Przepisy o urlopach wypoczynkowych są rozwinięciem jednej z podstawowych zasad prawa pracy, wyrażonej w art. 14 Kodeksu pracy, która stanowi, że pracownik ma prawo do wypoczynku zapewnianego przez przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. Na straży prawa do urlopu wypoczynkowego, podobnie jak innych uprawnień pracowniczych, stoi wyspecjalizowany organ – Państwowa Inspekcja Pracy. Jak może wyglądać kontrola PIP w zakresie urlopu wypoczynkowego?
Obowiązki pracodawcy dotyczące urlopów wypoczynkowych
Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia każdemu pracownikowi, co roku, płatnego urlopu wypoczynkowego, a pracownik nie może zrzec się do niego prawa. Ponadto pracodawca musi zadbać o:
- ustalenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi – 20 dni albo 26 dni, zależnie od stażu pracy pracownika;
- ustalenie okresów zatrudnienia, od których zależy wymiar urlopu, z uwzględnieniem w nich okresów pobierania nauki;
- udzielenie urlopu w sposób uregulowany w przepisach, tj. w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu;
- prawidłowe ustalanie proporcjonalnego wymiaru urlopu w przypadkach, gdy pracownik nie przepracuje u pracodawcy całego roku kalendarzowego;
- udzielenie urlopu uzupełniającego, jeżeli pracownik wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze;
- udzielanie urlopów przysługujących pracownikom na mocy przepisów szczególnych, np. pracownikom młodocianym i pracownikom ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności;
- przestrzeganie terminów udzielania urlopów wynikających z ustalonego planu urlopów i nieprzekroczenie ostatecznego terminu udzielenia urlopu za dany rok, jakim jest 30 września roku następnego;
- respektowanie przepisów dotyczących przesunięcia terminu urlopu, przerwania urlopu z powodu niemożności jego wykorzystania oraz odwołania pracownika z urlopu, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu;
- właściwe stosowanie trybu udzielania urlopu na żądanie;
- prawidłowe obliczanie wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop niewykorzystany.
Realizacja wymienionych obowiązków może podlegać nie tylko kontroli sądowej (w przypadku sporu między pracownikiem a pracodawcą), ale również kontroli sprawowanej przez Państwową Inspekcję Pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy
Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w Ustawie z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1251) – dalej „ustawa o PIP”.
Jednostkami organizacyjnymi PIP są:
- Główny Inspektorat Pracy,
- okręgowe inspektoraty pracy,
- oraz Ośrodek Szkolenia PIP.
Okręgowe inspektoraty pracy obejmują zakresem swojej właściwości terytorialnej obszary jednego lub więcej województw. Kierują nimi okręgowi inspektorzy pracy.
Uprawnienie Państwowej Inspekcji Pracy do kontroli przedsiębiorcy nie podlega jakiejkolwiek dyskusji; uwzględnić jednak trzeba, że przedmiotem kontroli sprawowanej przez organy Państwowej Inspekcji Pracy nie jest prowadzenie przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej, ale przestrzeganie przez przedsiębiorcę, będącego pracodawcą, przepisów prawa pracy.
Zadania i uprawnienia PIP w kontekście kontroli udzielania urlopów wypoczynkowych
Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy w interesującym nas zakresie należy:
- nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów dotyczących urlopów;
- ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonych w Kodeksie pracy (patrz wyżej – wykroczenie, o którym mowa w art. 282 § 1 pkt 1 i 2 kp).
W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy właściwe organy PIP są uprawnione w szczególności do:
- nakazania pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi (np. wynagrodzenia urlopowego lub ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop); nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
- skierowania wystąpienia lub wydania polecenia w sprawie usunięcia naruszenia, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób winnych.
Postępowanie kontrolne
Postępowanie kontrolne prowadzone przez PIP ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. Kontrole przeprowadzają inspektorzy pracy działający w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektoratów pracy – po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy.
W toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo m.in. do:
- żądania od kontrolowanego pracodawcy oraz zatrudnionych u niego pracowników pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą;
- żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników (w tym dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych).
Ustalenia kontroli dokumentuje się w formie protokołu.
Środki prawne stosowane przez PIP
W wyniku ustaleń dokonanych w toku kontroli, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, inspektor pracy może w szczególności:
- wydawać decyzje,
- kierować wystąpienia i wydawać polecenia.
Decyzja powinna zawierać oznaczenie organu PIP, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, termin usunięcia stwierdzonych uchybień oraz pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych. Od decyzji przysługuje odwołanie do okręgowego inspektora pracy, które można wnieść w terminie 7 dni od daty otrzymania decyzji. Podmiot kontrolowany (pracodawca), do którego została skierowana decyzja, ma obowiązek informowania odpowiedniego organu PIP o jej realizacji z upływem terminów w niej określonych. Wykonanie decyzji podlega egzekucji.
Wystąpienia PIP powinny zawierać wnioski pokontrolne i ich podstawę prawną. Podmiot kontrolowany lub organ sprawujący nad nim nadzór, do którego skierowano wystąpienie, jest obowiązany w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym niż 30 dni, zawiadomić odpowiedni organ Państwowej Inspekcji Pracy o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych.
Wystąpienie pokontrolne wydawane w trybie art. 33 ust. 1 pkt 2 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy nie ma charakteru aktu władczego, a tym samym nie jest decyzją administracyjną w znaczeniu materialnym. Wskazany w wystąpieniu obowiązek nie rodzi dla jego adresata żadnych negatywnych konsekwencji w przypadku jego niewykonania. Wystąpienie ma jedynie charakter zalecenia czy też postulatu pod adresem pracodawcy, nie zaś charakter aktu władczego. Świadczy o tym również brak zagrożenia konkretną sankcją administracyjną w przypadku niezastosowania się do zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
W uzasadnionych przypadkach inspektor pracy może poprzestać na ustnym pouczeniu o sposobach zgodnego z wymogami prawa zorganizowania pracy i odebraniu od podmiotu kontrolowanego oświadczenia o terminie usunięcia ujawnionych w toku kontroli uchybień.
Kontrola PIP w zakresie urlopu wypoczynkowego - podsumowanie
Wspomniane środki prawne służą usunięciu nieprawidłowości w działalności kontrolowanego pracodawcy i przywróceniu stanu zgodnego z prawem. W aspekcie urlopów wypoczynkowych nakazy PIP mogą dotyczyć każdego z obowiązków pracodawcy wymienionych na wstępie.
Warto na koniec zauważyć, że przestrzeganie przepisów o urlopach wypoczynkowych należy do standardowych tematów kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy.
