Napoje i posiłki profilaktyczne dla pracowników

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi liczyć się z koniecznością wypełniania obowiązków w zakresie zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Wymogi BHP są zróżnicowane w zależności od warunków, w jakich wykonywana jest praca oraz jej rodzaju. W dzisiejszym artykule omówimy kwestię dostarczenia przez pracodawcę napojów, posiłków profilaktycznych i odzieży roboczej dla pracowników. Kiedy przysługują pracownikom napoje i posiłki profilaktyczne?

Napoje i posiłki profilaktyczne – kiedy przysługują pracownikom?

Zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych nie jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Zazwyczaj obowiązek zapewnienia odpowiednich napoi i posiłków profilaktycznych występuje w razie wykonywania pracy w warunkach szczególnie uciążliwych. Jest to uzasadnione tym, że praca w uciążliwych warunkach wymaga dużego wydatku energetycznego. Czynniki uciążliwe nie są uznawane za zagrożenie dla zdrowia lub życia człowieka, ale powodują obniżenie zdolności do wykonywania pracy lub przyczyniają się do zmniejszenia wydajności.

W przypadku gdy na danym stanowisku pracy występują warunki szczególnie uciążliwe, zapewnienie przez pracodawcę napojów i posiłków profilaktycznych należy do podstawowych obowiązków pracodawcy.

O warunkach uciążliwych mówimy wówczas, gdy którykolwiek z czynników charakteryzujących daną pracę lub środowisko pracy występuje w stopniu przekraczającym średni poziom – warunków tych nie można zatem uznać za optymalne. Nasilenie danego czynnika w odniesieniu do konkretnego stanowiska pracy uzasadnia przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń.

Temperatura otoczenia, czyli wykonywanie pracy w wysokich bądź niskich temperaturach może implikować zatem określone obowiązki po stronie pracodawcy względem pracowników. W porze letniej poza wodą zdatną do picia, którą pracodawca obowiązany jest zapewnić pracownikom niezmiennie przez cały rok, wraz ze wzrostem temperatury występuje dodatkowy wymóg zadbania o napoje i posiłki profilaktyczne, ale tylko w razie świadczenia pracy w warunkach szczególnie uciążliwych. Napoje i posiłki profilaktyczne, które pracodawca jest obowiązany zapewnić w razie wystąpienia warunków szczególnie uciążliwych na danym stanowisku, mają na celu rekompensatę niekorzystnego wpływu danego czynnika, a także zadbanie o komfort pracy i stan zdrowia pracownika. Pracodawca powinien zapewnić także zachowanie odpowiednich warunków higieniczno-sanitarnych przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów.

Jakie posiłki i napoje profilaktyczne należy zapewnić pracownikom w warunkach szczególnie uciążliwych?

Rodzaj napojów i posiłków w warunkach szczególnie uciążliwych został doprecyzowany w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Posiłki profilaktyczne powinny zawierać określoną ilość składników odżywczych oraz mieć odpowiednią wartość kaloryczną. Przepisy wymagają, by posiłki zapewniane pracownikom ze względów profilaktycznych zawierały około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek, a ich wartość kaloryczna wynosiła około 1000 kcal. Nie ma konieczności, aby pracodawca wydawał dla pracowników gotowe posiłki. Na podstawie art. 2 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów dopuszczalne jest zapewnienie pracownikowi możliwości spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania mu posiłku w tej formie. Posiłki profilaktyczne powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, po 3-4 godzinach pracy.

Rodzaj i temperaturę napojów profilaktycznych należy dostosować do warunków, w których wykonywana jest praca na danym stanowisku oraz potrzeb fizjologicznych pracowników. Napoje profilaktyczne powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej w ilości zaspokajającej ich potrzeby. Pracodawca ma zatem obowiązek zapewnić taką ilość napojów profilaktycznych, która będzie wystarczająca dla wszystkich pracowników.

Na mocy art. 8 Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje, ponieważ obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków i napojów profilaktycznych ma na celu zadbanie o faktyczną regenerację organizmu obciążonego pracą w warunkach szczególnie uciążliwych, a przekazane przez pracodawcę pieniądze mogłyby zostać wykorzystane w nieograniczony i niekontrolowany sposób.

Odzież i obuwie robocze

Odzież robocza to odzież używana na poszczególnych stanowiskach pracy, dostosowana do rodzaju czynności wykonywanych w ramach obowiązków pracowniczych. Musi ona zapewniać pracownikowi komfort pracy oraz być wykonana z odpowiedniego materiału, czyli bawełny stanowiącej minimum 95% składu danej odzieży roboczej.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

Na mocy art. 237⁷ ust. 1 kp pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zapewnienie pracownikom odzieży i obuwia roboczego należy do obowiązków pracodawcy, który może dostarczyć ją we własnym zakresie lub wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny.

Zakład pracy powinien określić zasady zapewniania pracownikom odzieży i obuwia roboczego w układzie zbiorowym pracy w regulaminie pracy albo na podstawie wewnętrznego zarządzenia. Co ważne, odzież i obuwie robocze przekazane pracownikowi do używania na danym stanowisku pracy stanowi własność pracodawcy.

Dostarczanie pracownikom napojów, posiłków profilaktycznych oraz odzieży roboczej a opodatkowanie VAT

Zapewnienie pracownikom napojów i posiłków profilaktycznych oraz odzieży roboczej należy do obowiązków pracodawcy w razie wykonywania pracy w określonych warunkach. Wypełnianie obowiązków nałożonych przepisami kp czy rozporządzeń nie spełnia definicji przekazania lub zużycia towarów na cele osobiste pracownika na gruncie podatku VAT. Dostarczenie pracownikom napojów, posiłków profilaktycznych czy odzieży i obuwia roboczego nie jest zatem opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej z 4 grudnia 2013 roku wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, który stwierdził, co następuje: „[…] zużycie wody, napoi i posiłków profilaktycznych przez pracowników nie nosiło znamion zużycia na cele osobiste, prywatne tych osób. Osoby te (pracownicy) należą co prawda do kręgu podmiotów wymienionych w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy, lecz ww. artykuły spożywcze, które Wnioskodawca udostępniał im nieodpłatnie, nie służyły celom prywatnym tych osób, gdyż ich zużycie związane było niewątpliwie ze statusem pracownika w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy, a do zapewnienia pracownikom wody lub innych napojów oraz posiłków profilaktycznych Wnioskodawca był, jak podał w opisie stanu faktycznego, zobligowany przepisami ustawy kp, Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, stosownymi zapisami w ZUZP (Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy) oraz pozostałymi regulaminami i aktami wewnętrznymi obowiązującymi w Spółce. Zatem czynności tych nie można uznać za czynności, które podlegają opodatkowaniu w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 1 cyt. ustawy”.