Zgodnie z przepisami wprowadzonymi do Kodeksu pracy pracownikowi, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscem, w którym znajduje się siedziba pracodawcy, przysługuje zwrot należności na pokrycie kosztów związanych z przebytą podróżą pomiędzy stałym miejscem wykonania pracy, a miejscem świadczenia pracy. W artykule przedstawiamy, kiedy są przyznawane oraz jak naliczyć diety za podróż służbową pracownika!
Czy diety za podróż służbową pracownika są obowiązkiem dla pracodawcy?
Obowiązkiem pracodawcy, który wysyła pracownika w podróż służbową jest zwrot wszystkich zasadnych kosztów, jakie poniósł pracownik, który wykonywał pracę poza stałym miejscem jej świadczenia.
Świadczenie pracy poza stałym miejscem wykonywania pracy występuje zarówno w strefie budżetowej (jednostkach samorządowych i państwowych). Jeśli chodzi o sferę budżetową, zasady polecenia podróży służbowej, przebywania w niej oraz rozliczania jej reguluje Minister właściwy do spraw pracy w drodze rozporządzenia. Rozporządzenie to określa wysokość diet, czas trwania podróży a także walutę w jakiej będzie przysługiwała pracownikowi dieta i wysokość diety na noclegi w poszczególnych państwach.
Jeżeli podróż służbowa dotyczy pracowników wykonujących pracę poza sferą budżetową zarówno w kraju jak i poza krajem, zasady wysyłania pracowników w podróż służbową oraz rozliczania podróży pracodawcy regulują w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania a niekiedy również i samych postanowieniach umownych.
Zasady rozliczania kosztów podróży
Zgodnie z treścią rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sferze budżetowej z tytułu podróży służbowej z 29.01.2013 r. zwanej dalej „rozporządzeniem” (Dz.U. nr 2013.167 z 2013.02.05). pracownik, który świadczył pracę poza stałym miejscem pracy i wykonywał swoje obowiązki w podróży krajowej lub zagranicznej ma obowiązek przedstawić rozliczenie wydatków do 14 dni od dnia. w którym zakończył świadczyć pracę poza stałym miejscem pracy.
Niekiedy może zdarzyć się tak, że przedstawienia przez pracownika dokumentów jest niemożliwe wówczas, aby udokumentować przebytą podróż, a przede wszystkim poniesione wydatki. Ponadto należy złożyć pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach wskazują, dlaczego nie było możliwe uzyskanie dokumentacji na ich potwierdzenie.
Zasady rozliczania podróży służbowej w kraju
Rozpoczęcie podróży służbowej określone jest przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego.
Należności przysługujące pracownikowi z tytułu diet w podróży krajowej oblicza się od czasu rozpoczęcia podróży do powrotu do stałego miejsca świadczenia pracy. W zależności od tego czy podróż trwa dobę czy dłużej wysokość diety jest inna. Jeżeli podróż trwa więcej godzin niż od 8 do 12 to dieta przysługuje w wysokości 50% diety. Jeżeli jest dłuższa niż 12 godzin - dieta przysługuje w pełnej wysokości. Stosunkowo podobnie wygląda sytuacja gdy podróż służbowa trwa dłużej niż 1 dobę. Należy wysokość diety obliczyć stosowanie do ilości czasu przebytego poza stałym miejscem wykonywania pracy. Występują też takie sytuacje, gdy dieta mimo podróży służbowej nie będzie przysługiwała np. gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów za nocleg, na podstawie przedstawionego rachunku. Jeżeli pracownik nie ma zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłoży rachunku przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Dodatkowo pracownikom przysługuje prawo do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości nie więcej niż 20% diety.
Miejsce rozpoczęcia pracy w podróży służbowej oraz zakończenia podróży należy do obowiązków pracodawcy. Pracodawca również określa rodzaj środków transportu dla pracowników odbywających podróż służbową. Zazwyczaj środkami transportu wykorzystywanymi najchętniej przez pracowników są samochody służbowe, prywatne pociągi, autobusy czy samoloty.
Zasady rozliczania podróży służbowej zagranicznej
Czas pracy podróży zagranicznej zależy od rodzaju trasy. Jest bowiem możliwość odbycia trasy drogą lądową i wówczas czas podróży liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. W przypadku trasy drogą lotniczą czas podróży liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Natomiast czas podróży morskiej liczy się od chwili wejścia na statek z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia na statek w drodze powrotnej do pierwszego z portów krajowych.
Dieta w podróży krajowej przysługuje na koszty związane z wyżywieniem i inne drobne wydatki. Jej wysokość zależy od różnych czynników, a przede wszystkim od czasu przebywania w podróży służbowej. Tak jak w czasie służbowych podróży krajowych, tak i w przypadku podróży zagranicznych pracownikowi może przysługiwać bezpłatne całodzienne wyżywienie. Wówczas wysokość diety jest mniejsza i przysługuje 25% diety. Dieta nie będzie przysługiwała pracownikowi, jeżeli otrzymał należność pieniężną na wyżywienie. Zwrot kosztów za nocleg w podróży służbowej przysługuje na podstawie przedstawionego przez pracownika rachunku. Limit wysokości rachunku jest określony w rozporządzeniu.
Może się tak zdarzyć, że pracownik nie przedstawi rachunku, wówczas przysługiwał mu będzie ryczałt w wysokości 25% limitu.
Transport pojazdem prywatnym
Zgodnie z treścią rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. (DZ.U. 2002.27.271) w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kosztów”
Pracownik może odbyć podróż służbową również samochodem prywatnym. Musi wówczas wystąpić o zgodę do pracodawcy na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem. Zwrot kosztów następuje na podstawie wcześniej zawartej umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych.
Koszty przejazdu będą wówczas określone jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów i aktualnej stawki za 1 kilometr przejazdu. Pracownik nie ma wówczas roszczenia o zwrot faktycznie poniesionych wydatków wynikających z faktury lub innych rachunków.
Wysokość kosztów jest zależna od pojemności skokowej silnika do 900 cm 3 wynosi 0,89 zł, natomiast o pojemności powyżej 900 cm 3 pojemności skokowej silnika -1,15 zł.
Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów prywatnych przysługuje zwolnienie od podatku dochodowego zgodnie z treścią art. 21 ust 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże należy pamiętać, że zwolnienie od podatku dochodowego z tytułu zwrotu kosztów obejmuje tylko niektórych pracowników, jeżeli możliwość ta wynika z przepisów ustaw szczególnych np. pracowników lasów państwowych. W innych przypadkach zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem wykorzystywanym przez pracownika będzie stanowił przychód pracownika.
Podstawa prawna
- Ustawa z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy;
- Ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości;
- Ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów.
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
