Z dniem 28 lutego 2022 r. mija ostateczny termin przekazania pracownikom, zleceniobiorcom czy też osobom, które wykonywały pracę w ramach umowy o dzieło informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za 2021 r. (PIT-11). Co zrobić, jeżeli termin już minął, a pracownik nadal nie otrzymał takiego dokumentu? Co w sytuacji, w której zakład pracy już nie istnieje? Na kim leży obowiązek wydania PIT-11? Dowiesz się po przeczytaniu naszego artykułu!
Obowiązek wydania PIT-11 - obowiązki pracodawcy-płatnika podatku dochodowego wobec urzędu skarbowego
Każdy pracodawca zatrudniający osoby na podstawie:
- umowy o pracę,
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło
jest płatnikiem podatku dochodowego zobowiązanym do obliczania, pobierania i zapłaty podatku od wynagrodzeń (zaliczka na PIT-4R) do urzędu skarbowego do 20 dnia następnego miesiąca, w którym nastąpiła wypłata środków. Mówi o tym art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w którym czytamy, że zakłady pracy „są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej”.
Obowiązkiem płatnika jest także dostarczenie raz do roku do urzędu skarbowego:
- zbiorczej deklaracji o pobranych w danych miesiącach roku kalendarzowego zaliczkach na podatek od wynagrodzeń (PIT-4R) – do końca stycznia roku następnego;
- informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach (PIT-11) – do końca stycznia roku następnego;
- deklaracji o zryczałtowanym podatku dochodowym (PIT-8AR) – do końca stycznia roku następnego w przypadku zatrudniania na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, gdzie przychód jest mniejszy niż 200 zł.
Co może zrobić pracownik w razie braku PIT-11?
Większość pracodawców rzetelnie wywiązuje się ze swoich obowiązków płatnika podatku dochodowego i terminowo przekazuje wymagane dokumenty. Zdarzają się jednak pracodawcy, którzy lekceważą te obowiązki. Co ma zrobić pracownik, gdy minął już ustawowy termin, a PIT-11 nadal nie wpłynął?
Przede wszystkim musi on skontaktować się z pracodawcą i poprosić o jego przesłanie – jest bowiem możliwe, że pracodawca zwyczajnie wysłał go na inny adres lub po prostu zapomniał o terminie wysyłki. Najlepiej nadać prośbę o PIT-11 listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód na to, że to pracodawca nie wywiązał się ze swoich obowiązków w terminie. Jeżeli nadal nie ma reakcji z jego strony, można zwrócić się do urzędu skarbowego z prośbą o wydanie PIT-11, który przesłał tam pracodawca. Co istotne, brak PIT-11 nie zwalnia pracownika w żadnym wypadku z rozliczenia się z uzyskanych dochodów.
Jeżeli jednak okaże się, że pracodawca nie przekazał PIT-11 również do urzędu skarbowego, pracownik będzie musiał rozliczyć się sam na podstawie szacunkowych danych. Nie stanowi to dużej trudności, jeżeli co miesiąc otrzymywał on od pracodawcy zestawienie wypłaconego wynagrodzenia z wyliczonymi składkami ZUS, kosztami uzyskania przychodu oraz należnym podatkiem dochodowym. Pracownikowi pozostaje zsumować wszystkie składniki i wykazać je w zeznaniu rocznym. Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, jeżeli pracownik nie otrzymywał takich zestawień – wówczas musi on posiłkować się wpłatami na konto lub ewentualnie kwotą wynagrodzenia ustaloną w umowie o pracę. Zawsze będzie to jednak wyliczenie szacunkowe. Pracownik powinien wobec tego poinformować urząd skarbowy o zaistniałej sytuacji, dołączając najlepiej potwierdzenie nadania listu poleconego do pracodawcy w sprawie nieotrzymanie PIT-11.
Czy każdy pracownik musi składać zeznanie roczne? Kiedy sporządza je urząd skarbowy?
Przypomnijmy, że obecnie zeznanie roczne muszą składać jedynie te osoby, które dokonują odliczeń od podatku (którym należy się zwrot podatku), czyli np. korzystają z ulgi na dzieci lub z ulgi za Internet. Pozostali pracownicy nie muszą nic robić w związku z zeznaniem rocznym. Jeżeli do 30 kwietnia go nie złożą, urząd skarbowy rozliczy ich na podstawie otrzymanego PIT-11 od pracodawcy.
Również osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, z których przychód wynosił mniej niż 200 zł, nie muszą składać zeznania. Składa je jedynie zleceniodawca (PIT 8-AR) do końca stycznia roku następnego.
Przykład 1.
Pan Mariusz pracował w zakładzie wulkanizacyjnym. Niestety pracodawca, z którym nie ma obecnie kontaktu, nie przekazał panu Mariuszowi PIT-11, co sprawia, że nie może on złożyć zeznania podatkowego i skorzystać z ulgi na dziecko. Pan Mariusz udał się do zakładu, ale okazało się, że jest tam już nowy właściciel. Czy nowy właściciel powinien przekazać panu Mariuszowi PIT-11 w sytuacji, gdy kupił zakład, w którym wcześniej był zatrudniony pracownik?
Nowy właściciel, który kupił zakład pracy, powinien przekazać panu Mariuszowi PIT-11, ponieważ kupując firmę z pracownikami, dokonuje jej przejęcia i wchodzi w obowiązki byłego pracodawcy.
Brak PIT-11, gdy zakład pracy zmienił właściciela
Do zakładu pracy zatrudniającego pracowników, który zmienia właściciela, mają zastosowanie przepisy art. 23 kp, który mówi, że:
„w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy”.
Oznacza to, że za zobowiązania zakładu pracy powstałe przed zmianą właściciela solidarnie odpowiadają dotychczasowy i nowy pracodawca. Takie stanowisko zajął między innymi Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej (IBPBII/1/415-976/09/AŻ), w której stwierdza, że:
„obowiązki płatnika nałożone przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym obowiązek sporządzenia stosownych informacji i obowiązek poboru przez płatników zaliczek na podatek dochodowy, nie ustają, lecz przechodzą na nowego płatnika, który przejmując wszystkie obowiązki, przejmuje także obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wszelkie inne obowiązki z tym związane".
Obowiązek wydania PIT-11 - podsumowanie
Reasumując, brak PIT-11 od pracodawcy może być nie lada problemem. Sytuacja jest wyjątkowo skomplikowana, jeżeli zakład pracy przestał istnieć definitywnie, a z byłym pracodawcą nie ma żadnego kontaktu. Wówczas pracownik musi na własną rękę oszacować swój dochód w zeznaniu rocznym. Jeżeli natomiast zakład pracy zmienił właściciela, staje się on tym samym odpowiedzialny za wywiązanie się z obowiązku przekazania PIT-11 pracownikowi.
