Informowanie pracowników o zmianach kadrowo-płacowych - czy jest obowiązkowe?

W celu zapewnienia pracownikom możliwości pełnego korzystania z przysługujących im uprawnień pracodawcy mają obowiązek informowania ich o istotnych warunkach dotyczących ich zatrudnienia oraz o związanych z tym unormowaniach prawnych z zakresu kadr i płac. Ważne jest przy tym, aby pracownicy mieli aktualne informacje. Zatem czy informowanie pracowników o zmianach kadrowo-płacowych jest obowiązkowe? O tym poniżej!

Informowanie pracowników o zmianach kadrowo-płacowych

jak mam poinformowac pracownika o zmianach w przepisachj, jako strony stosunku pracy, wynika przede wszystkim z art. 29 § 3-3³Kodeksu pracy. 

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;

2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę;

3. wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego;

4. obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę;

5. układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty

– a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca informuje pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa w pkt 1-4, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

W związku z powyższym w wyżej przedstawionym zakresie obowiązuje zasada aktualizowania kierowanych do pracowników informacji o ich sytuacji prawnej, w ramach stosunków pracy, w jakich pozostają.

Ustawa zmieniająca z dnia 8 lutego 2023 roku

Zakres obowiązku informacyjnego został zmieniony w uchwalonej przez Sejm RP w dniu 8 lutego 2023 roku Ustawie o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej „ustawa zmieniająca”). Proces legislacyjny dotyczący prac nad tą ustawą jest w toku (według stanu na 20 lutego 2023 roku) – trwają prace w Senacie RP.

Unormowania zawarte w art. 29 § 3-3³ kp po wprowadzeniu zmian mają zostać znacznie rozszerzone i przedstawiać się następująco.

Pracodawca będzie informować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej:

1. nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
3. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
4. przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
5. zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6. w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
8. innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
9. wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego, lub jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
10. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy, lub jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
11. prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
13. w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

2. nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa w pkt 1 lit. A–F, H–K i pkt 2, będzie mogło nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych.

Pracodawca będzie też miał obowiązek poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu.

Aktualny pozostanie obowiązek pracodawcy informowania pracownika o zmianach warunków zatrudnienia (jednak w szerszym zakresie niż dotychczas), czego będzie można dokonać w postaci papierowej lub elektronicznej. Informacja taka będzie musiała dotyczyć wszelkich zmian warunków, o których mowa wyżej w pkt 1 i 2, a także objęcia pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym. Przekazanie informacji będzie musiało nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym dana zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to jednak przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

W art. 29 kp ma zostać ponadto dodany § 3⁴, w którego myśl informacje wspomniane w art. 29 §3-3³ pracodawca może przekazać pracownikowi w postaci elektronicznej, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Wyżej przedstawione zmiany ustawowe służyć mają implementacji przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, a w szczególności art. 6 tego aktu prawnego, który zobowiązuje państwa członkowskie do zapewnienia, aby zmiana w odniesieniu do aspektów stosunku pracy oraz wszelka zmiana dodatkowych informacji dla pracowników wysyłanych do innego państwa członkowskiego lub państwa trzeciego była przekazywana pracownikowi przez pracodawcę w formie dokumentu w najwcześniejszym możliwym terminie, a najpóźniej w dniu, w którym taka zmiana staje się skuteczna – przy czym, co ważne, dokument taki nie dotyczy zmian (nie jest wymagany), które jedynie odzwierciedlają zmianę w przepisach ustawowych, wykonawczych, administracyjnych lub postanowieniach statutowych albo w umowach zbiorowych.

Podsumowując, w myśl art. 29 § 3-3⁴ kp w brzmieniu, które nadać ma temu przepisowi ustawa zmieniająca, pracodawca nie będzie zobowiązany do informowania pracownika o zmianach w przepisach prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostaną przez niego raz wskazane. Innymi słowy, pracownik, będąc poinformowany przez pracodawcę o istnieniu takich przepisów poprzez wskazanie określonych aktów prawnych oraz – w razie potrzeby – konkretnych artykułów lub paragrafów, będzie musiał sam śledzić ewentualne zmiany w ich treści. Oczywiście przepisy szczególne mogą nakładać na pracodawcę odrębne obowiązki informacyjne, będą to jednak wyjątki od przedstawionej tu zasady.