Świadczenia urlopowe oraz socjalne są dodatkowym wsparciem finansowym dla każdej osoby zatrudnionej w ramach stosunku pracy. Czy zatrudniający jest związany terminami wypłaty tego rodzaju należności? Czy opodatkowanie świadczenia urlopowego i socjalnego jest konieczne?
Świadczenie urlopowe i socjalne
Świadczenia socjalne są formą dofinansowania pracownika z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Nie są one jednak obowiązkowe, a możliwość ich uzyskania zależy w pierwszej kolejności od istnienia ZFŚS w danej firmie. Równie istotny jest regulamin Funduszu, który określa rodzaj oferowanych świadczeń oraz zasady ich przyznawania. Z reguły pracownicy mają do nich prawo, jeśli spełnią odpowiednie kryterium dochodowe oraz złożą stosowny wniosek w wyznaczonym terminie.
Świadczenie urlopowe jest z kolei dofinansowaniem, które przysługuje pracownikowi niezależnie od tego, czy w danym zakładzie pracy funkcjonuje ZFŚS. Jest ono formą alternatywnego wsparcia finansowego dla świadczeń pochodzących z takiego Funduszu. Świadczenie tego rodzaju przysługuje zatrudnionemu z mocy samego prawa, a więc nie musi on występować z wnioskiem o jego wypłacenie ani spełniać żadnych dodatkowych kryteriów. Świadczenia urlopowe są wypłacane automatycznie przez pracodawcę.
Termin wypłaty świadczenia urlopowego
Kiedy pracodawca musi wypłacić świadczenie urlopowe zatrudnionemu? Co do zasady najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego przez pracownika. Pamiętajmy jednak, że omawiane świadczenie przysługuje danej osobie, jeśli ma ona w danym roku kalendarzowym prawo do co najmniej 14 dni takiego urlopu.
Przykład 1.
Pani Iwona pracuje w firmie X od 3 lat, w 2022 roku przysługuje jej 20 dni urlopu wypoczynkowego. Kobieta planuje udać się na wakacje 1 sierpnia 2022 roku, które potrwają 10 dni. W tej sytuacji pracodawca powinien wypłacić pracownicy świadczenie urlopowe najpóźniej 30 czerwca 2022 roku.
Przykład 2.
Pan Marek zmienił zatrudnienie 3-krotnie w ciągu 2022 roku. W obecnej firmie, w której pracuje od kwietnia 2022 roku, przysługują mu dopiero 3 dni urlopu wypoczynkowego. Mężczyzna planuje wkrótce skorzystać z przysługujących mu dni urlopowych i zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o wypłatę należnego świadczenia urlopowego. W tej sytuacji zatrudniający nie może jednak wypłacić owego świadczenia, ponieważ pan Marek nie zyskał na razie prawa do co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego. Dopiero gdy pracownik uzyska staż pracy umożliwiający mu skorzystanie z urlopu w powyższym wymiarze, przełożony będzie mógł mu wypłacić świadczenie urlopowe.
Przykład 3.
Pan Piotr skorzystał z urlopu wypoczynkowego w pełnym wymiarze 20 dni, poczynając od 12 lipca 2022 roku. W związku z tym, że potrzebuje dodatkowych pieniędzy, we wrześniu zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem, aby ten wypłacił mu należne świadczenie urlopowe dopiero pod koniec sierpnia lub z początkiem września 2022 roku. Pracodawca zgodził się na takie rozwiązanie, jednak stanowi ono naruszenie obowiązujących przepisów prawa pracy – zatrudniony powinien bowiem otrzymać świadczenie najpóźniej 11 lipca 2022 roku. W tej sytuacji pracodawca może odpowiadać jak za wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.
Przykład 4.
Pan Jan skorzystał z urlopu wypoczynkowego w okresie od 2 do 6 czerwca 2022 roku. 6 czerwca złożył jednak wniosek o przedłużenie urlopu do 15 czerwca, co spowodowało, że ostatecznie przebywał na swoim urlopie przez 14 dni. W tym przypadku pracodawca był zobowiązany do zapłaty świadczenia urlopowego 6 czerwca 2022 roku, gdy faktycznie dowiedział się, że urlop pana Jana spełnia wymagania ustawowe do wypłaty świadczenia, tj. osiągnie wymiar 14 dni kalendarzowych.
Nieterminowa wypłata świadczenia urlopowego, jak również brak takiej wypłaty jest wykroczeniem, za które grozi kara grzywny od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Pracodawca nie może przerzucać odpowiedzialności na pracownika, który wnioskował o późniejszą wypłatę omawianego świadczenia. Innymi słowy, zatrudniający jest zawsze zobowiązany do wypłaty świadczenia urlopowego najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem urlopu przez danego pracownika.
Termin wypłaty świadczenia socjalnego
O ile wypłata świadczenia urlopowego odbywa się zgodnie z odgórnymi przepisami ustawowymi, o tyle w przypadku świadczeń socjalnych obowiązują inne zasady. Świadczenia drugiego rodzaju są bowiem wypłacane pracownikom na podstawie istniejącego regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Powinien on przewidywać zasady wypłaty takich świadczeń, wliczając w to przede wszystkim terminy zapłaty.
Pracodawca może dowolnie ustalać terminy wypłaty świadczeń socjalnych, przy czym do każdego świadczenia można zastosować odmienny termin. Dopuszczalne jest oczywiście stosowanie 1 terminu względem wszystkich świadczeń socjalnych. Świadczenia tego rodzaju powinny być wypłacone jednak dopiero po rozpatrzeniu wniosku pracownika o przyznanie mu konkretnego świadczenia.
Terminy wypłaty świadczeń socjalnych mogą być w praktyce bardzo różne. Dopuszczalne jest stosowanie terminów liczonych w dniach (wliczając w to nawet 1 dzień od dnia złożenia wniosku przez pracownika), tygodniach, a nawet miesiącach. Świadczenie socjalne powinno być jednak wypłacone w roku, w którym zatrudniony złożył stosowny wniosek. Jeśli firma nie posiada środków w ZFŚS, nie może odwlekać wypłaty przyznanego świadczenia do chwili uzyskania płynności finansowej – w takim przypadku wniosek o przyznanie stosownego świadczenia powinien zostać odrzucony.
Przykład 5.
Pan Adrian złożył wniosek o przyznanie mu świadczenia socjalnego, dofinansowania do urlopu wypoczynkowego, na początku czerwca 2022 roku. Zgodnie z regulaminem ZFŚS w jego firmie wniosek powinien zostać rozpatrzony przez zakładową komisję FŚS w ciągu 7 dni od chwili jego złożenia. Komisja wyraziła zgodę na wypłatę środków finansowych panu Adrianowi – decyzja została wydana i doręczona pracownikowi 3 dni po złożeniu przez niego wniosku. Regulamin przewiduje, że wypłata przyznanego świadczenia powinna nastąpić nie później niż w ciągu 2 tygodni od chwili wydania decyzji akceptującej wniosek zatrudnionego. Komisja w dniu wydania przedmiotowej decyzji nie wiedziała jednak, że w ZFŚS nie ma żadnych środków – księgowy zapomniał wprowadzić odpowiedniej adnotacji do dokumentacji firmy. Komisja zaproponowała panu Adrianowi, że wypłaci mu obiecane świadczenie tak szybko, jak tylko pieniądze pojawią się w ZFŚS – według wstępnych informacji pracodawcy nastąpi to jednak najwcześniej w II kwartale 2023 roku. W tej sytuacji komisja będzie odpowiedzialna za nieprawidłowe wydanie decyzji, a pracownik będzie miał prawo do ubiegania się stosownego świadczenia powiększonego o odsetki liczone od dnia, w którym powinien był otrzymać pieniądze aż do dnia zapłaty.
Opodatkowanie świadczenia urlopowego i socjalnego
Świadczenie urlopowe podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ponieważ jest traktowane jako przychód ze stosunku pracy. W przypadku świadczeń socjalnych stosujemy odmienną regułę – część z nich będzie opodatkowana podatkiem dochodowym, inne skorzystają ze zwolnienia podatkowego.
Świadczenie wypłacane z ZFŚS korzysta ze zwolnienia podatkowego, gdy zajdą następujące przesłanki:
- świadczenie jest wypłacane osobie pozostającej w stosunku pracy;
- świadczenie ma charakter pieniężny lub rzeczowy, przy czym nie dotyczy to talonów, bonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na usługi bądź towary;
- świadczenie jest związane z finansowaniem działalności socjalnej;
- źródłem finansowania danego świadczenia są w całości środki ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, nawet w części źródłem finansowania nie mogą być środki obrotowe.
Pamiętajmy, że dopiero łączne spełnienie powyższych warunków umożliwia zwolnienie danego świadczenia od podatku dochodowego.
Podsumowanie - opodatkowanie świadczenia urlopowego i socjalnego
Świadczenie urlopowe powinno zostać wypłacone najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika. W przypadku świadczeń socjalnych ich wypłata jest regulowana przez odpowiednie zapisy zawarte w regulaminie ZFŚS. Świadczenia urlopowe podlegają opodatkowaniu podatkiem od osób fizycznych, w przypadku zaś świadczeń socjalnych możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia podatkowego, ale tylko po spełnieniu odpowiednich warunków.
