Jak rozliczać nadgodziny w dłuższych okresach rozliczeniowych?

Coraz więcej firm stawia na dłuższe okresy rozliczeniowe. Ma im to zapewnić swobodę w planowaniu czasu pracy i rozliczaniu nadgodzin. Jakie są wskazania do stosowania długich okresów rozliczeniowych w firmie? Jak wyliczać nadgodziny w dłuższych okresach rozliczeniowych? Wyjaśniamy w artykule.

Okres rozliczeniowy

Przyjmuje się, że okres rozliczeniowy to okres wyrażony w tygodniach bądź miesiącach, na który należy zaplanować pracownikowi liczbę dni i godzin pracy, mieszcząc się w dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy pracownika. Po jego upływie należy dokonać rozliczenia czasu pracy tego pracownika.

Przyjęte okresy rozliczeniowe pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu pracy, okresy rozliczeniowe wprowadza w obwieszczeniu o czasie pracy. Istotne jest, aby z treścią dokumentów mogli zapoznać się wszyscy zatrudnieni. Tak samo postępujemy w przypadku zmiany okresu rozliczeniowego w firmie. Przepisy prawa wprost nie określają, w jaki sposób podać do wiadomości regulamin czy obwieszczenie, dlatego przyjmuje się, że można to zrobić przez:

• wywieszenie na tablicy ogłoszeń;
• pozostawienie w miejscu ogólnodostępnym, np. w dziale kadr, sekretariacie;
• zamieszczenie w intranecie, dysku, do którego mają dostęp wszyscy pracownicy;
• przesłanie e-mailem;
• przekazanie indywidualnie każdemu pracownikowi.

Okresy rozliczeniowe, które są wprowadzone przepisami wewnątrzzakładowymi, odnoszą się do wszystkich zatrudnionych w danej firmie pracowników. Natomiast różne grupy pracowników mogą być objęte okresami rozliczeniowymi o różnej długości, w zależności od potrzeb zakładu. Istnieje także możliwość ustalenia indywidualnego okresu rozliczeniowego dla konkretnego pracownika. Można to zrobić, wprowadzając odpowiedni zapis w umowie o pracę. Przyjmuje się, że indywidualne uzgodnienia na ogół wprowadzają korzystniejsze dla pracownika warunki zatrudnienia.

Przykład 1.

W regulaminie pracy wprowadzono okresy rozliczeniowe:

• 3 miesiące dla pracowników administracyjno-biurowych;
• 12 miesięcy dla pracowników produkcyjnych.

W umowie pana Karola uzgodniono, że będzie go obowiązywał jednomiesięczny okres rozliczeniowy.

Kodeks pracy określa maksymalne okresy rozliczeniowe. W zależności od systemu czasu pracy przepisy prawa pracy dopuszczają stosowanie następujących okresów rozliczeniowych o długości:

• do 4 miesięcy przy systemie czasu pracy podstawowym, zadaniowym oraz przerywanym;
• 1 miesiąca przy systemie równoważnego czasu pracy, skróconego tygodnia czasu pracy, pracy weekendowej;
• do 4 tygodni przy pracy w ruchu ciągłym.

Co istotne, pracodawca zawsze może stosować krótsze okresy rozliczeniowe. Natomiast w określonych przypadkach okresy rozliczeniowe mogą zostać wydłużone. Zgodnie z art. 129 § 2 kp w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi bądź dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Nadgodziny w dłuższych okresach rozliczeniowych

Nadgodzinami są godziny pracy ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego go systemu i rozkładu czasu pracy. W związku z tym nadgodziny można podzielić na dwa rodzaje:

• dobowe, występujące po przekroczeniu normy dobowej lub przedłużonego wymiaru dobowego wynikającego z obowiązującego rozkładu;
• tygodniowe, występujące po przekroczeniu przeciętnej normy tygodniowej.

Co istotne, należy pamiętać, że nie można planować nadgodzin, zaś samo ich powstawanie powinno być okazjonalne.

Rozliczając nadgodziny, należy rozróżnić:

• nadgodziny dobowe, które trzeba rozliczać na bieżąco, czyli gdy wypłata jest dokonywana z częstotliwością miesięczną, rozlicza się je w każdym miesiącu kalendarzowym;
• nadgodziny tygodniowe, które rozlicza się na koniec okresu rozliczeniowego.

Zgodnie z art. 80 i 85 kp za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie, które wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. Przepisy te wymagają zatem, aby wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc wypłacono normalne wynagrodzenie za wszystkie godziny przepracowane, w tym także dodatki za nadgodziny dobowe. Natomiast dodatki za nadgodziny tygodniowe wypłaca się z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego.

Przepisy prawa nie omawiają szczegółowo metodyki ustalania, które nadgodziny są dobowe, a które tygodniowe. W tym celu należy sięgnąć po rozwiązanie proponowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Według niej nadgodziny dobowe rozlicza się, porównując liczbę godzin przepracowanych z obowiązującym wymiarem, uwzględniając:

• wymiar czasu pracy, który ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy;
• dodatek (w wysokości 100%) za każdą nadgodzinę tygodniową.

Przykład 2.

Pracownika obejmuje 2-miesięczny okres rozliczeniowy. W związku z awariami, które miały miejsce w lipcu, wykonywał on pracę w nadgodzinach. Wymiar czasu pracy w okresie obejmującym lipiec (lipiec-sierpień) wynosi 344 godziny; w sierpniu pracownik wykonuje pracę zgodnie z planem i przepracuje 176.

Na koniec lipca pracodawca stwierdził 12 nadgodzin dobowych, w tym dwie 2 lipca i 5 lipca (w tym dniu zaplanowano krótszą pracę, więc nadgodziny dobowe występują dopiero po przekroczeniu normy) oraz po cztery 11 i 14 lipca. Czyli z wynagrodzeniem za lipiec wypłacono normalne wynagrodzenie za wszystkie godziny przepracowane oraz ponadto dodatki za nadgodziny dobowe, czyli za 12 godzin.

Natomiast rozliczenie na koniec okresu wykaże 18 nadgodzin tygodniowych: 198 godz. + 176 godz. – 12 godz. = 362 godz.; 362 godz. – 344 godz. = 18 godz. Wynikają one z godzin przepracowanych dodatkowo z 5, 11, 14, 21 lipca. Dodatki za nadgodziny tygodniowe wypłacone zostaną z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu, tu z wynagrodzeniem za sierpień.

Należy jednak pamiętać, że pracę ponad zaplanowany czas zamiast wynagrodzeniem powiększonym o dodatki czasami należy rekompensować czasem/dniami wolnymi.

Wystąpienie godzin nadliczbowych nie jest regułą, ale jeśli pracodawca zleci pracownikom dodatkową pracę i nie udzieli im w zamian czasu wolnego, to jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia za ten czas. Aby poprawnie rozliczyć nadgodziny, należy wiedzieć, jak odróżnić nadgodziny dobowe od tygodniowych.