Podatek VAT (cz. 12) - Obowiązki rejestracyjne oraz ewidencyjne cz. I

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat tej działalności. Na podatnikach VAT, zarówno czynnych, jak i korzystających ze zwolnienia ciąży szereg obowiązków rejestracyjnych oraz ewidencyjnych, które postaramy się przybliżyć w kolejnej części cyklu artykułów o VAT.

Rejestracja na potrzeby VAT

Zgłoszenie rejestracyjne dla transakcji krajowych

Nie wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek rejestrowania się jako podatnicy VAT. Części z nich przysługuje zwolnienie, z którego w każdej chwili można zrezygnować, a inni, ze względu na różne przyczyny, mają obowiązek rejestracji. Dotyczy on w szczególności podatników, którzy zamierzają prowadzić sprzedaż towarów lub usług ze ściśle określonej grupy lub przekroczą ustawowy limit wartości sprzedaży niezwolnionej z VAT (150 000 zł w poprzednim roku podatkowym).

Do rejestracji na potrzeby VAT są zobligowani przede wszystkim podatnicy wykonujący jedną z poniższych działalności:

• sprzedaż metali z wyrobów szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• sprzedaż towarów opodatkowanych akcyzą,
• sprzedaż nowych środków transportu,
• sprzedaż terenów budowlanych i przeznaczonych pod zabudowę,
• świadczenie usług prawniczych i doradczych,
• świadczenie usług jubilerskich.

Osoby, które rozpoczynają działalność i decydują się na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego nie są zobowiązani do składania żadnych deklaracji informujących urząd skarbowy o wyborze zwolnienia.

W przypadku podatników, którzy rozpoczynają wykonywanie działalności podlegającej opodatkowaniu VAT, rejestracji na potrzeby VAT należy dokonać przed wykonaniem pierwszej czynności niepodlegającej zwolnieniu z podatku od towarów i usług. Natomiast w sytuacji przekroczenia limitu odpowiedniego zgłoszenia należy dokonać przed dokonaniem pierwszej sprzedaży na kwotę wykraczającą ponad limit. Wiąże się to z koniecznością prowadzenia dokładnego rejestru sprzedaży i kontrolowania dokonywanych transakcji.

Przedsiębiorca, który dobrowolnie rezygnuje ze zwolnienia powinien dokonać rejestracji przed początkiem miesiąca, od którego chce być podatnikiem VAT.

W każdym przypadku rejestracji dokonuje się za pomocą formularza VAT-R, który składa się w odpowiednim dla siebie urzędzie skarbowym. Następnie organ podatkowy potwierdza dokonanie rejestracji za pomocą formularza VAT-5.

W formularzu rejestracyjnym podatnicy VAT podają szereg istotnych informacji, takich jak:

• czy będą podatnikami zwolnionymi czy też czynnymi,
• czy będą korzystali ze statusu "małego podatnika" i rozliczali się metodą kasową,
• czy będą składali deklaracje za okresy kwartalne czy miesięczne,
• czy będą dokonywali wewnątrzwspólnotowych transakcji towarowych.

W związku z tym, iż moment, w którym podatnik zostaje czynnym płatnikiem VAT nie jest określony w przepisach, przyjmuje się, iż następuje to w momencie złożenia deklaracji VAT-R.

Należy pamiętać, iż rejestracja na potrzeby podatku VAT nie jest nieodwołalna, jednak wywołuje długotrwałe konsekwencje. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy przekroczyli limit lub dobrowolnie zrezygnowali ze zwolnienia. W takim przypadku możliwe jest ponowne korzystanie z niego, ale dopiero po upływie pełnego roku kalendarzowego funkcjonowania jako podatnik VAT. Dodatkowo konieczne jest spełnienie łącznie dwóch warunków:

• prowadzenie działalności gospodarczej podlegającej zwolnieniu z VAT,
• nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży w wysokości 150 000 zł w poprzednim roku podatkowym.

Do powrotu do zwolnienia służy również formularz VAT-R. Warto podkreślić, iż na dany rok podatkowy należy tego dokonać do 7 stycznia. Jeżeli warunek ten nie zostanie spełniony, konieczność płacenia podatku od towarów i usług będzie występowała przez kolejny rok kalendarzowy.

Zgłoszenie rejestracyjne do VAT UE

Podatnicy, którzy zamierzają dokonywać wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów lub też nabywać usługi, które zostały zawarte w art. 28b ustawy o VAT(jeżeli stanowiłyby import usług) oraz świadczyć usługi, dla których zobowiązanymi do rozliczania podatku są podmioty z krajów UE, mają obowiązek powiadomić o tym odpowiedni urząd skarbowy.

Zawiadomienie takie składa się na tym samym formularzu VAT-R, który pojawiał się przy rejestracji na potrzeby VAT w przypadku transakcji krajowych. Rejestracja taka skutkuje nadaniem podatnikowi statusu podatnika VAT UE, co potwierdzone zostaje przez naczelnika urzędu skarbowego na druku VAT-5UE.

Deklaracje i informacje podsumowujące

Przy składaniu zgłoszenia rejestrującego podatnik informuje właściwy urząd skarbowy o tym, w jakich okresach będzie rozliczał się z VAT. Dostępne są dwie opcje - rozliczenia miesięczne lub kwartalne. Zdecydowana większość przedsiębiorców wybiera pierwszą możliwość. Decyzja taka wiąże się z tym, że do 25 dnia każdego miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, podatnik jest zobligowany do złożenia deklaracji oraz uregulowania ewentualnych należności względem urzędu skarbowego.

Deklaracją właściwą dla miesięcznego rozliczania VAT jest VAT-7, który należy składać co miesiąc, niezależnie od tego, czy u przedsiębiorcy wystąpił obowiązek podatkowy czy nie (wyłączając okres zawieszenia działalności z pewnymi wyjątkami).

Jak został wspomniane wcześniej, ustawa o VAT przewiduje również możliwość kwartalnego rozliczania podatku VAT. W takim przypadku odpowiednią deklaracją jest VAT-7K, którą składa się do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Z rozliczania kwartalnego mogą skorzystać tylko podatnicy należący do jednej ze ściśle określonych kategorii:

• mali podatnicy, którzy wybrali kasową metodę rozliczeń,
• mali podatnicy, którzy nie wybrali metody kasowej, ale wybrali kwartalne rozliczanie się z podatku, zawiadamiając o tym zamiarze urząd skarbowy,
• podatnicy niebędący małymi podatnikami, którzy wybrali kwartalną metodę rozliczeń pod warunkiem zawiadomienia o tym zamiarze urzędu skarbowego,
• rolnicy, którzy zrezygnowali ze statusu rolnika zryczałtowanego i zawiadomili urząd skarbowy o zamiarze rozliczania się za okresy kwartalne.

Szczególnym rodzajem deklaracji dla podatku od towarów i usług są informacje podsumowujące, które składa się z tytułu dokonanych transakcji wewnątrzwspólnotowych. Obowiązek ich dostarczania do urzędu skarbowego mają wyłącznie przedsiębiorcy dokonujący obrotów z podmiotami z innych krajów Unii Europejskiej (zarejestrowani jako podatnicy VAT UE). Do transakcji takich zaliczamy:

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów  na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru od podatników podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,
• dostawy towarów zgodnie z uproszczoną procedurą dla transakcji trójstronnych na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,
• świadczenie usług, do których stosuje się art. 28b, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, innych niż zwolnionych od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.

Ustawodawca przewidział również możliwość składania informacji podsumowujących za okresy kwartalne w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji:

• WDT jeżeli w żadnym z czterech poprzednich kwartałów całkowita wartość transakcji z tytułu WDT nie przekroczyła kwoty 250 000 zł oraz całkowita wartość transakcji w pierwszym i drugim miesiącu kwartału nie przekroczyła 250 000 zł;
• WNT jeżeli całkowita wartość transakcji w pierwszym i drugim miesiącu kwartału nie przekroczyła 50 000 zł;
• dostawy usług opodatkowanych w kraju nabywcy (bez limitu).

W przypadku gdy limit przekroczony zostanie w 3 miesiącu danego kwartału dopuszcza się jeszcze za ten okres złożenie deklaracji kwartalnej ale od nowego miesiąca przedsiębiorca zobowiązany już będzie do składania deklaracji w trybie miesięcznym.

Informacje podsumowujące składa się za okresy miesięczne, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy informacje podsumowujące składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku należy je składać do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji.

Ewidencja sprzedaży

Przedsiębiorca zarejestrowany jako tzw. czynny podatnik VAT ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży (tzw. rejestru sprzedaży), w celu prawidłowego określenia wysokości podatku należnego, wynikającego ze sprzedaży. Do rejestru tego wprowadzane są kwoty wykazane na podstawie wystawionych oryginałów faktur sprzedaży, faktur korygujących, faktur wewnętrznych lub na podstawie raportów z kasy fiskalnej.

W ewidencji takiej powinny znaleźć się wszystkie informacje, które umożliwiają prawidłowe sporządzenie deklaracji VAT. Najczęściej zawierają one:

• numer kolejny w ewidencji,
• datę wystawienia faktury,
• numer faktury,
• nazwę i adres nabywcy oraz NIP,
• wartość sprzedaży brutto,
• kwoty podatku należnego,
• stawki podatku VAT.

Czynni podatnicy VAT, muszą zatem prowadzić tzw. pełną ewidencję sprzedaży i zakupu dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług. Przepisy ustawy o VAT nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji. Istotne jest wyłącznie to, aby zawierała ona wszystkie te elementy, które zostały wymienione, a także inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT.

Inaczej jest w przypadku przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, którzy mają obowiązek ewidencjonowania takich zdarzeń za pomocą kasy rejestrującej. Tu przepisy ustawy i rozporządzeń wykonawczych precyzyjnie określają wymogi, jakie spełniać musi ta szczególna ewidencja sprzedaży.

Również podatnicy korzystający ze zwolnienia w VAT zobowiązani są do prowadzenia ewidencji sprzedaży. W ich wypadku wystarczy jednak tzw. ewidencja uproszczona, która obejmuje informacje o wysokości sprzedaży w danym dniu. Czas na wprowadzenie do niej danych przedsiębiorcy mają do następnego dnia ale przed rozpoczęciem sprzedaży. Taka ewidencja pozwala pilnować wysokości obrotów, a tym samym momentu, do którego można korzystać ze zwolnienia z VAT.