Pracownicy wykonują swoje obowiązki najczęściej tylko w jednym zakładzie pracy. Czy przełożeni różnych firm mogą jednak porozumieć się co do czasowej lub stałej wymiany zatrudnionej kadry? Okazuje się, że tak. W tym celu konieczne jest jednak podpisanie dokumentu jakim jest umowa użyczenia pracownika.
Wypożyczenie pracownika
Polskie prawo pozwala na wypożyczanie pracowników innym podmiotom gospodarczym. Stanowi o tym art. 1741 Kodeksu pracy, który stanowi, że za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Okres takiego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.
Możliwość wypożyczenia pracownika zawsze jest warunkowana zgodą zatrudnionego. Pracodawca nie może więc samodzielnie podjąć w tym zakresie decyzji i nakazać swojemu podwładnemu pracę w innym miejscu pod kierownictwem obcego podmiotu. Użyczenie pracownika wymaga sporządzenia odpowiedniego porozumienia pomiędzy 3 stronami – obecnym pracodawcą, wypożyczającym pracodawcą i pracownikiem. W przypadku braku zgody chociażby jednego podmiotu porozumienie nie może dojść do skutku.
Z unormowania art. 174¹ § 1 Kodeksu pracy wynika, że w przypadku urlopu udzielanego w tym trybie dochodzi do swoistego wypożyczenia pracownika innemu pracodawcy, który poza tym, że nie otrzymuje w okresie tego urlopu wynagrodzenia od dotychczasowego pracodawcy, to zachowuje u niego uprawnienia pracownicze. Natomiast wynagrodzenie wypłaca pracodawca, do którego pracownik został skierowany w ramach porozumienia, o którym mowa w cytowanym przepisie. Zachowanie uprawnień pracowniczych pozwala na wniosek, że nie dochodzi tu ani do utraty zatrudnienia, ani do jego uzyskania. Nie można zatem mówić wówczas o uzyskaniu nowego zatrudnienia w rozumieniu art. 3 pkt 24 lit. c Ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych, nie jest to bowiem podjęcie pracy przez osobę dotychczas niezatrudnioną, a tylko o takich stanach faktycznych mowa w ostatnio wskazanym przepisie, który definiuje jedną z postaci uzyskania zatrudnienia w rozumieniu ustawy.
Umowa użyczenia pracownika
Umowa użyczenia pracownika powinna być w każdym przypadku poprzedzona konsultacjami z zatrudnionym. Choć nie ma ku temu obowiązku prawnego, pracodawca powinien w pierwszej kolejności przedstawić swój plan pracownikowi i poinformować go o tym, jak długo potrwa wypożyczenie go do innej firmy. Informacja może zostać przekazana zatrudnionemu zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej. Jeśli pracownik już na tym etapie nie wyrazi zgody na pracę w innym zakładzie, użyczenie nie będzie możliwe do zrealizowania.
Przykład 1.
Tomasz jest pracownikiem IT, który ma zostać przeniesiony na 3 miesiące do innej firmy, w której właścicielem jest dobry znajomy jego obecnego pracodawcy. Zatrudniony dowiedział się o całej sprawie na 2 dni przed planowanym przekazaniem go do nowej firmy. Obecny pracodawca przedstawił mu porozumienie podpisane z właścicielem drugiej firmy. Czy Tomasz musi wyrazić zgodę na czasowe wykonywanie obowiązków w drugim przedsiębiorstwie, gdy porozumienie pomiędzy przedsiębiorcami zostało już podpisane?
Nie, ponieważ przepisy nie przewidują możliwości zmuszenia pracownika do czasowego lub trwałego wykonywania obowiązków w ramach tzw. wypożyczenia pracowniczego. Bez zgody Tomasza nie będzie można przenieść go do nowej firmy.
Przykład 2.
Kamila została poinformowana o przeniesieniu jej do drugiej firmy na czas miesiąca. Kobieta nie widzi w tym żadnego problemu i może pracować z dowolnego miejsca, jednak obawia się, że w jej przypadku wypożyczenie pracownicze nie będzie skuteczne. Obecny i wypożyczający pracodawca podpisali bowiem porozumienie bez zgody Kamili, która zostałaby wyrażona na piśmie. Czy użyczenie pracownika może być w tym przypadku skuteczne?
Tak, ponieważ pracownica wyraziła zgodę na czasowe przeniesienie do drugiego przedsiębiorstwa. W każdej chwili może wyrazić swoją zgodę na piśmie i dołączyć ją do już istniejącego porozumienia pomiędzy pracodawcami. Taka zgoda będzie wówczas załącznikiem do sporządzonej umowy.
Jeśli zatrudniony zgodzi się na czasowe przeniesienie do innej firmy, kolejnym etapem jest sporządzenie porozumienia pomiędzy obecnym pracodawcą a pracodawcą wypożyczającym. Powinno ono przybrać formę pisemną i zawierać następujące elementy:
- wskazanie miejsca i daty sporządzenia porozumienia;
- określenie stron zobowiązania – pracodawcy, pracodawcy wypożyczającego oraz pracownika;
- zgodę pracownika na podjęcie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy;
- wskazanie okresu wypożyczenia pracownika;
- opis nowego miejsca pracy wypożyczanego pracownika;
- wskazanie zakresu obowiązków wypożyczanego pracownika, który powinien być tożsamy z jego dotychczasowymi obowiązkami w pierwotnej firmie, w której pracował;
- podpisy stron porozumienia.
Przedmiotowe porozumienie powinno być sporządzone w 3 egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Zainteresowani mogą wpisać do niego dodatkowe postanowienia, takie jak choćby obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa lub zakaz konkurencji, a nawet kary umowne. Umowa użyczenia pracownika nie jest umową o pracę i nie kształtuje nowego stosunku prawnego. Zatrudnienie u dotychczasowego pracodawcy trwa, choć zmienia się faktyczne miejsce wykonywania obowiązków pracowniczych. Przedstawiciele doktryny uważają jednak, że dotychczasowy stosunek pracy ulega zawieszeniu na czas urlopu wypożyczanego pracownika, nie dochodzi jednak do powstania odrębnego stosunku u nowego pracodawcy.
Umowa użyczenia pracownika wiąże się z jeszcze jedną ważną kwestią, o której nie zawsze pamięta każdy pracodawca. Chodzi oczywiście o obowiązek opłacenia podatku VAT zgodnie z art. 8 ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Faktura wystawiona za wypożyczenie pracownika powinna zawierać w swej treści informację o tym, że doszło do oddelegowania lub udostępnienia zatrudnionego.
Umowa użyczenia pracownika a czas jej trwania
Wypożyczenie pracownika nie może być bezterminowe, ponieważ wiąże się z koniecznością udzielenia urlopu zatrudnionemu w dotychczasowym zakładzie pracy. Urlop taki musi być ograniczony czasowo, ponieważ polskie przepisy nie przewidują możliwości udzielania urlopów bezterminowych. Porozumienie zawarte pomiędzy pracodawcami a pracownikiem musi więc zawierać postanowienie określające termin jego obowiązywania. Ustawodawca nie wprowadza w tym zakresie żadnych ograniczeń, tj. nie ma dat granicznych wypożyczania pracowników – ani minimalnych, ani maksymalnych. W praktyce taka sytuacja nie powinna jednak przekraczać kilku miesięcy, rzadko kiedy spotykane są bowiem kilkuletnie urlopy związane z wypożyczeniem zatrudnionego dla innego zakładu pracy.
Z czasem trwania umowy użyczenia pracownika wiąże się jeszcze jedna kwestia. Czy tego typu porozumienia mogą być zawierane wielokrotnie względem jednego pracownika? Tak, przepisy nie przewidują ograniczeń, jeśli chodzi o liczbę takich umów. Teoretycznie możliwe jest więc, że konkretny pracownik będzie wypożyczany co kilka miesięcy innym firmom.
Czy umowa użyczenia pracownika może dotyczyć kilku zatrudnionych naraz? Nie, ponieważ takie porozumienie ma charakter trójstronny i wiąże się z koniecznością udzielenia urlopu konkretnemu pracownikowi. Jeśli pracodawca zamierza wypożyczyć większą liczbę swoich pracowników, to powinien podpisać stosowne porozumienie względem każdej takiej osoby. Obowiązuje tu więc zasada – taka liczba umów, jaka jest liczba użyczanych osób.
Przykład 3.
Piotr jest właścicielem firmy X i zamierza wypożyczyć 4 swoich pracowników Karolinie, która jest właścicielką firmy Y. Strony postanowiły oszczędzić czas i przygotowały jedno wspólne porozumienie, w którym wpisano dane wszystkich 4 użyczanych pracowników. Czy sporządzenie takiej umowy było prawidłowe?
W tym przypadku powinno dojść do sporządzenia 4 odrębnych umów użyczenia dla każdego zatrudnionego z osobna. Jedna wspólna umowa może być problematyczna w przypadku kontroli zakładu pracy lub gdy chociażby jeden z pracowników firmy X nie wyrazi zgody na czasowe przeniesienie do firmy Y.
Podsumowanie
Umowa użyczenia pracownika jest tak naprawdę formą porozumienia pracodawców w zakresie wypożyczenia zatrudnionego do innego podmiotu gospodarczego. Tego rodzaju zobowiązanie powinno być sporządzone na piśmie i nie może być bezterminowe. Nie ma przeszkód do tego, aby ci sami przedsiębiorcy uczestniczący w wypożyczeniu pracowniczym podpisywali takie umowy co jakiś czas, nawet co kilka miesięcy. W każdym przypadku wymaga to jednak uzyskania zgody przenoszonego pracownika i udzielenia mu urlopu na czas wypożyczenia. Umowa użyczenia pracownika nie powoduje powstania odrębnego stosunku pracy w przedsiębiorstwie, które korzysta z wypożyczanej osoby.
