Kwestia urlopu bezpłatnego została uregulowana w art. 174 Kodeksu pracy. Wynika z niego, że pracodawca może go udzielić jedynie na pisemny wniosek pracownika. W tym okresie zobligowany jest zwolnić pracobiorcę z obowiązku wykonywania pracy, przy czym pracownik rezygnuje z prawa do wykonywania czynności wynikających z zajmowanej posady. Czas spędzony na urlopie bezpłatnym nie wlicza się w okres pracy, który uprawnia do korzystania z uprawnień pracowniczych. Co za tym idzie, osoba na takim urlopie przestaje podlegać ubezpieczeniom społecznym. Szczegółowe przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych reguluje ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 13 ust. 1 obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają osoby fizyczne (pracownicy) - od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego zakończenia. W związku z tym, że urlop bezpłatny jest zawieszeniem stosunku pracy, przestaje obowiązywać konieczność podlegania ubezpieczeniom społecznym.
Udzielenie urlopu bezpłatnego
Pracownik, składając pisemny wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego, nie ma obowiązku podania przyczyn takiego postępowania. Zgodnie z obowiązującymi przepisami udzielenie urlopu zależy od decyzji pracodawcy, który według własnego uznania może się zgodzić bez zastrzeżeń lub podać inny termin, czy też całkowicie odmówić pracownikowi. Podjęte postanowienie odmowne nie musi być w formie pisemnej, a pracownik nie ma żadnego prawa odwoławczego od negatywnej decyzji pracodawcy.
Ponadto, jak wynika z art. 1741 k.p. - za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Wówczas okres ten wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.
Pracownik, któremu udzielono bezpłatnego urlopu może go wykorzystać w dowolny wybrany przez siebie sposób, również na pracę u innego podmiotu gospodarczego, z zastrzeżeniem umowy o zakazie konkurencji, jeżeli takowa została zawarta z poprzednim pracodawcą. Długość omawianego urlopu nie jest jednoznacznie określona w przepisach, jednak w sytuacji, kiedy przekracza 3 miesiące strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.
Brak uprawnień pracowniczych
Negatywną stroną urlopów bezpłatnych jest niepodleganie ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym przez cały okres ich trwania. Przez wzgląd na fakt, że wykonywanie obowiązków wynikających ze stosunku pracy jest zawieszone, pracodawca wstrzymuje opłacanie składek na ubezpieczenia ZUS. Warto także wiedzieć, że brak uprawnień pracowniczych wynika z faktu, iż okres urlopu nie wlicza się do stażu pracy. W efekcie może to ograniczyć dostęp do świadczeń takich jak okresy wypowiedzenia, nagrody pracownicze bądź odprawy pieniężne.
Urlop bezpłatny a ubezpieczenia ZUS
Co do zasady okres obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom społecznym jest przedziałem czasu od dnia rozpoczęcia stosunku pracy do momentu jego ustania. Jak wspomniano na początku, pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym zostaje w pewnym sensie wyłączony z obowiązków pracowniczych - co oznacza zawieszenie stosunku pracy.
Zgodnie z powyższym pracodawca może zaprzestać opłacania składek na ubezpieczenia ZUS z tytułu zatrudniania pracownika na umowę o pracę. Powinien jednak pamiętać o dodatkowych obowiązkach, jakie nakłada na niego ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Ciąży na nim obowiązek poinformowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przerwie w podleganiu ubezpieczeniom społecznym przez pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym. Co ważne, podczas trwania urlopu zobligowany jest także do składania co miesiąc imiennych raportów ZUS RSA - dołączonych do deklaracji ZUS DRA.
Natomiast w przypadku udzielenia urlopu bezpłatnego w trakcie miesiąca, pracodawca zamiast ZUS RSA powinien przedłożyć raport imienny ZUS RCA za daną osobę ubezpieczoną. Formularz zawiera bowiem podstawę wymiaru oraz zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne za okres, w którym pracownik nie przebywał na urlopie. Takie postępowanie należy zastosować także przy powrocie zatrudnionego do pracy w trakcie miesiąca.
A co z ubezpieczeniem zdrowotnym?
Urlop bezpłatny wyłącza pracownika również z obowiązku podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Podobnie, jak w przypadku ubezpieczeń społecznych, pracodawca nie musi opłacać składki zdrowotnej za pracownika.
Zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego traci prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego po upływie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu. Jednak po tym okresie uprawnienie to wygasa, co w efekcie pozbawia pracownika możliwości bezpłatnego korzystania z opieki zdrowotnej.
Urlop bezpłatny a zasiłek chorobowy
Osoba korzystająca z urlopu bezpłatnego musi zdawać sobie sprawę z tego, że będzie posiadała również ograniczone prawo do zasiłków w razie choroby i macierzyństwa (zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wyrównawczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego).
Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zasiłek chorobowy nie przysługuje pracownikowi, jeżeli jego niezdolność do pracy przypada w okresie urlopu bezpłatnego. Prawo to nie istnieje dlatego, iż pracownik przebywając na urlopie bezpłatnym nie podlega także ubezpieczeniu chorobowemu.
Urlop bezpłatny na etacie a działalność gospodarcza
Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą oraz jednocześnie zatrudnieni na umowę o pracę muszą pamiętać o obowiązkach związanych z udzielonym im bezpłatnym urlopem przez pracodawcę. Otóż z powodu zawieszenia obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę muszą oni dokonać rejestracji do obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
W związku z powyższym przedsiębiorca musi dokonać wyrejestrowania się z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z pierwszym dniem rozpoczęcia urlopu bezpłatnego. Jednocześnie, podając tą samą datę, powinien zgłosić się na formularzu ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z tytułu prowadzonej działalności. Co istotne, przedsiębiorca powinien także opłacać za siebie składkę na Fundusz Pracy, jeżeli nie przekroczył ustawowego wieku zwalniającego go z tego obowiązku (co najmniej 60 lat - dla mężczyzn, co najmniej 55 dla kobiet).
Wraz z końcem urlopu bezpłatnego przedsiębiorca powinien ponownie wyrejestrować się z dotychczasowych ubezpieczeń, aby następnie zgłosić się na druku ZUS ZZA do ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Szybkie rozliczanie nieobecności w systemie wFirma.pl
Rozliczanie nieobecności pracowniczych takich jak urlop bezpłatny może wydawać się skomplikowane. W systemie wFirma, wystarczy dodać odpowiednią nieobecność w zakładce KADRY » PRACOWNICY » nacisnąć na imię i nazwisko pracownika » CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI » DODAJ i wybrać urlop bezpłatny.
W ten sposób nieobecność ta zostanie w prawidłowy sposób ujęta zarówno na liście płac jak i w deklaracjach rozliczeniowych ZUS.
