Rząd planuje nowy system e-Faktur. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co zapoczątkuje największą od lat reformę w obszarze rozliczeń podatkowych. Projekt nowelizacji ustawy o VAT przewiduje, że wszystkie faktury niezależnie od formy ich wystawienia, będą musiały trafić do centralnego systemu nadzorowanego przez państwo.
Głównym celem zmian jest uproszczenie obiegu dokumentów, zmniejszenie kosztów administracyjnych oraz skuteczniejsza walka z wyłudzeniami VAT. Dodatkowo skrócony ma zostać podstawowy termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co ma poprawić płynność finansową przedsiębiorstw.
Projekt ustawy zawiera też dodatkowe rozwiązania, takie jak przesunięcie o miesiąc terminu rozliczenia VAT od tzw. niezwróconej kaucji za opakowania w systemie kaucyjnym, jest to odpowiedź na postulaty przedsiębiorców.
Nowy system e-Faktur - wdrożenie KSeF będzie odbywać się etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł rocznie),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorstw,
- najmniejsze firmy (obrót do 10 tys. zł miesięcznie) zyskają więcej czasu – aż do końca 2026 r.
Choć wprowadzenie systemu wiąże się z koniecznością dostosowania procedur, aktualizacji oprogramowania czy przeszkolenia pracowników, wiele firm już teraz korzysta z prywatnych platform księgowych, które prawdopodobnie zintegrują się z nowym systemem.
Co istotne, nawet przy wystawieniu faktury poza systemem, będzie ona musiała zostać zarejestrowana w KSeF w ciągu 24 godzin. Do końca 2026 r. nie będą też nakładane kary za ewentualne błędy w obsłudze nowego rozwiązania.
Zmiany wejdą w życie tylko w przypadku uchwalenia przepisów przez Sejm i podpisania ich przez prezydenta
Działania przygotowawcze i wsparcie dla firm
Ministerstwo Finansów rozpoczęło przygotowania do pełnego wdrożenia systemu. Do końca czerwca 2025 r. opublikowana zostanie dokumentacja techniczna API KSeF 2.0 oraz nowa struktura logiczna FA(3), umożliwiająca integratorom i firmom rozpoczęcie testów.
- 06.2025 r. – publikacja dokumentacji API i FA(3),
- 07.2025 r. – zakończenie prac legislacyjnych,
- 09.2025 r. – uruchomienie otwartych testów API,
- 11.2025 r. – dostęp do certyfikatów i testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
- 02.2026 r. – etap I obowiązkowego KSeF,04.2026 r. – etap II obowiązkowego KSeF.
- 04.2026 r. – etap II obowiązkowego KSeF.
Resort zapowiada intensywne działania edukacyjne: szkolenia, webinary i konsultacje. Szczególny nacisk zostanie położony na wsparcie księgowych i biur rachunkowych, które będą pomagać firmom we wdrażaniu zmian.
