Wysokość należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zależy od wysokości jego wynagrodzenia, obejmującego składniki stałe i zmienne. Obliczając podstawę tego ekwiwalentu, dokonuje się jej tzw. dopełnienia w przypadkach, w których pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego wspomniana podstawa jest ustalana. Kiedy występuje dopełnienie podstawy do ekwiwalentu?
Sposób uwzględniania składników wynagrodzenia przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop
Zgodnie z art. 171 Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Szczegółowe zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy ustalono w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – dalej „rozporządzenie urlopowe” – zgodnie z którym:
- składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (tzw. składniki stałe) uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu;
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem składników stałych, czyli tzw. składniki zmienne, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu;
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 15, § 16 ust. 1, § 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).
Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:
- dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych według wskazanych wyżej reguł przez współczynnik, o którym mowa w § 19 rozporządzenia;
- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie;
- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (§ 18 rozporządzenia urlopowego).
Kiedy występuje dopełnienie podstawy do ekwiwalentu?
Jeżeli pracownik nie przepracował wskazanego wyżej pełnego okresu 3 miesięcy – w przypadku otrzymywania zmiennych składników wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc lub pełnego okresu 12 miesięcy – w przypadku otrzymywania składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, pracodawca musi odpowiednio dopełnić podstawę ekwiwalentu.
Polega to na:
- podzieleniu wynagrodzenia faktycznie wypłaconego w takim niepełnym okresie przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie
- pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2, § 17 ust. 2 rozporządzenia).
Przykład 1.
Wynagrodzenie miesięczne pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. sprzedaży obejmowało następujące składniki:
- wynagrodzenie zasadnicze – 5000 zł;
- premia regulaminowa, zależna od wartości sprzedanych przez pracownika produktów.
W związku z rozwiązaniem umowy o pracę 30 kwietnia 2024 roku pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za niewykorzystane 6 dni urlopu wypoczynkowego, co odpowiada 48 godzinom (6 × 8 h = 48 h). Tak więc średnią wysokość premii (składnika zmiennego) należy obliczyć z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli ze stycznia, lutego i marca 2024 roku. W miesiącach tych pracownik otrzymał odpowiednio premię w kwotach 1000 zł, 1200 zł i 700 zł, przy czym w marcu 2024 roku pracownik nie przepracował 8 dni z powodu choroby. W styczniu, lutym i marcu 2024 roku przypadły w sumie 63 dni pracy, zatem pracownik przepracował 55 dni. Dopełnienia podstawy ekwiwalentu dokonujemy w następujący sposób:
(1000 zł + 1200 zł + 700 zł) : 55 dni = 52,73 zł;
52,73 zł × 66 dni = 3480,18 zł.
Otrzymany wynik dzielimy przez 3 miesiące i otrzymujemy średnią premię miesięczną:
3480,18 zł : 3 miesiące = 1160,06 zł.
Obliczamy należny ekwiwalent za urlop:
(5000 zł + 1160,06 zł) : 20,92 : 8 h × 48 h = 1766,75 zł.
Przykład 2.
Wynagrodzenie pracownika obejmowało:
miesięczne wynagrodzenie zasadnicze – 6500 zł;
kwartalną premię regulaminową, zależną od wyników pracy.
Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem nastąpiło w styczniu 2024 roku. Pracodawca był zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystane 24 dni urlopu wypoczynkowego, co odpowiada 192 godzinom (24 × 8 h = 192 h). W 2023 roku, czyli w okresie 12 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu za urlop, pracownik otrzymał premie za I, II, III i IV kwartał, w kwotach odpowiednio: 4000 zł, 3000 zł, 4200 zł i 3900 zł. W 2023 roku pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego wynoszącego 15 dni. W 2023 roku przypadło w sumie 250 dni pracy, zatem pracownik przepracował 235 dni. Dopełnienie podstawy ekwiwalentu za urlop przedstawia się następująco:
(4000 zł + 3000 zł + 4200 zł + 3900 zł) : 235 dni = 64,25 zł;
64,25 zł × 250 dni = 16062,50 zł.
Otrzymany wynik dzielimy przez 12 miesięcy i otrzymujemy średnią premię na miesiąc:
16062,50 zł : 12 miesiące = 1338,54 zł.
Obliczamy należny ekwiwalent za urlop:
(6500 zł + 1338,54 zł) : 20,92 : 8 h × 192 h = 8992,59 zł.
Gdy praca była wykonywana w dniach wolnych
Wątpliwości dotyczące sposobu dopełniania podstawy ekwiwalentu za urlop mogą się nasunąć w przypadku, w którym pracownik, w okresie, z którego ustalana jest wspomniana podstawa, wykonywał pracę w dniu wolnym.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prezentowało w tej sprawie stanowisko, zgodnie z którym § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego należało rozumieć tak, że wspomniana w tym przepisie liczba dni pracy, za które przysługiwało wynagrodzenie, to liczba dni faktycznie przepracowanych, co oznacza, że w liczbie tej należy uwzględnić również przepracowane dni wolne. Natomiast Państwowa Inspekcja Pracy zaprezentowała w ubiegłym roku pogląd odmienny, twierdząc, że w omawianej liczbie uwzględnia się tylko dni robocze, bez przepracowanych dni wolnych. Interpretacja PIP jest korzystniejsza dla pracownika, co zilustrowano w poniższym przykładzie.
Przykład 3.
Okres, z którego jest obliczana podstawa ekwiwalentu za urlop, obejmuje luty, marzec i kwiecień 2024 roku. W tych miesiącach wypłacono pracownikowi premię miesięczną odpowiednio w kwotach 1500 zł, 1700 zł i 900, co w sumie daje kwotę 4100 zł. We wspomnianych miesiącach przypadły 63 dni pracy (dni robocze). W kwietniu 2024 roku pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby przez 9 dni, czyli 72 godziny; ponadto w tym miesiącu pracownik wykonywał dodatkowo pracę w dniu wolnym – 1 kwietnia (Poniedziałek Wielkanocny). W związku z powyższym, mając na względzie przytoczone rozbieżne stanowiska Ministerstwa i PIP, istnieją 2 warianty obliczenia kwoty premii za 1 przepracowany dzień:
z uwzględnieniem pracy w dniu wolnym: 4100 zł : (63 dni – 9 dni + 1 dzień) = 74,54 zł;
bez uwzględniania pracy w dniu wolnym: 4100 zł : (63 dni – 9 dni) = 75,92 zł.
Różnica wyników obu obliczeń przekłada się na wysokość ekwiwalentu za urlop. W wariancie pierwszym obliczenie kwoty premii, którą należy uwzględnić w ekwiwalencie za urlop, jest następujące:
74,54 zł × 63 dni = 4696,02 zł;
4696,02 zł : 3 miesiące = 1565,34 zł;
1565,34 zł : 20,92 : 8 h × 72 h = 673,42 zł.
W wariancie drugim uzyskujemy wynik wyższy o 12,47 zł:
75,92 zł × 63 dni = 4782,96 zł;
4782,96 zł : 3 miesiące = 1594,32 zł;
1594,32 zł : 20,92 : 8 h × 72 h = 685,89 zł.
Podsumowując, stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy, zalecające uwzględnianie przy obliczaniu podstawy ekwiwalentu za urlop wyłącznie przepracowanych dni roboczych bez ewentualnych przepracowanych dni wolnych, jest korzystniejsze dla pracownika, co przemawia za jego stosowaniem. Nie bez znaczenia jest również okoliczność, że PIP jako organ uprawniony do kontroli pracodawców najprawdopodobniej będzie opierać się na tym stanowisku, oceniając prawidłowość prowadzenia spraw pracowniczych.
