Krajowy System e-Faktur, jak sama nazwa wskazuje, dotyczy mechanizmu fakturowania. W uproszczeniu, jest to baza wystawionych faktur, do których dostęp ma zarówno sprzedawca (jako podmiot wystawiający fakturę), jak i nabywca (podmiot odbierający fakturę). Warto mieć na uwadze, że nie każdy rodzaj faktur można wystawić za pośrednictwem KSeF, ponieważ ustawodawca wyłączył niektóre z nich z tego systemu. Sprawdźmy, jakie znajdziemy dokumenty w KSeF!
Jakie dokumenty należy przekazywać do KSeF?
KSeF umożliwia wystawianie i pobieranie faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że w systemie znajdują się wyłącznie te faktury, które posiadają format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1). Dokumentacja dotycząca struktury logicznej e-faktury dostępna jest na stronie biznes.gov.pl w zakładce Baza wiedzy KSeF.
Dokumenty w KSeF możliwe do wystawienia przez sprzedawców oraz do pobierania ich przez nabywców to:
- faktury VAT,
- faktury bez VAT,
- faktury VAT marża,
- faktury VAT RR,
- faktury do paragonu,
- faktury zaliczkowe,
- faktury końcowe,
- faktury korygujące.
Zgodnie z projektowanym brzmieniem art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy:
- podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- podatników korzystających z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w:
- rozdziale 7, czyli procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
- rozdziale 7a, czyli szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
- rozdziale 9, czyli szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;
- faktur wystawionych w okresie awarii Krajowego Systemu e-Faktur określonej w komunikacie, o którym mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT (tryb awaryjny),
- faktur wystawionych w przypadku braku możliwości korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, o którym mowa w art. 106ng ust. 1 ustawy o VAT (tryb kryzysowy).
Dodatkowo, na konferencji uzgodnieniowej projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania, która miała miejsce w lutym 2023 roku, ustawodawca wskazał, że z KSeF wyłączone zostaną również:
- bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych);
- faktury wystawiane zarówno w procedurze OSS, jak i IOSS;
- faktury konsumenckie (B2C).
Przykład 1.
Pani Zuzanna jest czynnym podatnikiem VAT i w ramach prowadzonej działalności korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W związku z tym całą sprzedaż (dla osób prywatnych i firm) dokumentuje fakturami VAT. Czy pani Zuzanna powinna wystawiać wszystkie dokumenty w KSeF?
Pani Zuzanna nie przekazuje do KSeF faktur dotyczących sprzedaży na rzecz osób prywatnych, czyli wystawianych w ramach tzw. transakcji B2C. Natomiast od 1 lipca 2024 roku będzie miała obowiązek wysyłki do KSeF faktur wystawianych na rzecz innych firm, czyli transakcji B2B.
Przykład 2.
Pani Kinga prowadzi sklep internetowy i wystawia faktury w ramach procedury VAT OSS dla klientów zagranicznych. Czy faktury te musi wystawiać w ramach KSeF?
Nie, ustawodawca zapowiedział wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur dotyczących transakcji objętych procedurą VAT OSS.
Ponadto ustawodawca zapowiedział również wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF:
- faktur uproszczonych w postaci paragonu do 450 zł,
- faktur z kas rejestrujących,
- przy czym wyłączenie to obowiązuje do 1 stycznia 2025 roku.
Warto również wiedzieć, że zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT (który już obowiązuje) faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Oznacza to, że obie strony transakcji – nabywca i sprzedawca – mają nieograniczony dostęp do swoich faktur. Dlatego też, posiadając dokumenty w KSeF, przedsiębiorca nie wystawia duplikatów.
Jak wystawić dokumenty w KSeF?
Z racji tego, że faktury w KSeF uznaje się za wystawione dopiero po ich wysyłce do KSeF, w systemach fakturujących przedsiębiorca jedynie tworzy dokument sprzedaży. Aby wystawić fakturę, należy zlecić jego wysyłkę. W systemie wFirma.pl wysyłka faktur do KSeF może mieć miejsce z poziomu okna wystawiania faktury lub po utworzeniu wersji roboczej faktury. W tym celu trzeba przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie po zaznaczeniu wersji roboczej faktury na liście dokumentów należy z górnego menu wybrać opcję ROZLICZ » ZATWIERDŹ FAKTURĘ.
Zatwierdzona wersja robocza faktury zostanie automatycznie wysłana do KSeF. Przy fakturze będzie widoczna ikona zatwierdzenia wersji roboczej. Po zaznaczeniu faktury na liście przedsiębiorca ma możliwość pobrania UPO z KSeF. UPO dostępne jest w momencie przetworzenia faktury po stronie KSeF (proces ten może trwać od kilku sekund do kilku dni).
