Rozliczenie faktury od oszusta a KSeF - kiedy pobrać fakturę?

Zgodnie z zapowiedziami system e-faktur ma stać się obligatoryjny dla wszystkich podatników od 1 lipca 2024 roku. Obecnie jest to opcja dobrowolna. Pomimo trwających prac legislacyjnych wciąż pojawia się wiele pytań oraz wątpliwości dotyczących rozliczenia faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W poniższym artykule zastanowimy się jak będzie wyglądało rozliczenie faktury od oszusta. 

Zasady wystawiania e-faktury

Faktura ustrukturyzowana – nazywana potocznie e-fakturą – jest dokumentem potwierdzającym wykonanie czynności opodatkowanej VAT wystawionym poprzez interfejs elektroniczny w ramach KSeF. Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Krajowy System e-Faktur i jest administratorem danych w nim zawartych.

Z KSeF mogą korzystać (jest to zatem obecnie możliwość, a nie obowiązek):

1. podatnik;
2. podmioty wskazane przez podatnika;
3. podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT;
4. osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c;
5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
6. podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Natomiast otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Ponadto wskażmy, że zgodnie z art. 106g ust. 3a–3b ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej. Przepisy ust. 1–3 stosuje się odpowiednio.

Z przedstawionych przepisów wynika zatem, że sprzedawca może zdecydować się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Taka możliwość nie jest warunkowana zgodą nabywcy. Z przepisów wynika bowiem, że dotyczy ona wyłącznie kwestii odbierania e-faktur poprzez KSeF. Odbiorca faktury, który nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury poprzez KSeF, może taką fakturę otrzymać w innej postaci, np. w formie przesłanej elektronicznie.

Rozliczenie faktury od oszusta

Skoro datą wejścia do obrotu e-faktury jest data jej przesłania do systemu, to takie rozwiązanie może być przedmiotem nadużyć oraz oszustw. Obecnie obowiązujące regulacje nie dają odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób podatnik powinien postąpić w takim przypadku. Należy jednak mieć na uwadze, że zostało wypracowane obszerne orzecznictwo co do zagadnienia zachowania należytej staranności w podatku VAT.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu poniesionego wydatku na nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie może być jednak nadużywane i wykorzystywane do wyłudzania kwoty podatku naliczonego. TSUE wielokrotnie wskazywał, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy wiedział lub na podstawie obiektywnych okoliczności powinien był wiedzieć, że określona czynność wiąże się z nieprawidłowościami w zakresie VAT.

Należy jednak podkreślić, że organy podatkowe nie mogą wymagać od podatników nadmiernych działań w zakresie zachowania należytej staranności. Mówiąc inaczej, na podatników nie można przenosić ciężaru weryfikacji kontrahenta pod kątem jego prawidłowego rozliczenia podatkowego.

Jak wskazał NSA w wyroku z 21 lutego 2017 roku (I FSK 1679/16), organy podatkowe nie mogą w sposób generalny wymagać, by podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT badał, czy wystawca faktury za towary lub usługi, których odliczenie ma dotyczyć, jest podatnikiem, czy dysponuje towarami będącymi przedmiotem transakcji i jest w stanie je dostarczyć oraz czy wywiązuje się z obowiązku złożenia deklaracji i zapłaty podatku VAT. 

Co do zasady bowiem to do organów podatkowych należy dokonywanie niezbędnych kontroli podatników w celu wykrycia nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa w zakresie podatku VAT oraz karanie podatników winnych takich nieprawidłowości lub naruszeń.

W kontekście powyższego pojawia się pytanie, jak należy zachować się w przypadku otrzymania e-faktury od kontrahenta, z którym podatnik nawiązał kontakty przez Internet. 

W tym zakresie wskazać można na treść wyroku NSA z 23 grudnia 2016 roku (I FSK 522/15). Sąd wskazał, że kontakty mailowe z potencjalnym kontrahentem nie mogą stanowić o niestaranności podatnika. Brak pisemnej umowy między stronami transakcji, brak kontaktów osobistych, opieranie się jedynie na przyjętych bezkrytycznie drogą mailową w dniu dokonania pierwszej dostawy części dokumentów mających potwierdzić formalne istnienie firmy dostawy, nie muszą świadczyć o niedochowaniu staranności.

W rezultacie w momencie przesłania przez sprzedawcę faktury do systemu KSeF taki dokument wchodzi do obrotu gospodarczego, ponieważ uznaje się, że jest fakturą wystawioną. To oznacza, iż taki dokument „nabiera mocy” i daje nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślmy zatem, że aby pozbawić podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego ze spornych faktur, należy w sposób obiektywny wykazać, że podatnik wiedział lub przy dochowaniu należytej staranności mógł wiedzieć, że uczestniczy w transakcjach stanowiących oszustwo podatkowe. 

Zanim system e-faktur stanie się obligatoryjny dla każdego podatnika, konieczne jest dokładne oraz precyzyjne opracowanie w przepisach procedur mających za zadanie ochronę rzetelnych przedsiębiorców. Obecnie podatnicy muszą opierać się na wypracowanej praktyce gospodarczej w zakresie dobrej wiary w kontaktach handlowych i zachowaniu należytej staranności.