Dowód wewnętrzny to dokument sporządzany przez podatnika w celu udokumentowania określonych kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, gdy nie jest możliwe uzyskanie zewnętrznego dowodu księgowego. W przypadku przedsiębiorców, którzy wykorzystują część mieszkania na potrzeby działalności, prawidłowo sporządzony dowód wewnętrzny dokumentujący czynsz pozwala rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu jego proporcjonalną część.
Jakie warunki muszą być spełnione w celu zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, co należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku.
Aby wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione następujące warunki, tzn. dany wydatek:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Czynsz za lokal wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej jako koszt uzyskania przychodów
Aby czynsz za lokal wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów podatkowych, musi zostać poniesiony w związku z potrzebami działalności, a nie potrzebami prywatnymi przedsiębiorcy, którego działalność gospodarcza jest prowadzona w lokalu mieszkalnym. Jeżeli ponoszone przez podatnika wydatki na czynsz związane z lokalem mieszkalnym, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków, chociażby pośredni, z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Zazwyczaj przedsiębiorcy prowadzący działalność w lokalu mieszkalnym wydzielają część mieszkania (np. jedno pomieszczenie) i przeznaczają je na cele działalności gospodarczej. W sytuacji wykorzystywania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej części mieszkania można w łatwy sposób wykazać, że część czynszu przypadająca w proporcji pomieszczenia wydzielonego na cele działalności gospodarczej w stosunku do całego lokalu mieszkalnego, jest wydatkiem racjonalnym i gospodarczo uzasadnionym i istnieje związek z uzyskiwanymi przychodami w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wówczas wydatki na czynsz mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię wykorzystania mieszkania na cele działalności gospodarczej do całej powierzchni mieszkania, pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania. Należy pamiętać, że obowiązek prawidłowego wyodrębnienia kosztów, które rzeczywiście dotyczą działalności, spoczywa na podatniku. W praktyce najczęściej stosuje się proporcję ustaloną na podstawie udziału powierzchni wykorzystywanej w działalności do powierzchni całego lokalu.
Dowód wewnętrzny dokumentujący czynsz za lokal wykorzystywany w działalności gospodarczej
Jednym z warunków koniecznych do spełnienia w celu zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie. Zazwyczaj podstawą do ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) jest faktura, jednak w przypadku czynszu za lokal wykorzystywany w działalności gospodarczej może to być odpowiednio sporządzony dowód wewnętrzny.
Zgodnie bowiem z art. 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie wydatków określonych w art. 13 ust. 2 tego rozporządzenia. W art. 13 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia wskazano, że dowody wewnętrzne mogą dotyczyć w szczególności wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.
Zatem, odnosząc powyższe przepisy do dokumentowania czynszu za lokal wykorzystywany w działalności gospodarczej, przedsiębiorca może sporządzić dowód wewnętrzny, który potwierdzi wartość kosztu czynszu za część lokalu wykorzystywaną w działalności. Podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego jest dokument obejmujący całość opłat, np. zawiadomienie o wysokości czynszu wystawione przez spółdzielnię mieszkaniową.
Dowód wewnętrzny powinien zawierać:
- określenie przedmiotu operacji gospodarczej,
- wysokość kosztu (wydatku),
- datę sporządzenia,
- podpis podatnika.
Do każdego dowodu wewnętrznego, należy dołączyć odpowiedni dokument źródłowy, który stanowi potwierdzenie poniesienia całkowitego kosztu.
Przykład 1.
Pan Marian prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jako miejsce wykonywania pracy wyznaczył jedno z pomieszczeń w swoim mieszkaniu. Powierzchnia wykorzystywana na potrzeby firmy została wyodrębniona i służy wyłącznie działalności gospodarczej, natomiast reszta mieszkania pozostaje do celów prywatnych. Czynsz za lokal mieszkalny opłacany jest na podstawie miesięcznych zawiadomień wystawianych przez wspólnotę mieszkaniową.
W celu prawidłowego rozliczenia kosztów działalności pan Marian ujmuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów tę część czynszu, która odpowiada powierzchni wykorzystywanej do prowadzenia firmy. Co miesiąc sporządza więc dowód wewnętrzny, na którym wylicza proporcjonalną część czynszu przypadającą na działalność gospodarczą, wskazuje przedmiot operacji, wysokość wydatku, datę sporządzenia oraz podpisuje dokument. Do każdego dowodu wewnętrznego dołącza zawiadomienie od wspólnoty potwierdzające ogólną wysokość czynszu za dany miesiąc i potwierdzenie jego zapłaty.
Przykład 2.
Czy pan Marian z przykładu 1. może zamiast comiesięcznych dowodów wewnętrznych sporządzić jeden zbiorczy dowód wewnętrzny na koniec roku dokumentujący czynsz za lokal wykorzystywany w działalności gospodarczej?
Skoro czynsz za lokal wykorzystywany w działalności gospodarczej rozliczany jest w okresach miesięcznych, to dowody wewnętrzne powinny być sporządzane w okresach miesięcznych na podstawie odpowiedniego dokumentu źródłowego. Sporządzenie jednego zbiorczego dowodu na koniec roku nie jest prawidłowe i może zostać zakwestionowane przez organ podatkowy.
Dowód wewnętrzny to kluczowy dokument dla przedsiębiorców, którzy ponoszą koszty bez zewnętrznej faktury. Należy pamiętać, że dowód wewnętrzny może dokumentować tylko określone rodzaje wydatków, co może mieć miejsce w szczególności w przypadku rozliczania czynsz za lokal wykorzystywany w działalności gospodarczej. Sporządzony dowód wewnętrzny powinien zawierać elementy wymagane przepisami. Ważne, by dowód wewnętrzny zawierał przedmiot operacji, wysokość kosztu, datę oraz podpis, a także był sporządzany w okresach odpowiadających poniesionym wydatkom na czynsz (np. co miesiąc), a nie jednorazowo na koniec roku.
Polecamy:
