W związku z tym, że coraz więcej osób pracuje na kilku umowach jednocześnie, pojawia się też coraz więcej wątpliwości odnoszących się do rozliczania składek ZUS. Jak wyliczać składki od dwóch umów o pracę? Jak wykazać je w raportach ZUS? Odpowiadamy w poniższym artykule!
Dwie umowy o pracę
W przepisach prawa pracy nie znajdziemy regulacji dotyczących zawarcia przez pracodawcę z tym samym pracownikiem dwóch lub więcej umów o pracę. Aby rozwiązać tę kwestię, należy sięgnąć do orzecznictwa Sądu Najwyższego. Podkreśla on, że zasadą powinno być pozostawanie z danym pracownikiem w jednym stosunku pracy – pozostawanie z jednym pracodawcą w kilku stosunkach pracy jest sytuacją wyjątkową.
„W razie wykonywania na rzecz pracodawcy kilku rodzajów pracy należy domniemywać, że strony łączy jeden stosunek pracy”.
„Zasadą jest pozostawanie stron w jednym stosunku pracy, choćby nawet przedmiotem pracowniczego zobowiązania był rodzaj pracy szeroko określony nazwą kilku zawodów lub specjalności czy funkcji. (...) Z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy. (...)
Założenia, które leżą u podstaw konstrukcji stosunku pracy oraz potrzeba ochrony interesów pracownika, polegającej na ustaleniu limitów i ograniczeń w przedłużaniu dobowego, tygodniowego i rocznego czasu pracy, prowadzą do wniosku, że z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju, pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy (może go z nim łączyć tylko jedna umowa)”.
Wynika z tego, że nie jest możliwe zawarcie z jednym pracownikiem drugiej umowy o pracę, w której będzie określony taki sam rodzaj obowiązków, jak w pierwszej, podstawowej umowie. Czyli praca wykonywana w ramach kolejnej umowy o pracę musi różnić się rodzajowo od pracy wykonywanej na podstawie podstawowej umowy o pracę. Ponadto jej realizowanie nie może kolidować z podstawowym zatrudnieniem pracownika.
Przykład 1.
Z panem Janem pracodawca zawarł dwie umowy o pracę: jedną na stanowisku montera instalacji grzewczych, drugą na stanowisku konserwatora instalacji grzewczych. Obie umowy obejmują pracę tego samego rodzaju, dlatego mimo zawarcia dwóch odrębnych umów o pracę pan Jan będzie traktowany tak, jak gdyby był zatrudniony na podstawie jednej umowy o pracę.
Przykład 2.
Z panią Joanną pracodawca zawarł dwie umowy o pracę: jedną na stanowisku specjalisty ds. BHP, drugą na stanowisku sprzedawcy. Umowy nie obejmują tego samego rodzaju, dlatego pani Joanna będzie traktowana tak, jak gdyby była zatrudniona na podstawie dwóch umów o pracę.
W przypadku dwóch umów o pracę pracodawca powinien pamiętać o zachowaniu odpowiednich przerw w pracy oraz o dobowym i tygodniowym odpoczynku wynikającym z przepisów Kodeksu pracy. Co ważne, nie ma jednak przeszkód, by praca na dwie umowy była wykonywana w tym samym czasie. W wyniku każdej z zawartych umów pracownikowi przysługują także inne świadczenia – w tym m.in. urlop wypoczynkowy czy na żądanie.
Składki od dwóch umów o pracę
Zwykle z tytułu zawartej z własnym pracownikiem drugiej umowy o pracę pracodawca nie dokonuje dodatkowego zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczeń w ZUS-ie na formularzu ZUS ZUA. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy praca na podstawie tej umowy jest wykonywana w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – w takim przypadku składa się dodatkowo ZUS ZSWA. Ponadto w sytuacji rozwiązania jednej z umów pracodawca nie składa wyrejestrowania takiej osoby z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZWUA.
Przykład 3.
Pan Kamil jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony od 1 lipca 2020 roku i z tą datą został zgłoszony do ZUS-u na druku ZUS ZUA. 4 czerwca 2021 roku pracodawca zawarł z nim drugą umowę o pracę i z jej tytułu już nie zgłasza pana Kamila do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Druga umowa była zawarta jedynie do 30 czerwca 2021 roku i w związku z jej zakończeniem nie przekazuje się do ZUS-u wyrejestrowania ZUS ZWUA.
W przypadku zawarcia kolejnej umowy o pracę z własnym pracownikiem pracodawca informację tę wykazuje w jednym miejscu w imiennym raporcie ZUS RCA, w którym:
- uwzględnia wymiar czasu pracy z dwóch umów,
- ujmuje przychody pracownika osiągnięte z tytułu obu umów.
Co istotne, zaliczkę na podatek dochodowy pobiera się od przychodu z obydwu umów o pracę. Odlicza się tu koszty uzyskania przychodu oraz potrąconych ze środków pracownika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast jeżeli pracownik wykonuje pracę na podstawie dwóch umów o pracę, to z każdej z nich przysługują mu odrębne koszty uzyskania przychodu, a ulga podatkowa zawsze jest ujmowana w pojedynczej wysokości. Czyli obliczanie składek i podatku odbywa się od całości przychodów (sumy wynagrodzenia z każdej umowy).
Przykład 4.
Pani Klaudia w lipcu 2022 roku otrzymała wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia na podstawie dwóch umów o pracę:
- z pierwszej umowy o pracę zawartej na ¼ etatu 2000 zł,
- z drugiej umowy o pracę zawartej na ½ etatu w wysokości 3000 zł.
Pracowniczka złożyła pracodawcy PIT-2. Koszty uzyskania przychodu od każdej zawartej umowy o pracę wynoszą 250 zł.
Wyliczenia wysokości składek i podatku będą wyglądać następująco:
1. wynagrodzenie z pierwszej umowy: 2000 zł
2. wynagrodzenie z drugiej umowy: 3000 zł
3. podstawa wymiaru składek społecznych: 5000 zł
- składka emerytalna (9,76%): 488,00 zł
- składka rentowa (1,5%): 75,00 zł
- składka chorobowa (2,45%): 122,50 zł
- RAZEM: 685,50 zł
4. podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 4314,50 zł (5000,00 zł – 685,50 zł)
- składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 388,31 zł
5. koszty uzyskania przychodu: 500,00 zł (250,00 zł x 2)
6. podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych: 3815,00 zł (5000,00 zł – 685,50 zł – 500,00 zł)
7. zaliczka na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych: 158,00 zł (3815 zł x 12% – 300,00 zł).
Przepisy nie zabraniają zawarcia z pracownikiem kilku umów o pracę, tak samo nie określają limitu etatów. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że w przypadku dwóch umów muszą być one zawarte na inny rodzaj pracy, a pracownikowi powinny zostać zapewnione odpowiednie odpoczynki. Ponadto podczas wyliczania wynagrodzenia z dwóch umów zatrudniający musi pamiętać o kilku zasadach.
