już teraz nadmienić, że od 17 stycznia 2013 roku pracodawcy zostali całkowicie zwolnieni z obowiązku informacyjnego w zakresie zgłaszania każdej zatrudnionej osoby. Nie dotyczy to jednak zawarcia umów terminowych. Zgodnie bowiem z treścią art. 251 §5 Kodeksu pracy pracodawca zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu trzeciej lub kolejnej umowy o pracę na czas określony z tym samym pracownikiem, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia. Co do zasady prawo wymaga, aby umowy o pracę na czas określony były wyjątkiem. Można z nich korzystać tylko w formie limitowanej, tj. gdy pracodawca chce podpisać trzecią umowę z tą samą osobą, a poprzednie dwie umowy były umowami na czas określony, to trzecia umowa powinna być umową zawartą na czas nieokreślony. Ustawodawca wprowadza w tym zakresie kilka wyjątków, m.in. obiektywną potrzebę zatrudnienia tego samego pracownika na czas określony po raz trzeci lub kolejny. Taka potrzeba musi zostać jednak wykazana przez pracodawcę, a sama umowa zgłoszona do właściwej inspekcji pracy.
Przykład 1.
Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Po 5 miesiącach funkcjonowania na rynku zdecydował się zatrudnić 3 pracowników. Czy w tym przypadku przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić fakt zatrudnienia do inspekcji pracy?
Nie, ponieważ obecnie żadne przepisy nie wymagają podejmowania takich działań przez pracodawców.
Przykład 2.
Pan Piotr prowadzi dużą firmę, w której zatrudnia kilkanaście osób. Niedawno podpisał ze swoim nowym pracownikiem drugą umowę o pracę na czas określony. Czy pracodawca ma obowiązek zgłosić fakt zatrudnienia takiego pracownika do inspekcji pracy?
Nie, ponieważ zawarcie zarówno pierwszej, jak i drugiej umowy o pracę na czas określony nie wymaga żadnego zgłoszenia do PIP.
Przykład 3.
Pan Michał prowadzi małą firmę, w której zatrudnia 3 osoby. Jeden z pracowników był do tej pory zatrudniony na podstawie dwóch umów o pracę na czas określony. Termin obowiązywania jego obecnej umowy wkrótce się skończy, jednak pan Michał zdecydował, że podpisze z zatrudnionym kolejną umowę o pracę, tym razem na czas nieokreślony, co jest zgodne z obowiązującym prawem. Czy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia trzeciej umowy pracownika do inspekcji pracy?
Nie, ponieważ kolejna umowa tej osoby będzie już umową zawartą na czas nieokreślony.
Przykład 4.
Pan Franciszek zatrudnia kilka osób w swojej rodzinnej firmie. Z jednym pracownikiem ma już podpisane 2 umowy o pracę na czas określony. Przedsiębiorca zamierza jednak podpisać z zatrudnionym kolejną umowę o pracę na czas określony, która będzie już trzecią taką umową z kolei. Konieczność zawarcia umowy terminowej wynika z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy – podpisanie umowy bezterminowej nie wchodzi w grę, ponieważ obecna sytuacja finansowa firmy jest bardzo ciężka i grozi jej upadłość. Czy pan Franciszek może podpisać z tym samym pracownikiem kolejną umowę na czas określony i czy ma w związku z tym jakieś obowiązki informacyjne wobec inspekcji pracy?
Pracodawca ma prawo do podpisania takiej umowy, musi jednak zgłosić ją w ciągu 5 dni do właściwej inspekcji pracy. W zgłoszeniu musi także wykazać, dlaczego chce zawrzeć kolejną umowę o pracę na czas określony z tym samym pracownikiem.
Zgłoszenie zmian w czasie pracy
Kolejne obowiązki informacyjne wobec inspekcji pracy wynikają z art. 150 §2 i 4 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować okres rozliczeniowy równoważnego czasu pracy – po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy. Pracodawca przekazuje kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.
Obowiązki informacyjne wobec inspekcji pracy muszą zostać dopełnione również w sytuacji, gdy pracownicy wykonują swoje zadania w porze nocnej. Art. 1517 §6 kp stanowi bowiem, że na pisemny wniosek pracownika, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną, jest pracującym w nocy, a pracodawca informuje właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy. Powyższy obowiązek uzależniony jest jednak od woli pracownika.
Przykład 5.
Pan Ksawery pracuje w firmie X na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Swoje zadania wykonuje zazwyczaj w porze nocnej, co zostało wprost wyrażone w jego umowie o pracę. Pracownik chciałby zgłosić fakt wykonywania pracy w nocy do inspekcji pracy – czy może to zrobić samodzielnie?
Nie, w tym celu zgłoszenie powinno zostać przekazane do PIP przez pracodawcę. Aby było to jednak możliwe, pan Ksawery musi wcześniej zawnioskować o to na piśmie do swojego przełożonego. Bez pisemnego wniosku pracownika pracodawca nie musi informować PIP o zatrudnionych, którzy wykonują swoje obowiązki w porze nocnej.
Wypadek przy pracy
Obowiązki informacyjne wobec inspekcji pracy dotyczą także dokonywania zgłoszeń w związku z wypadkiem w firmie. Zgodnie z treścią art. 234 Kodeksu Pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy. Z kolei art. 235 §1 kp stanowi, że pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zgłosić właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu i właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy każdy przypadek podejrzenia choroby zawodowej.
Wyrok NSA z 20 kwietnia 2021 roku (sygn. akt III OSK 400/21):
„Nawet wykonywanie pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. W zakresie tej odpowiedzialności pracodawca jest m.in. obowiązany do podejmowania działań polegających na zapobieganiu wypadkom przy pracy, czemu niewątpliwie ma służyć ustalenie okoliczności i przyczyn każdego wypadku. Także wypadku, któremu uległa osoba wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, przy czym bez znaczenia z punktu widzenia profilaktyki przeciwdziałania wypadkom pozostaje, czy jest to umowa, od której pracodawca odprowadza składki na ubezpieczenie wypadkowe”.
Skutki niewykonania obowiązku zgłoszenia do PIP
Pracodawcy powinni dokonywać zgłoszeń do inspekcji pracy na piśmie. W przypadku wątpliwości pozwoli to im na uniknięcie odpowiedzialności za ewentualny zarzut niedopełniania omawianych obowiązków. Te z kolei mogą być dla zatrudniających bardzo dotkliwe. Karą za niezawiadomienie o zawarciu trzeciej lub kolejnej umowy o pracę na czas określony z tym samym pracownikiem jest grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Tej samej karze podlega pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, prokuratora lub innego właściwego organu o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy, nie zgłasza choroby zawodowej albo podejrzenia o taką chorobę, nie ujawnia wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, albo przedstawia niezgodne z prawdą informacje, dowody lub dokumenty dotyczące takich wypadków i chorób.
Obowiązki informacyjne wobec inspekcji pracy - podsumowanie
Obowiązki informacyjne wobec inspekcji pracy nie dotyczą zatrudniania osób, chyba że w sytuacji zawarcia trzeciej lub kolejnej umowy o pracę na czas określony z tym samym pracownikiem. Zatrudniający muszą także pamiętać o przekazywaniu informacji do PIP dotyczących wypadków związanych z pracą, podejrzenia chorób zawodowych lub niektórych zmian w zakresie czasu pracy. Niedopełnienie obowiązków informacyjnych wiąże się z możliwością nałożenia na pracodawcę grzywny.
