Wystawienie faktury do paragonu o wartości powyżej 450 zł – kiedy jest możliwe?

Przedsiębiorcy ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej często spotykają się z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Problem pojawia się, gdy wartość transakcji jest znaczna. Wyjaśniamy, jakich zasad wymaga od sprzedawcy wystawienie faktury do paragonu o wartości powyżej 450 zł i jakie warunki muszą zostać bezwzględnie spełnione.

Ewidencja sprzedaży na rzecz konsumentów

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług zwanej dalej ustawą o podatku VAT podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów lub usług, dokumentując ją i stosując kasę fiskalną, jest zobligowany wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: 

1. w postaci papierowej, lub
2. za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony. 

Obowiązek ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej następuje w przypadku:

• przekroczenia w ciągu roku albo za poprzedni rok wartości sprzedaży – 20 000 zł,
• rozpoczęcia sprzedaży towarów lub usług wyłączonych ze zwolnienia z ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej.

Zgodnie z § 25 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących sprzedawca dokonujący sprzedaży towarów lub na rzecz konsumentów (lub firm) dokumentuje daną transakcję przy pomocy kasy rejestrującej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Nabywca otrzymuje dokument potwierdzający realizację tej transakcji w postaci paragonu fiskalnego, który powinien zawierać poniższe elementy: 

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
• NIP sprzedawcy;
• numer kolejny wydruku;
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
• oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
• cenę jednostkową towaru lub usługi;
• ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
• wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;
• wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;
• łączną wysokość podatku;
• łączną wartość sprzedaży brutto;
• oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;
• kolejny numer paragonu fiskalnego;
• numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
• NIP nabywcy – na żądanie nabywcy;
• logo fiskalne i numer unikatowy.

Elementy faktury uproszczonej

Nawiązując do art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura uproszczona musi zawierać wiele elementów faktury standardowej, jednak inne elementy można pominąć. W poniższej tabeli przedstawiono zarówno te obligatoryjne elementy, jak i te, które nie są obowiązkowe. 

Wystawienie faktury do paragonu o wartości powyżej 450 zł  a termin wystawienia faktury

Podatnicy prowadzający działalność gospodarczą będący czynnymi podatnikami VAT są zobligowani do wystawienia faktury w przypadku sprzedaży opodatkowanej na rzecz firm do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu:

1. dokonania dostawy towarów lub wykonania usług;
2. otrzymania zaliczki, jeżeli przed dostawą towarów, wykonaniem usługi sprzedawca otrzymał zaliczkę, przedpłatę, należność.

Jeżeli nabywca to konsument albo sprzedaż korzysta ze zwolnienia z VAT, wówczas wystawienie faktury nie jest obowiązkowe (zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT). Może ono jednak nastąpić na żądanie nabywcy, o ile to żądanie zostanie w ogóle sprzedawcy zgłoszone.

Konsumenci, osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, którzy kupują towary lub usługi, otrzymują jako potwierdzenie zawarcia transakcji sprzedaży paragon fiskalny, niemniej tylko w wypadku, gdy sprzedawca prowadzi ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Jeżeli nie prowadzi, wówczas nie ma obowiązku wystawienia faktury albo rachunku, ale może zrobić to dobrowolnie albo na żądanie.

Nawiązując jeszcze do art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, sprzedawca ma obowiązek na żądanie kupującego towar lub usługę, niebędącego podatnikiem VAT (osoba fizyczna) wystawić fakturę dokumentującą: 

1. sprzedaż towarów lub usług,
2. otrzymanie zaliczki na poczet sprzedaży towaru lub usługi (nie dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów),
3. otrzymanie całości zapłaty przed sprzedażą towaru lub usługi,
4. sprzedaż zwolnioną z podatku VAT przedmiotowo lub podmiotowo

− pod warunkiem, że nabywca zgłosił swoje żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Paragon o wartości powyżej 450 zł a wystawienie faktury do paragonu

Jak już wyżej wspomniano, nie należy wystawiać faktury do faktury uproszczonej, a więc do paragonu z NIP-em nabywcy o wartości transakcji do 450 zł albo 100 EUR.

Paragon z NIP-em nabywcy o wartości transakcji do 450 zł albo 100 EUR jest fakturą uproszczoną.

Potwierdza to stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zawarte w interpretacji indywidualnej z 9 października 2024 roku (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.646.2024.3.ALN), w której stwierdza on, że: „[…] W przypadku wystawienia faktury uproszczonej – paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł lub 100 euro, zawierającego NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy – brak jest uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie zakupu »zwykłą« fakturą.

W takiej bowiem sytuacji dochodzi do podwójnego udokumentowania tej samej transakcji dwiema fakturami w rozumieniu przepisów ustawy, tj. najpierw fakturą uproszczoną, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, i później »zwykłą« fakturą wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 1 ww. ustawy. W konsekwencji takich działań dochodzi do wprowadzenia do obrotu prawnego dwóch faktur (dwa równorzędne dokumenty w świetle przepisów ustawy) dokumentujących tę samą sprzedaż, co dla sprzedawcy skutkuje obowiązkiem zapłaty wynikającej z obu tych dokumentów kwoty podatku. Zgodnie bowiem z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. […]”.

Jednak co, gdy nabywca zażąda wystawienia faktury do paragonu o wartości powyżej 450 zł?

Na tak postawione pytanie są dwie odpowiedzi.

Po pierwsze zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym sprzedawca może (na żądanie nabywcy) wystawić fakturę sprzedaży do tego paragonu, jeżeli:

1. nabywcą jest firma (podatnik VAT czynny), oraz
2. paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera NIP nabywcy.

W takim wypadku sprzedawca, archiwizując dokumenty dotyczące tej transakcji, zszywa fakturę wraz z paragonem. Warto przy okazji wspomnieć, że w przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSEF do paragonu z NIP-em nabywcy o wartości powyżej 450 zł nie ma obowiązku łącznie paragonu i faktury.

Jeżeli więc sprzedawca wystawił paragon o wartości powyżej 450 zł i na tym paragonie widnieje NIP nabywcy, to bez obaw może do tego paragonu wystawić fakturę sprzedaży dla tego nabywcy.

Jednak co, gdy tego numeru nie ma?

Nawiązując do § 3 ust. 4 i 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 roku w sprawie kas rejestrujących, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji oczywistych pomyłek:

• błędnie ujętej w ewidencji sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
• krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej – podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.

Następnie podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Jednakże organy podatkowe kwestionują zaklasyfikowanie wystawienia paragonu bez NIP-u o wartości do 450 zł, jak i powyżej tej wartości dla firmy, jako oczywistą pomyłkę. Ponadto uznają, że wystawienie korekty do takiego paragonu w postaci faktury korygującej zawierającej już NIP nabywcy jest błędem.

Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z 11 września 2025 roku (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.740.2025.1.OS), w której wskazuje on, że: „[…] W świetle powyższego omyłka w postaci braku numeru identyfikacji podmiotu nie podlega korekcie na warunkach wskazanych w przepisach prawa. Przepisy prawa zastrzegają możliwość korekty do przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji. Uprawnienie takie przysługuje podatnikowi, który w odrębnej ewidencji ujmuje błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż oraz krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki.

Przepis art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

W związku z powyższym stwierdzić należy, że zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, jeżeli nawet pomyłkowo zaewidencjonowali Państwo za pomocą kasy rejestrującej sprzedaż na rzecz podmiotu gospodarczego, a paragon dokumentujący tę sprzedaż nie zawiera NIP nabywcy, to brak jest podstaw do wystawienia do takiego paragonu faktury zawierającej NIP tego nabywcy. […]”.

Następnie dalej objaśnia – „[…] W związku z tym, że wystawili Państwo klientowi fakturę bez NIP nabywcy do paragonu fiskalnego niezawierającego NIP, to nie mają Państwo prawa do wystawienia faktury korygującej zawierającej NIP. Jak wyżej wskazano, zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy, nie mają Państwo prawa do wystawienia do paragonu bez NIP nabywcy, faktury zawierającej ten NIP. […]”.

Wystawienie faktury do paragonu może być zrealizowane tylko w określonych przypadkach. Jeżeli mowa o fakturze do paragonu o wartości powyżej 450 zł, wówczas nieodzowne jest, aby paragon miał NIP nabywcy. W przeciwnym wypadku nie ma możliwości wystawienia faktury do takiego paragonu, a sam wydatek udokumentowany tym paragonem przedsiębiorca może zakwalifikować jedynie jako wydatek o charakterze prywatnym.