Dofinansowanie wypoczynku dzieci w księgach rachunkowych

Dofinansowanie wypoczynku dzieci na zimowisku czy koloni może pochodzić ze środków obrotowych pracodawcy lub z ZFŚS. Z uwagi na szczególny charakter tych świadczeń, sposób ich ewidencjonowania w księgach rachunkowych wymaga odpowiedniego podejścia i uwzględnienia obowiązujących przepisów.

Dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników

Ewidencja dofinansowania wypoczynku dla dzieci pracowników w księgach rachunkowych jednostki zależy od tego, czy pochodziło ono ze środków obrotowych pracodawcy, czy ze środków ZFŚS (zakładowy fundusz świadczeń socjalnych).

Dofinansowania kolonii lub zimowisk dla dzieci pracowników mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym, o ile spełniają warunki wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

1. z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości;
2. z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł.

Dofinansowanie wypoczynku dla dzieci pracowników sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy jako przychód ze stosunku pracy podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS, co oznacza, że kwota udzielonego dofinansowania jest oskładkowana (od wartości dofinansowania naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne i składka na ubezpieczenie zdrowotne). Natomiast w przypadku dofinansowania pobytu dzieci pracowników na koloniach czy zimowiskach zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Dofinansowanie pobytu dziecka na zimowisku lub kolonii udzielone ze środków obrotowych pracodawcy

Jeżeli dofinansowanie wypoczynku dla dzieci pracowników zostało udzielone ze środków obrotowych pracodawcy, to jego wartość odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Dopłata do pobytu dziecka na zimowisku czy kolonii jest pewnego rodzaju świadczeniem na rzecz pracowników, zatem do ewidencji tego typu dofinansowania wykorzystuje się konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.

Przykład 1.

Spółka z o.o. zdecydowała się na dofinansowanie kolonii dla dzieci pracowników, które nie ukończyły 18. roku życia. Dofinansowanie to korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Udzielone przez spółkę dofinansowanie nie przekracza limitu zwolnienia z podatku dochodowego. Dopłata do kolonii dzieci pracowników udzielona przez pracodawcę jako przychód ze stosunku pracy podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS. W jaki sposób udzielone dofinansowanie kolonii dla dzieci pracowników ewidencjonuje się w księgach rachunkowych?

Przyznanie dofinansowania przez pracodawcę ujmuje się zapisem:

• Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (w analityce: Świadczenia pozapłacowe dla pracowników);
• Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” / 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Potrącenie składek ZUS od kwoty udzielonego dofinansowania obciążających pracownika:

• Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” / 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”;
• Ma konto 223 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”.

Natomiast wypłata dofinansowania po potrąceniu składek ZUS przelewem jest ewidencjonowana w następujący sposób:

• Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” / 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”;
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.

Dofinansowanie pobytu dziecka na zimowisku lub kolonii udzielone ze środków ZFŚS

Działalność socjalna pracodawcy finansowana ze środków ZFŚS opiera się na przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. 

Pracodawca ma zatem możliwość udzielenia dofinansowania kolonii czy zimowisk dla dzieci pracowników z ZFŚS, pod warunkiem że forma takiego wsparcia została przewidziana w regulaminie funduszu. Należy pamiętać, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z niego.

Dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników, m.in. kolonii, zimowisk, stanowi jedno z popularniejszych świadczeń realizowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Tego rodzaju dofinansowanie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu dla pracodawcy, ponieważ środki pochodzą z funduszu socjalnego. Do ewidencji dofinansowania kolonii czy zimowisk dla dzieci pracowników ze środków ZFŚS wykorzystuje się konto 850 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

Przykład 2.

Sp. z o.o. prowadzi działalność produkcyjną i zatrudnia ponad 100 pracowników. Jednostka utworzyła zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, z którego finansowane są m.in. dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników. W okresie ferii zimowych z ZFŚS dla dzieci pracowników wypłacane są dofinansowania zimowisk. Wysokość dopłat została ustalona na podstawie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników. W jaki sposób powinna przebiegać ewidencja księgowa?

Przyznanie dofinansowania zimowiska dla dzieci pracowników ze środków ZFŚS w księgach rachunkowych ewidencjonuje się zapisem:

• Wn konto 850 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”;
• Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Natomiast wypłata dofinansowania z rachunku ZFŚS:

• Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”;
• Ma konto 135 „Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS”.