Krajowy System e-Faktur, jak sama nazwa wskazuje, dotyczy mechanizmu fakturowania. W uproszczeniu, jest to baza wystawionych faktur, do których dostęp ma zarówno sprzedawca (jako podmiot wystawiający fakturę), jak i nabywca (podmiot odbierający fakturę). Warto mieć na uwadze, że nie każdy rodzaj faktur można wystawić za pośrednictwem KSeF, ponieważ ustawodawca wyłączył niektóre z nich z tego systemu. Sprawdźmy, jakie znajdziemy dokumenty w KSeF!
Jakie dokumenty należy przekazywać do KSeF?
KSeF umożliwia wystawianie i pobieranie faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że w systemie znajdują się wyłącznie te faktury, które posiadają format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1). Dokumentacja dotycząca struktury logicznej e-faktury dostępna jest na stronie biznes.gov.pl w zakładce Baza wiedzy KSeF.
Dokumenty w KSeF możliwe do wystawienia przez sprzedawców oraz do pobierania ich przez nabywców to:
- faktury VAT,
- faktury bez VAT,
- faktury VAT marża,
- faktury VAT RR,
- faktury do paragonu,
- faktury zaliczkowe,
- faktury końcowe,
- faktury korygujące.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie będzie dotyczyć:
podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
podatników nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
podatników korzystających z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w:
- rozdziale 7, czyli procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
- rozdziale 7a, czyli szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
- rozdziale 9, czyli szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;
- faktur wystawionych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- faktur wystawionych w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.
Przykład 1.
Pani Zuzanna jest czynnym podatnikiem VAT i w ramach prowadzonej działalności korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W związku z tym całą sprzedaż (dla osób prywatnych i firm) dokumentuje fakturami VAT. Czy pani Zuzanna powinna wystawiać wszystkie dokumenty w KSeF?
Pani Zuzanna nie przekazuje do KSeF faktur dotyczących sprzedaży na rzecz osób prywatnych, czyli wystawianych w ramach tzw. transakcji B2C. Natomiast od 1 lipca 2024 roku będzie miała obowiązek wysyłki do KSeF faktur wystawianych na rzecz innych firm, czyli transakcji B2B.
Przykład 2.
Pani Kinga prowadzi sklep internetowy i wystawia faktury w ramach procedury VAT OSS dla klientów zagranicznych. Czy faktury te musi wystawiać w ramach KSeF?
Nie, ustawodawca zapowiedział wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur dotyczących transakcji objętych procedurą VAT OSS.
Ponadto wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF będą:
- faktury uproszczone w postaci paragonu do 450 zł,
- faktury z kas rejestrujących,
- przy czym wyłączenie to obowiązuje do 31 grudnia 2024 roku.
Warto również wiedzieć, że zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT (który już obowiązuje) faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Oznacza to, że obie strony transakcji – nabywca i sprzedawca – mają nieograniczony dostęp do swoich faktur. Dlatego też, posiadając dokumenty w KSeF, przedsiębiorca nie wystawia duplikatów.
Pytania i odpowiedzi w zakresie KSeF - wywiad w Ministerstwie Finansów
Jak wystawić dokumenty w KSeF?
Z racji tego, że faktury w KSeF uznaje się za wystawione dopiero po ich wysyłce do KSeF, w systemach fakturujących przedsiębiorca jedynie tworzy dokument sprzedaży. Aby wystawić fakturę, należy zlecić jego wysyłkę. W systemie wFirma.pl wysyłka faktur do KSeF może mieć miejsce z poziomu okna wystawiania faktury lub po utworzeniu wersji roboczej faktury. W tym celu trzeba przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie po zaznaczeniu wersji roboczej faktury na liście dokumentów należy z górnego menu wybrać opcję ROZLICZ » ZATWIERDŹ FAKTURĘ.
Zatwierdzona wersja robocza faktury zostanie automatycznie wysłana do KSeF. Przy fakturze będzie widoczna ikona zatwierdzenia wersji roboczej. Po zaznaczeniu faktury na liście przedsiębiorca ma możliwość pobrania UPO z KSeF. UPO dostępne jest w momencie przetworzenia faktury po stronie KSeF (proces ten może trwać od kilku sekund do kilku dni).
