Aby firma zatrudniająca pracowników mogła sprawnie funkcjonować, należy we właściwy sposób określić normy czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe. Ustalenia w tym zakresie muszą być zgodne z przepisami prawa pracy oraz odpowiadać potrzebom pracodawcy. Często występuje konieczność przekroczenia norm dobowych. Inną kwestią jest przyjęcie optymalnych rozwiązań dotyczących okresów rozliczeniowych. Zatem jak wygląda okres rozliczeniowy przy nadgodzinach pracownika - na ten temat piszemy poniżej.
Okres rozliczeniowy przy nadgodzinach – podstawa prawna
Dobowe normy czasu pracy oraz obowiązujące okresy rozliczeniowe i zasady ich wprowadzania zostały określone w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.
Wspomniane regulacje mają powszechne zastosowanie, przy czym niektórzy zatrudnieni (osoby z niepełnosprawnościami, pracownicy podmiotów leczniczych) są objęci odrębnymi unormowaniami w zakresie czasu pracy.
Przedłużenie dobowej normy czasu pracy
Zgodnie z art. 129 § 1 kp czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę – w ten zatem sposób przepisy określają powszechnie obowiązującą normę dobową. Należy jednocześnie pamiętać, o czym już wspomnieliśmy, że w odniesieniu do pewnych grup pracowników podstawową normą dobową jest czas krótszy niż 8 godzin. Dotyczy to:
- pracownika młodocianego w wieku do lat 16 – jego czas pracy nie może przekraczać 6 godzin na dobę;
- osoby z niepełnosprawnością zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – czas pracy takiej osoby nie może przekraczać 7 godzin na dobę;
- pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym – czas pracy tych osób nie może przekraczać 7 godzin 35 minut na dobę. Z kolei czas pracy pracowników niewidomych zatrudnionych w podmiocie leczniczym na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami nie może przekraczać 6 godzin na dobę.
Przykład 1.
Pracownik jest zatrudniony w przedsiębiorstwie usługowo-handlowym na stanowisku dyspozytora. Zatrudniony pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy według standardowej 8-godzinnej normy. Pracownik nie ma specjalnego statusu, który stanowiłby przesłankę wyłączającą powierzenie mu pracy ponad normę dobową. Pewnego dnia roboczego okazało się, że do firmy wpłynęło sporo zamówień od klientów, które powinny zostać zrealizowane przed zbliżającym się okresem świątecznym. Pracodawca polecił dyspozytorowi realizację wszystkich gotowych zamówień, nawet jeśli zaistnieje konieczność pracy ponad kodeksową normę dobową. Pracownik przepracował w tym dniu łącznie 11 godzin. Praca przekraczająca 8-godzinną normę stanowi pracę ponadwymiarową, która powinna zostać pracownikowi odpowiednio zrekompensowana na zasadach przewidzianych w kp.
Kiedy zatem przepisy kp pozwalają na wdrożenie przedłużonych norm dobowych? Jest to możliwe wówczas, gdy pracodawca wprowadzi system czasu pracy przewidujący dopuszczalność wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do określonego limitu. Taka organizacja w zakresie czasu pracy jest podstawą w systemach równoważnego czasu pracy oraz w innych systemach szczególnych. Przedłużona norma dobowa jest więc dozwolona przy zastosowaniu:
- równoważnego czasu pracy,
- równoważnego czasu pracy przy dozorze urządzeń lub związanego z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy,
- równoważnego czasu pracy przewidującego przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin,
- czasu pracy w ruchu ciągłym,
- systemu skróconego tygodnia pracy,
- systemu pracy weekendowej.
W odniesieniu do pewnych grup pracowników obowiązuje zakaz przedłużania dobowej normy czasu pracy, nawet wówczas, gdy osoby te są objęte systemami czasu pracy dopuszczającymi taką możliwość.
Zakaz przedłużania podstawowej dobowej normy czasu pracy dotyczy:
- pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia;
- pracownic w ciąży;
- pracowników młodocianych w wieku powyżej 16 lat;
- pracowników z niepełnosprawnościami.
Przykład 2.
Firma produkcyjna zatrudnia pracowników na różnych stanowiskach pracy, w zależności od charakteru wykonywanych czynności. W dziale wytwarzania mechaniki precyzyjnej wprowadzono system pracy w ruchu ciągłym ze względu na uwarunkowania technologiczne. Na określonych stanowiskach pracy występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń czynników szkodliwych dla zdrowia. Osoby wykonujące swe czynności zawodowe na tych stanowiskach nie mogą pracować dłużej niż 8 godzin, mimo że dla tego działu przewidziano możliwość pracy do 12 godzin na dobę. W tym wypadku jednak w pierwszej kolejności znajduje zastosowanie przepis art. 148 pkt 1 kp, który zabrania przedłużania 8-godzinnej normy czasu pracy odnośnie do wyżej wskazanych pracowników.
Ustalenie odpowiednich okresów rozliczeniowych
W celu właściwego rozliczenia czasu pracy pracodawca jest obowiązany do wyznaczenia okresów rozliczeniowych.
W obecnym stanie prawnym istnieje spora swoboda w ustalaniu długości okresów rozliczeniowych, w związku z czym pracodawcy mogą wybrać optymalny wariant – najbardziej odpowiadający profilowi prowadzonej działalności.
Jak już wspomnieliśmy wcześniej, przepisy kp dotyczące ustalania okresów rozliczeniowych mają zdecydowanie liberalny charakter, o czym świadczy możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego nawet do 12 miesięcy i to w każdym systemie czasu pracy.
W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.
Przytoczony zapis stwarza sposobność dowolnego określenia długości okresu rozliczeniowego, oczywiście z uwzględnieniem 12-miesięcznego limitu.
Uzasadnieniem ustalenia przedłużonego okresu rozliczeniowego są przyczyny obiektywne lub techniczne, lub dotyczące organizacji pracy. Tak zdefiniowane przesłanki stanowią pojemne pojęcie, które obejmuje np. uwzględnienie czynników atmosferycznych, sezonowość prac, specyfikę procesów technologicznych.
Wspomnieliśmy już o tym, że określenie wydłużonego okresu rozliczeniowego nie może mieć negatywnego wpływu na bezpieczeństwo i zdrowie pracowników.
Jeżeli pracodawca ma zamiar przedłużyć okres rozliczeniowy maksymalnie do 12 miesięcy, ma obowiązek podjąć negocjacje w tej sprawie z reprezentacją pracowników, stosując tryb określony w art. 150 § 3 kp. Wynika z tego, że przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy ustala się:
w uzp lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. W przypadku gdy uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi nie jest możliwe, wówczas pracodawca negocjuje treść tego porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, których wyboru dokonano w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe.
Jeśli porozumienie w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego zostało osiągnięte, pracodawca jest zobligowany do przekazania kopii wskazanego porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy – w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.
Okres rozliczeniowy przy nadgodzinach – podsumowanie
Przedłużenie normy dobowej jest dopuszczalne, jeżeli przepisy prawa pracy na to pozwalają. Jest to zatem możliwe wówczas, gdy pracodawca wprowadzi system czasu pracy przewidujący dopuszczalność wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy. W przypadku określonych grup pracowników obowiązuje zakaz przedłużania normy dobowej, niezależnie od rodzaju przyjętego modelu organizacji czasu pracy. Podstawowym okresem rozliczeniowym jest okres nieprzekraczający 4 miesięcy, jednakże może być on wydłużony nawet do 12 miesięcy i to w każdym systemie czasu pracy, przy czym takie działanie nie może naruszać ogólnych zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.
